21.04.2022

ArchiDoc, spółka z grupy OASIS, wdrożyła niedawno system elektronicznego obiegu faktur w Grupie Canal+ Polska. Jest on dostosowany do systemów: finansowo-księgowego i zamówień klienta. To rozszerzenie współpracy pomiędzy oboma podmiotami w zakresie obsługi dokumentów trwającej ponad 10 lat.

Grupa Canal+ Polska to wiodący wydawca i nadawca kanałów telewizyjnych segmentu premium oraz agregator i drugi największy dystrybutor pakietów płatnej telewizji w Polsce. Spółka, będąca częścią francuskiej stacji telewizyjnej, jest obecna w naszym kraju od 1995 r. Obecnie obsługuje blisko 2,7 mln abonentów. Od ponad 10 lat ArchiDoc wspiera Canal+ Polska w zakresie obsługi dokumentacji związanej ze świadczeniem usług dla klientów.

– Jesteśmy bardzo zadowoleni ze współpracy z ArchiDoc i cenimy ich jako eksperta w dziedzinie obsługi dokumentów. Dlatego też, gdy w 2020 r. zdecydowaliśmy się na budowę systemu elektronicznego obiegu faktur [EOF], naturalnie pomyśleliśmy o ArchiDoc jako o potencjalnym wykonawcy. Jednak nie oznacza to, że mieli taryfę ulgową – musieli przejść całą ścieżkę przetargową i udowodnić, że ich oferta jest najlepsza – opowiada Monika Kajka, Dyrektor Działu Zakupów w Canal+ Polska.

– Zależało nam, aby planowany system elektronicznego obiegu faktur gwarantował poufność danych zawartych w procesowanych dokumentach oraz zapewniał terminowość realizacji poszczególnych kroków przez użytkowników i monitoring etapu, na którym znajduje się dany dokument, bo obie rzeczy przekładają się na terminową zapłatę, a tym samym bezpieczeństwo finansowe i reputacyjne spółki – precyzuje Agnieszka Trąbińska, Księgowa w Canal+ Polska odpowiedzialna w projekcie za część księgową systemu.

System dopasowany do potrzeb
Z tego względu w zbudowanym dla Canal+ Polska systemie elektronicznego obiegu faktur [EOF] zostały stworzone trzy obiegi: jeden podstawowy dla wszystkich dokumentów kosztowych, drugi dla dokumentów kosztowych dotyczących pracowników i trzeci osobny obieg, w którym są procedowane dokumenty dotyczące zarządu. Dostęp do obiegów zdefiniowany jest poprzez właściwe uprawnienia nadane pracownikom.

Dodatkowo, system elektronicznego obiegu faktur współpracuje z dwoma innymi systemami, które funkcjonują w spółce: zamówień, wykorzystywanym przez pracowników do zgłaszania i zatwierdzania zapotrzebowań na towary i usługi, a także finansowo-księgowym, służącym do zarządzania finansami przedsiębiorstwa.

– Ważne dla nas było, żeby elektroniczny obieg faktur był powiązany z systemami, z których już korzystamy i stał się jednym z ogniw istniejącego procesu, zapewniając jednocześnie sprawny przepływ danych między systemami. Zależało nam również na funkcjonalności tworzenia wszelkiego rodzaju raportów po różnych parametrach. Chcieliśmy, aby każdy użytkownik, mógł wygenerować raport dostosowany do swoich indywidualnych potrzeb. Rozwiązania zaproponowane przez ArchiDoc na platformie Webcon BPS spełniały nasze oczekiwania, co przesądziło o wyborze – mówi Dorota Kołodziej, Koordynator ds. Ładu Korporacyjnego w Canal+ Polska i opiekun biznesowy projektu.

Od skanu do archiwum
Jak wygląda cały proces? Zobaczmy na przykładzie obsługi faktury kosztowej. Wszystko zaczyna się, gdy faktura (lub jej skan) trafi do monitorowanego zasobu sieciowego, czyli specjalnego folderu. Jakie są kolejne kroki?

1. System automatycznie sczytuje treść dokumentu, który tam się znajduje za pomocą inteligentnej technologii OCR (Optical Character Recognition – automatyczne rozpoznawanie tekstu). To sprawdzone rozwiązanie, z którego między innymi ArchiDoc korzysta przy procesowaniu dokumentów dla największych swoich klientów, a które charakteryzuje się wyjątkową dokładnością.

2. Pozyskane w ten sposób dane są wprowadzane do odpowiednich formularzy i porównywane z bazami danych.

3. Jeśli wszystko się zgadza, faktura trafia do weryfikacji osób merytorycznych. Na tym etapie jest ona łączona z odpowiadającym jej dokumentem w systemie zamówień.

4. W kolejnym kroku faktura trafia do działu księgowości, gdzie jest weryfikowana pod kątem formalnym przez księgowych. Na tym etapie Webcon BPS sprawdza również czy wystawca faktury jest na białej liście podatników Ministerstwa Finansów oraz czy jest czynnym podatnikiem. Po zakończeniu weryfikacji, faktura jest przesyłana do systemu finansowo-księgowego.

5. Technicznie wygląda to tak, że system Webcon BPS komunikuje się z systemem finansowo-księgowym działającym w Canal+ Polska, przekazuje nagłówek i pozycje z faktury wraz z liniami budżetowymi pobranymi z systemu zamówień, na które dany koszt powinien zostać zaksięgowany, a następnie czeka na informację zwrotną o zapłaceniu faktury.

6. Po otrzymaniu informacji o zapłaceniu faktury, Webcon BPS automatycznie przesuwa ją do archiwum.

Obsługa systemu jest maksymalnie intuicyjna, ponieważ wdrożeniowcy ArchiDoc dostosowali informacje, nazewnictwo, a nawet kolorystykę do potrzeb Canal+ Polska. Dodatkowym ułatwieniem są powiadomienia wysyłane do użytkowników przez system z informacją o oczekujących na nich zadaniach.

3… uszczegółowienie
Pierwszym krokiem w budowie systemu do elektronicznego obiegu faktur było dostarczenie przez Canal+ Polska specyfikacji wdrożenia. W dokumencie tym zamawiający zawarł wszelkie kluczowe parametry poszukiwanego systemu. Żeby lepiej zrozumieć potrzeby i wyjaśnić wszelkie uwarunkowania, klient oraz dostawca systemu przeprowadzili wspólnie warsztaty.

– To była ciężka praca: spotkania trwały po kilka godzin i były organizowane co dwa – trzy dni. Wreszcie, po 10 rundach, w których uczestniczyli analitycy i technicy ze strony ArchiDoc, kierownik projektu i opiekun biznesowy oraz przedstawiciele działów biznesowych ze strony Canal+ Polska, a także dostawcy systemów zamówień i finansowo-księgowego, udało się wypracować analizę przedwdrożeniową – opowiada Rafał Guzowski, Head of IT w ArchiDoc z grupy OASIS. W dokumencie tym opisano dokładne założenia każdego z wdrażanych procesów, począwszy od pojedynczych atrybutów, przez schemat procesu, aż po założenia i schematy integracji z systemami zewnętrznymi.

2… budowa systemu
W kolejnym kroku, po zakupie przez Canal+ Polska niezbędnych licencji na system Webcon BPS, rozpoczęła się budowa systemu (development). Najtrudniejsza była jednak integracja z pozostałymi systemami: zamówień i finansowo-księgowym. Tym bardziej, że z jednym integracja była oparta o webserwisy, zaś z drugim – o bazy danych i tabele komunikacyjne.

1… testy
Ważną fazą każdego wdrożenia są testy. Pierwsze rozpoczęły się po ok. 3 miesiącach, jeszcze na etapie developmentu. Członkowie zespołu projektowego weryfikowali działanie pojedynczych elementów programu EOF. Dopiero po kilku tygodniach zaczęły się testy użytkowników końcowych. Były one długotrwałe nie tylko z powodu sprawdzania skomplikowanych integracji z innymi systemami, ale także dużej liczby możliwych scenariuszy działania. W efekcie zbadano ponad 100 wariantów testowych pracy systemu. System został poddany próbie także przez dział bezpieczeństwa Canal+ Polska, z której wyszedł z powodzeniem.

W końcu rusza system EOF
W pewien czerwcowy piątek 2021 r. o godzinie 15, po kilku miesiącach intensywnych prac koordynowanych ze strony Canal+ Polska przez Piotra Klimka, Kierownika Projektów IT, zostały planowo wyłączone w Canal+ systemy zamówień i finansowo-księgowy. Technicy ArchiDoc przeprowadzili jeszcze ostatnie testy. Gdy o g. 22 wiadomo było, że zakończyły się powodzeniem, można było przystąpić do produkcyjnego uruchomienia nowego systemu elektronicznego obiegu faktur. Od poniedziałku Canal+ Polska już z niego korzystał.

Tego samego dnia analitycy ArchiDoc przeprowadzili szkolenie z obsługi nowego oprogramowania dla kilkudziesięciu pracowników Canal+ Polska. Pozostali mogli zobaczyć je w firmowym intranecie oraz skorzystać z uprzednio opracowanego przewodnika dla użytkowników oraz instrukcji dla każdego z kroków.

Obecnie z systemu korzysta około 500 użytkowników.

– Wdrożenie aplikacji przyniosło korzyści na trzech płaszczyznach: obniżenia kosztów, zwiększenia bezpieczeństwa i oszczędności czasu – mówi Agnieszka Trąbińska. – Po pierwsze, obniżyły się nasze koszty związane z przetwarzaniem i archiwizacją faktur papierowych. Po drugie, obieg dokumentów jest bezpieczny i bardziej przejrzysty. Mamy lepszą kontrolę nad tym, co dzieje się z danym dokumentem. Po trzecie, dzięki systemowi EOF możemy szybciej procesować faktury i przygotowywać wszelkiego typu raporty.

– Zalety elektronicznego obiegu faktur dostrzega nie tylko księgowość, ale również pozostali użytkownicy – nieustannie podkreślają, że EOF ułatwił im proces przekazywania faktur do księgowości, jak również zapewnił im szybki i prosty dostęp do wszystkich faktur swoich dostawców, niezależnie od etapu na jakim dana faktura się znajduje, w tym również do najważniejszej dla nich informacji, czy dana faktura została zapłacona – dodaje Dorota Kołodziej.