27.06.2022

Tylko każdego roku prawie 60 tys. kolejnych pojazdów w Polsce staje się przedmiotem leasingu oraz prawie 80 tys. – najmu długoterminowego i systemu Rent a Car. Ich kierowcy – podobnie jak kierowcy innych pojazdów – popełniają wykroczenia drogowe. Tylko w naszym kraju Główny Inspektorat Transportu Drogowego (GITD) wysyła co roku 1,25 mln wezwań dla właścicieli pojazdów związanych z wykroczeniami. Operatorzy flot, firmy leasingowe i oferujące najem długoterminowy, otrzymują również zawiadomienia o wykroczeniach bezpośrednio od policji i organów odpowiedzialnych za ruch drogowy w innych krajach.

Kierowcy często dostają mandaty w czasie zagranicznych przejazdów. Mimo, że liczba mandatów nie jest związana z dużą ilością dokumentacji, pozostaje wyzwaniem operacyjnym dla banków, firm leasingowych czy firm wynajmujących pojazdy. Różne wzory dokumentów, rejestracja na krajowych portalach internetowych, wezwania do zapłaty wysyłane pod różne adresy rejestracji aut, brak aktualnych informacji o użytkownikach pojazdów – wszystko to powoduje, że proces obsługi mandatów jest żmudny i czasochłonny. Dlatego firma ArchiDoc wyszła naprzeciw potrzebom klientów i stworzyła usługę dla leasingodawców, polegającą na obsłudze mandatów drogowych.

W jaki sposób przebiega proces?

Obsługa mandatów proponowana przez ArchiDoc obejmuje proces od A do Z: od momentu otrzymania mandatu przez bank, firmę oferującą leasing lub najem długoterminowy, po przekazanie go osobie odpowiedzialnej za popełnienie wykroczenia.

W ZAKRES USŁUGI WCHODZĄ TAKIE ELEMENTY, JAK:

• skanowanie dokumentacji
• automatyczny odczyt danych za pomocą technologii OCR
• weryfikacja informacji w bazach danych klienta
• przygotowanie korespondencji elektronicznej lub tradycyjnej
• w przypadku korespondencji tradycyjnej: kopertowanie i adresowanie
• odbiór zwrotów i korespondencji przychodzącej

Doświadczeni pracownicy ArchiDoc w imieniu swojego klienta odbierają korespondencję dotyczącą mandatów i skanują dokumenty. Technologia OCR (Optical Character Recognition) stosowana przez ArchiDoc, pozwala na automatyczne odczyty informacji dotyczących pojazdów i porównanie ich z bazami danych. Następnie system przygotowuje pismo – w formie papierowej lub elektronicznej – skierowane do użytkownika pojazdu. Równocześnie ArchiDoc przygotowuje odpowiedź dla wystawcy mandatu ze wskazaniem użytkownika pojazdu. Po otrzymaniu wiadomości od kierowcy, ArchiDoc generuje odpowiedź dla wystawcy mandatu z informacją o użytkowniku pojazdu. W dalszej kolejności jest ona drukowana, kopertowana i adresowana, a następnie wysyłana do odpowiedniej instytucji – w Polsce lub w jednym z 17 państw europejskich, objętych usługą. Korespondencja ta spełnia wymogi różnych instytucji pod każdym względem: wersji językowej, zróżnicowanych wzorów dokumentów czy procedur. Dzięki posiadanej własnej bazie takich instytucji, ArchiDoc minimalizuje ryzyko błędu.

ArchiDoc odpowiada za obsługę takiej korespondencji również po stronie Głównego Inspektoratu Transportu Drogowego. Spółka odbiera dokumenty, skanuje je, a następnie na ich podstawie pozyskuje odpowiednie dane, które przesyła do systemów GITD. Te informacje służą do wystawienia mandatu osobie, która faktycznie popełniła wykroczenie. Korespondencja w tej sprawie jest drukowana i wysyłana ponownie do banku, firmy leasingowej lub firmy najmu długoterminowego. W ich imieniu ArchiDoc, realizując projekt obsługi mandatów dla GITD, przesyła odpowiednią korespondencję użytkownikowi pojazdu, a następnie odbiera od niego odpowiedź.

Wymierne korzyści

Rozwiązania proponowane przez ArchiDoc posiadają szereg funkcjonalności, które zmniejszają zaangażowanie potrzebne po stronie klienta korporacyjnego Cały czas są rozwijane nowe. Integracja systemów informatycznych z systemami księgowymi klienta pozwala przekazać informację o mandacie w celu naliczenia opłaty manipulacyjnej za obsługę sprawy zgodnie z Taryfą Opłat i Prowizji. Doświadczeni programiści ArchiDoc elastycznie przebudowują procesy tak, aby odpowiadały potrzebom konkretnej firmy. Dzięki temu, klient może liczyć na wdrożenie usługi już po dwóch miesiącach od podpisania umowy, w zależności od wymagań klienta.

Kwestia procedowania mandatów przez banki, firmy i instytucje w dobie pandemii jest dodatkowym, czaso- i kosztochłonnym obciążeniem. Każdej z firm zależy na jak najwyższym poziomie obsługi posprzedażowej swoich klientów. Wszelkie zaniedbania w tym obszarze mogą być dotkliwe i przełożyć się na milionowe straty. Wdrożenie usługi kompleksowej obsługi mandatów w systemie ArchiDoc pozwala zaoszczędzić nie tylko pieniądze, ale cenny czas oraz wpłynąć korzystnie na wizerunek i reputację firmy.

DLACZEGO WARTO POWIERZYĆ ARCHIDOC OBSŁUGĘ MANDATÓW?

• Optymalizacja kosztów – nasz zespół na stałe zajmuje się obsługą mandatów dla różnych firm i instytucji, co sprawia, że koszt obsługi pojedynczego mandatu jest bardzo niski.
• Skrócenie czasu obsługi spraw, szczególnie przy ich kumulacji (np. sezon wakacyjny)
• Niski odsetek błędów – działamy wedle wymagań i procedur różnych komórek administracji publicznej i samorządowej w Polsce i 17 krajach Europy, dzięki czemu bank, firma leasingowa lub firma zajmująca się wynajmem długoterminowym nie jest obciążana kosztami mandatów z powodu niedopełnienia formalności.
• Skuteczność w działaniu – wiemy, że kierowcy nie są chętni, żeby współpracować w procesie wystawiania mandatu, ale mamy swoje sposoby, żeby ich do tego skłonić.
• Wysoki stopień automatyzacji – jesteśmy w stanie zintegrować się z systemami informatycznymi i bazodanowymi klienta, co pozwala na automatyczne naliczanie opłat dla klientów czy przekazywanie statusów spraw w czasie rzeczywistym.