07.12.2023

Pandemia COVID-19 znacząco zmodyfikowała sposób funkcjonowania biznesów, masowo przenosząc środowiska pracy do rzeczywistości wirtualnej. Standardem dla wielu firm stały się praca w trybie zdalnym i przetwarzanie cyfrowe, które wymagają wdrożenia odpowiednich rozwiązań umożliwiających efektywne działanie. Cyfrowa transformacja organizacji jest w obecnych czasach nie tylko rodzajem udogodnienia, ale i koniecznością.

W obliczu zachodzących zmian gospodarczych i rozwoju technologii dla korporacji najistotniejsze jest kontynuowanie wydajnej działalności. Według badań 79% firm zdaje sobie sprawę z konieczności transformacji realizowanych procesów i poprawienie poziomu digitalizacji w celu zachowania ciągłości biznesowej i skutecznego utrzymania się na rynku.

Problemy z dokumentacją papierową

Podstawowym wyzwaniem dla wielu organizacji wciąż pozostaje zależność od dokumentacji papierowej i związane z tym ograniczenia w maksymalnie efektywnym wykorzystania zgromadzonych w niej danych. Procesy oparte na nośnikach papierowych spowalniają i utrudniają zastosowanie automatyzacji, co w praktyce często sprowadza się do tego, że pracownicy ręcznie wprowadzają dane. Z tego powodu działania podejmowane przez firmy są wolniejsze oraz bardziej podatne na ludzkie błędy i opóźnienia, wynikające z poszukiwania zagubionych lub źle wypełnionych dokumentów.

Rozwiązaniem tego problemu jest digitalizacja dokumentów. Konwersja dokumentów papierowych do postaci elektronicznej poprzez skanowanie uwalnia prawdziwą wartość zawartych w nich informacji. Zeskanowany plik można załączyć w wiadomości e-mail, a umieszczone w nim dane przesłać do systemów informatycznych, umożliwiając łatwiejszy i szybszy dostęp. Natomiast technologia OCR, czyli automatycznego sczytywania informacji zapisanych na nośnikach papierowych, również pozwalająca na maszynowe odczytywanie pisma ręcznego, sprawia, że roboty mogą wprowadzić pozyskane informacje do baz danych czy porównać je z już zgromadzonymi zasobami. To pozwala znacząco zwiększyć produktywność zarówno dużych, jak i średnich i małych organizacji. Cyfryzacja umożliwia realizowanie i optymalizację zaawansowanych procesów firmowych, a dzięki elektronicznemu obiegowi dokumentów ułatwia także pracę zespołów każdego szczebla: od szeregowych pracowników po członków zarządów

Korzyści z digitalizacji dokumentów firmowych

Do głównych zalet digitalizacji dokumentów należą:

• Łatwiejszy dostęp do dokumentów biznesowych (raz zeskanowane dokumenty mogą być szybko odszukane i pobrane dzięki wykorzystaniu metadanych opisujących poszczególne dokumenty)
• Oszczędność czasu i kosztów (skuteczniejszy dostęp do informacji może pomóc pracownikom szybciej odpowiadać na zapytania klientów, co zwiększa jakość obsługi i satysfakcję odbiorców)
• Oszczędność przestrzeni (obszerne zbiory dokumentacji papierowej zajmują przestrzeń biurową, którą firmy mogą wykorzystać dla innych potrzeb)
• Wzrost produktywności pracowników (łatwiejszy dostęp do dokumentacji pozwala pracownikom na skupienie się na zadaniach strategicznie istotnych)
• Wzrost bezpieczeństwa danych (w przypadku katastrofy nieocenione dla zachowania ciągłości biznesowej może się okazać przechowywanie cyfrowych kopii dokumentacji, ponadto digitalizacja dokumentów służy zabezpieczeniu informacji firmowych przed dostaniem się w niepowołane ręce)
• Szybsze, tańsze i skuteczniejsze przesyłanie (zeskanowany dokument można łatwo wysłać do wielu miejsc docelowych, redukując czas i koszty związane z fizyczną dystrybucją)

ArchiDoc jest jedną z największych polskich firm oferujących kompleksowe usługi z obszaru cyfryzacji procesów biznesowych. Korzysta z nowoczesnych technologii wspierających zarządzanie dokumentami m.in. autorskiej platformy INDO oraz rozwiązań dostarczanych przez WEBCON BPS. Zajmuje się digitalizacją, przetwarzaniem i przechowywaniem dokumentów, zapewniając automatyzację i robotyzację procesów firmowych. Oferuje szybki i wygodny dostęp do e-dokumentów oraz zapewnia najwyższe standardy bezpieczeństwa powierzonym zbiorom.