24.06.2008

Minimalizacja   ryzyka,  obniżka   kosztów,   dostęp do technologii i wielkich mocy produkcyjnych. W taki sposób firmy outsourcingowe zachęcają swoich klientów do skorzystania z ich usług zarządzania dokumentami.

Popyt na archiwizację papierową

Coraz więcej przedsiębiorstw decyduje się na zlecenie tych czynności na zewnątrz, gdyż liczba produkowanych przez nie dokumentów z roku na rok staje się coraz większa i trudniej jest nad nimi zapanować. Według szacunków firmy ArchiDoc, rynek archiwizacji tradycyjnej,  czyli papierowej, jest wart blisko 100 min. Przez ostatnie dwa lata (od 2005 do 2007 r.) wartość tej branży w Polsce wzrosła o 41% (tabela 1). Jednak analitycy firmy badawczej AT Kearney, którzy przeprowadzili badania dla ArchiDocu, oceniają, że archiwizacja papierowa mimo silnej dynamiki wzrostu jest mało rentowna, a sam rynek bardzo rozproszony (działa na nim ponad 160 lokalnych firm).I choć wielu fachowców wieści zbliżający się kryzys tej branży, ze względu na rosnącą popularność cyfrowej archiwizacji, to jednak nie każdy papier można zamienić na plik elektroniczny.

Mowa tu o grupie dokumentów, która podlega wieczystemu przechowywaniu (tzw. kategoria A – materiały archiwalne). Powstają one w instytucjach państwowych, samorządowych oraz przedsiębiorstwach państwowych, które są objęte tzw. nadzorem archiwalnym realizowanym przez archiwa państwowe. – Materiały archiwalne stanowią bezcenną wartość historyczną, stąd zasadne wydaje się ostrożne podejście do kwestii całkowitego zastąpienia dokumentu papierowego dokumentem elektronicznym – mówił w wywiadzie dla Outsourcing Magazine w ubiegłym roku Piotr Cholewa, prezes ArchiDoc.

Dokumenty papierowe zatem szybko nie znikną z rynku. Także dlatego, że – według szacunków ArchiDocu – firmy generują ich z roku na rok coraz więcej. I nie zmieni tego nawet przepływ informacji i dokumentacji wewnętrznej przez pocztę elektroniczną oraz usługi sieciowe. Koszty tradycyjnej archiwizacji rosną, dlatego coraz więcej firm decyduje się na przechowywanie dokumentów w formie elektronicznej lub zlecanie tych czynności firmom zewnętrznym. W przypadku firm o strukturze wielooddziałowej, stosowanie dokumentów elektronicznych daje ponadto możliwość łatwego przekierowywania pracy miedzy oddziałami. Pozwala także na optymalizację obciążenia pracowników zadaniami i tym samym wzrost ich wydajności.

Repozytoria w modzie

Liczba dokumentów elektronicznych w firmach rośnie i coraz trudniej nad nimi zapanować. Ułatwieniem dla przedsiębiorstw w zarządzaniu zasobami informacji są repozytoria elektroniczne, które oferują swoim klientom outsourcerzy. Repozytorium to centralny magazyn gromadzący elektroniczne obrazy dokumentów oraz pozyskane z nich metadane (informacje na temat danych zapisanych w systemie plików na dysku). Mogą tam być przechowywane m.in. pliki tekstowe, audio, wideo czy załączniki e-maili. Rozbudowane funkcje wyszukiwania czynią rozwiązanie łatwym i szybkim w obsłudze, znacznie skracając czas dotarcia do wszelkich danych.

O zaletach repozytoriów przekonuje się coraz więcej firm. Z badań ArchiDocu z 2007 r., przeprowadzonych wśród firm ubezpieczeniowych, wynika, że aż 52% ankietowanych wskazało oszczędność czasu jako największą zaletę korzystania z repozytorium elektronicznego (wykres 1). Jedna piąta firm wskazała na wygodę i łatwy dostęp, z kolei 18% przedsiębiorstw uważa, że korzystanie z repozytoriów pozwala na obniżenie kosztów. Firmy jako zalety wskazywały kolejno: oszczędność miejsca (15%), bezpieczeństwo (8%), lepsze zarządzanie dokumentami (6%) oraz porządek w dokumentach (3%). Badanie firmy ArchiDoc dotyczyło także korzyści z powierzenia firmie zewnętrznej obsługi korespondencji. Za największą zaletę tego rozwiązania przedsiębiorstwa z branży ubezpieczeniowej uznały możliwość skoncentrowania się na działalności podstawowej (47%). Redukcję kosztów osobowych i administracji wskazało 42%, z kolei zmniejszenie kosztów obsługi dokumentacji 30%. Brak korzyści zadeklarowało 12% firm, a brak wiedzy na ten temat cechuje 15% badanych przedsiębiorstw (wykres 2).

Coraz więcej krajowych firm decyduje się także na zlecenie na zewnątrz obsługi korespondencji masowej. Zapotrzebowanie na tę formę outsourcingu jest spore, a tego typu usługi świadczy np. firma Arvato. Rocznie wysyła 30 milionów listów i z powodzeniem wdraża usługę pod nazwą Lettershop. – Obejmuje ona, oprócz personalizacji korespondencji i kart plastikowych, druk cyfrowy, cięcie i falcowanie, a także kopertowanie i foliowanie – wylicza Małgorzata Kurc, kierownik biura dyrektora generalnego Arvato Services Polska.
Według wyliczeń ArchiDoc, segment druku i wysyłki korespondencji jest dziś wart w Polsce blisko 520 min zł i w ciągu dwóch ostatnich lat wzrósł o 3,6% (tabela 1). W ubiegłym roku firmy działające w tej branży mogły liczyć na spore zarobki. Przykładowo: przychody firmy ArchiDoc (z całej działalności obejmującej także segment druku i wysyłki korespondencyjnej) wzrosły o 54% i wyniosły 40 min złotych. W tym czasie firma pozyskała 14 nowych klientów oraz zwiększyła zatrudnienie z 400 do 550 osób.

Trendy rynkowe pokazują, że coraz większą wagę przykłada się do indywidualnego podejścia do klientów, co wpływa na rosnące znaczenie druku personalizowanego, np. listów, kopert, zaproszeń, dyplomów, biletów. Usługi wydruków masowych mogą obejmować także druk  imiennych dokumentów transakcyjnych, np. wyciągów bankowych lub faktur. Wartość segmentu wydruków masowych globalnie wyceniana jest na ponad 18 mld dolarów. 

Giganci rynku na plusie

Wielki jest także światowy rynek zarządzania drukiem masowym, w którym prym wiodą międzynarodowe koncerny: Xerox, HP, OCE czy Ricoh. Firmy te także w Polsce pozyskują coraz więcej klientów i podpisują nowe kontrakty. Według firmy Xerox, wydatki światowych firm związane z dokumentami zazwyczaj pochłaniają 5-15% ich przychodów. Jest zatem spore pole do popisu dla firm outsourcingowych, aby te proporcje zmniejszać, l firmy to czynią. Xerox pochwalił się, że pomógł firmie  Intercontinental Hotels Group zmniejszyć koszty o 1,2 miliona dolarów w pierwszym roku kontraktu oraz 1,4 miliona dolarów w drugim.

Aktualnie w Polsce Xerox świadczy usługi dla ponad 35 odbiorców, przy łącznym miesięcznym nakładzie wydrukowanych dokumentów przekraczającym 12 milionów stron. To prawie 60 ton standardowego papieru. Dokumenty tworzone przez dział outsourcingu Xerox (Xerox Global Senices) trafiają do ponad 4 milionów odbiorców w Polsce i za granicą.
Xerox ma również powody do zadowolenia ze swoich wyników na naszym rynku. W 2007 r. spółka zanotowała ponad 35-procentowy wzrost obrotów. – Z czego dział outsourcingu miał dwucyfrowy wzrost – mówi Dariusz Szwed, analyst manager w Xerox Polska. – Rośnie liczba klientów w Polsce świadomie wybierających najlepsze – co nie oznacza, że naj- j tańsze – usługi.

Przedstawiciele innego wielkiego gracza na rynku, Hewlett l Packard, także uważają 2007 r. za bardzo udany. – Nasza firma nie podaje danych ilościowych na poziomie kraju, ale mogę zapewnić, że w Polsce jesteśmy w fazie bardzo gwałtownego wzrostu – twierdzi Stanisław  Leszczyński, enterprise sales manager w dziale druku i przetwarzania obrazu (IPG) HP Polska.

Z kolei przedstawiciele firmy OCE pochwalili się nie tylko dobrymi wynikami finansowymi w Polsce (obroty roczne na poziomie 100 min zł i zysk netto ok. 10 min zł), ale także tym, że dywizja spółki świadcząca usługi outsourcingowe — Oce Business Services – znalazła się na czele prestiżowej listy przedsiębiorstw oferujących zaawansowane usługi outsourcingu przetwarzania dokumentów w wydanej przez Brown-Wilson Group książce „Black Book of Outsourcing 2007". – Rok 2007 to moment przełomowy w rozwoju oferty outsourcingowej firmy Oce – mówi Przemysław Jabłoński, Oce, business services manager.

Systemy BPM rosną w siłę

Duże firmy coraz częściej – oprócz dostarczania sprzętu do swoich klientów – oferują opiekę nad parkiem urządzeń drukujących. Na przykład firma Ricoh proponuje swoim klientom audyt TCO (total cost of ownership, czyli suma kosztów własnych firmy), którego celem jest optymalizacja pracy drukarek. Doradcy z firmy oceniają sprzęt nie tylko pod względem jego wydajności, ale także badają preferencje użytkowników korzystających z drukarek oraz oceniają rozmieszczenie ich w firmie. Po analizie, sugerują klientowi wymianę sprzętu lub inne rozmieszczenie w biurze. – To nie jest tak, że doradzamy wyrzucenie wszystkich urządzeń, które nie są produktami naszej firmy. Naszym celem jest optymalizacja pracy sprzętu, aby korzystanie z niego było jak najbardziej efektywne – tłumaczy Tomasz Wieczorek, product manager z Ricoh Polska. Twierdzi, że choć usługi outsourcingowe tego typu są coraz popularniejsze, to jednak sam rynek jest niedojrzały. – Wiele przedsiębiorstw jeszcze nie zdaje sobie sprawy, jak spore koszty powoduje złe zarządzanie dokumentami — mówi Wieczorek.

Jednak powoli się to zmienia, także za sprawą systemów informatycznych usprawniających zarządzanie dokumentami elektronicznymi. Według badań firmy BEA Systems, rynek oprogramowania BPM (business process management, czyli zarządzanie procesami pracy) – w ramach którego oferowane są aplikacje do zarządzania dokumentami, należy do najszybciej rozwijających się na świecie. Sektor rozwiązań BPM ulega ponadto intensywnej konsolidacji. Dwa lata temu było na nim ok. 150 dostawców, w 2007 r. już zaledwie 25. Wielkie firmy zastępują małych graczy i oferują klientom bardziej kompleksowe produkty. Te łączą systemy BPM z rozwiązaniami usprawniającymi współpracę, portalami, narzędziami do zarządzania dokumentami oraz systemami analizy danych biznesowych. W Polsce również coraz więcej firm decyduje się na wdrożenie i potem unowocześnianie systemów zarządzania dokumentami. – Przedsiębiorstwa stają się bardziej otwarte na wdrażanie nowych rozwiązań do efektywnego obiegu informacji – mówi Szymon Malecki, prezes zarządu Euroscript Polska sp. z o.o, która projektuje, wdraża i obsługuje procesy biznesowe związane z zarządzaniem treścią w organizacjach.

Prognoza

Według analityków AT Kearney, rynek archiwizacji papierowej w Polsce wejdzie w najbliższych latach . w fazę dojrzałości, a ostra konkurencja cenowa wymusi konsolidację branży. Lepsze perspektywy rysują się przed segmentem firm oferujących wydruki masowe. Rośnie liczba druków, co jest efektem rozwoju marketingu bezpośredniego (katalogi, materiały reklamowe i promocyjne, programy lojalnościowe etc.).Nie bez znaczenia jest także liberalizacja rynków telekomunikacji i energetyki, co powoduje, że coraz więcej firm będzie potrzebowała partnerów, którzy pomogą im w wygenerowaniu większej liczby wzorów umów z klientami czy bilingów.

Według Dariusza Szweda z Xerox Polska, 2008 r. Jest dla branży outsourcingu w zarządzaniu dokumentami rokiem szczególnym, gdyż od lipca wchodzi ustawa o podpisie elektronicznym. – Nie należy, oczywiście, oczekiwać, że od tego momentu wszystkie dokumenty pozostaną  wyłącznie w formie elektronicznej. Niewątpliwie jednak ich rola i liczba będą zdecydowanie rosnąć – uważa Szwed. Stanisław Leszczyński z HP prognozuje, że w 2008 roku z usług outsourcingowych skorzysta dużo więcej firm. – Outsourcing zwiększy swój udział w sektorze publicznym. Nasili się tendencja odchodzenia od analogowych kopiarek oraz jednostanowiskowych drukarek. Tradycyjni dostawcy kopiarek będą rozszerzać swoją ofertę o drukowanie – przewiduje Leszczyński. Przemysław Jabłoński z Oce jest również optymistą co do dalszego rozwoju branży zarządzania dokumentami. – Rynek dojrzał już wyraźnie do sytuacji, w której decyzje outsourcingowe w obszarze druku i zarządzania dokumentami podejmowane są w pełni świadomie, z pełną wiedzą na temat oszczędności finansowych, zmiany filozofii współpracy z dostawcami i korzyści, jakie ze sobą niosą tego typu kontrakty – twierdzi. Wielki rozwój globalny oprogramowania BPM prognozują także analitycy z firmy BEA Systems. Przewidują, że jego wartość wzrośnie kilkakrotnie i w 2011 roku osiągnie 6 miliardów dolarów.

Komentarz

Piotr Cholewa, prezes zarządu ArchiDoc

Rozwój usług zarządzania dokumentami to, przede wszystkim, efekt rosnącej świadomości polskich przedsiębiorców z korzyści płynących z efektywnego zorganizowania przepływu informacji biznesowej w firmie. Kolejnym ważnym czynnikiem stymulującym wzrost tego rynku są zmiany uregulowań prawnych, przede wszystkim w sektorze finansowym (np. wejście w życie dyrektywy unijnej regulującej rynek instrumentów finansowych MiFID), które umożliwiają szersze niż dotychczas wykorzystanie outsourcingu. Obecna dynamika rozwoju tego segmentu usług, jak i dystans, jaki wciąż dzieli nas od krajów zachodnich, pozwala nam z optymizmem patrzeć w przyszłość.

Dariusz Szwed, analyst manager. Xerox Polska

Na rynku polskim przełomem było w ubiegłym roku coraz większe zainteresowanie klientów usługami świadczonymi w wielu krajach jednocześnie. Duże organizacje szukają optymalizacji procesów i kosztów. Nie chodzi już tylko o wydruk wyciągów w lokalnym oddziale banku, ale o nową jakość komunikacji ze wszystkimi jego klientami w Europie Centralnej. Coraz częściej klienci dostrzegają, że więcej korzyści przyniosą im zmiany organizacyjne związane z obsługą procesu komunikacji niż uzyskanie oferty niższej ceny za pojedynczą stronę wydruku lub kopii.

Stanisław Leszczyński, dział druku i przetwarzania obrazu, HP Polska

Obserwujemy wzrost dojrzałości rynku i duże zainteresowanie usługami outsourcingowymi. Najczęściej, poza naturalnym wymogiem redukcji kosztów, pojawiają się dodatkowe oczekiwania związane z zarządzaniem dokumentami – organizacją procesów przepływu dokumentów, archiwizacji, zarządzania zawartością. Rynek outsourcingu zarządzania dokumentami w Polsce wciąż znajduje się w początkowej fazie rozwoju, jednak z roku na rok obserwujemy rosnące zainteresowanie tego typu ofertą. Wyraźnie widać także ewolucję w strukturze usług – kiedyś klienci pytali przede wszystkim o tradycyjną archiwizację, dziś w obliczu popularyzacji dokumentu elektronicznego firmy patrzą na zarządzanie dokumentami bardziej kompleksowo. Przyczynia się to do rozwoju rynku BPO.