10.04.2007
06.04.2007, „Gazeta Finansowa”, Poza tradycyjnym systemem
Zarządzanie informacją (Enterprise Content Management, ECM) — pod nazwą tą kryją się rozwiązania informatyczne, które pozwalają na zarządzanie zasobami informacyjnymi przedsiębiorstwa. Integrują one dane z różnych źródeł rozumianych jako systemy informatyczne wspierające w organizacji różne obszary biznesowe - obsługa klienta, finanse, zarządzanie zasobami itp.
Nowe rozwiązania
Należy też pamiętać o tym, że dokumenty elektroniczne muszą być zintegrowane z rozmaitymi złożonymi informacjami, bazującymi na tradycyjnej dokumentacji papierowej. Co więcej, należy też wziąć pod uwagę cykl życia informacji – od tworzenia lub pozyskiwania poprzez zarządzanie nią, jej współdzielenie, publikowanie, archiwizowanie, aż po usunięcie. Zmusza to przedsiębiorstwa do wyjścia poza tradycyjne systemy wypełniania i archiwizowania dokumentów papierowych. Dodatkowym czynnikiem było pojawienie się regulacji prawnych (jak Sarbanes-Oxley), które wprowadziły konieczność wdrożenia zaawansowanych rozwiązań informatycznych, takich jak ECM.
Uproszczenie
Zalety wynikające ze stosowania tych rozwiązań, poza możliwością spełnienia regulacji prawnych, to redukcja wielokrotnego wykonywania tych samych czynności oraz skrócenie czasu poświęcanego na wyszukiwanie dokumentów lub ich tworzenie od nowa. Kolejną zaletą jest automatyzacja procesów biznesowych, ułatwiająca zarządzanie treścią i zastępująca tradycyjny, ręczny sposób przetwarzania dokumentów, co z kolei może przyczynić się do uproszczenia mechanizmów podziału pracy oraz pozwoli oszczędzić czas pracowników. Rozwiązania ECM mogą również okazać się pomocne podczas tworzenia i publikowania informacji w Internecie, bez obciążania tym pracowników działów IT.
Obieg i zarządzanie
Zastosowanie elektronicznego obiegu dokumentów porządkuje wszelkie procesy związane z przepływem informacji oraz umożliwia łatwiejsze dotarcie do poszukiwanych danych, także przez wiele osób jednocześnie. Rozwiązanie dostarcza szczegółowych informacji dotyczących wykorzystania każdego z dokumentów np. terminu dostępu do niego przez poszczególnych użytkowników czy celu, do którego został użyty. Dzięki funkcji zarządzania procesami i obiegiem dokumentów, pozwala na pełną kontrolę przebiegu i statusu poszczególnych zadań, badanie efektywności zaangażowanych w nie pracowników oraz dotrzymanie terminów ich realizacji. Tym samym system chroni dokumenty przed: niszczeniem, zgubieniem, dostępem do nich przez nieuprawnionych użytkowników, brakiem kontroli nad ich zawartością, nieterminową realizacją zadań z nich wynikających. Dzięki zastosowaniu elektronicznego obiegu dokumentów dane i zadania przekazywane są od jednego uczestnika procesu do następnego, w sposób całkowicie zautomatyzowany i według zdefiniowanych wcześniej procedur.
Tomasz Kulczyński, Dyrektor ds. Rozwoju ArchITec