19.03.2007

Przywykliśmy do tego, że zanim papierowy dokument trafił na właściwe biurko upływało sporo czasu, a niektóre dokumenty nie docierały nigdy i nikt nie potrafił powiedzieć co się z nimi stało. Informatyka umożliwiła tworzenie dokumentów w nowej postaci – elektronicznej. Następstwem tego stało się stworzenie elektronicznego systemu do przetwarzania takich dokumentów. Przy okazji warto zauważyć, że dokument w wersji elektronicznej wcale nie jest przetwarzany anonimowo i chociaż o jego wiarygodności nie przesądza „pieczątka”, to właśnie o dokumencie przetwarzanym elektronicznie można powiedzieć znacznie więcej niż o wersji papierowej.
Dokument elektroniczny krążący w wewnętrznej firmowej sieci informatycznej jest nie tylko bezpieczny, ale w dowolnej chwili można stwierdzić gdzie się znajduje i kto z niego korzysta – wiedza taka jest często bezcenna. Czas potrzebny na przekazywanie takiego dokumentu został skrócony do minimum i na następne stanowisko dociera on natychmiast po tym, jak poprzedni użytkownik przestaje z niego korzystać. Ogromne przyspieszenie obiegu dokumentów elektronicznych spowodowało, że taką formę dokumentów zaaprobował biznes, który zaczął wykorzystywać ten atut do uzyskiwania przewagi nad konkurentami.

W FIRMIE CZY POZA
Elektroniczne przetwarzanie dokumentów, zarządzanie dokumentami elektronicznymi, przechowywanie dokumentów elektronicznych – wszystko to jest możliwe do zrobienia w firmie. Producenci i dostawcy systemów i sprzętu są w stanie przygotować rozwiązanie odpowiednie dla każdej firmy. Niestety koszt zbudowania takiego systemu, łącznie z późniejszymi kosztami jego eksploatacji w firmach, które nie przetwarzają bardzo dużych ilości dokumentów jest zbyt duży, aby całe przedsięwzięcie było opłacalne. Tu warto zauważyć, że oprócz pieniędzy firma decydująca się na wdrożenie takiego systemu musi na czas wdrożenia oddelegować odpowiednio przygotowanych ludzi, którzy będą odpowiadali za efekt wdrożenia i trzeba będzie przeszkolić osoby, które będą z tego systemu w firmie korzystały. Reakcja rynku była natychmiastowa – oferta usługi zarządzania dokumentami.
Jak słyszałem, outsourcing to taka dozgonna miłość z ograniczoną odpowiedzialnością i opcją rozwodu… być może właśnie tego rozwodu w przyszłości będzie można uniknąć jeżeli wcześniej pozna się ofertę jaka jest na rynku. Chociaż nie jest to usługa powszechna, to na wszelki wypadek warto wiedzieć, że Xerox Business Services specjalizuje się właśnie w outsourcingu dokumentów. Ma kompleksowy portfel takich usług – w tym rozwiązania cyfrowe i sieciowe, usługi strategiczne, produkcja i zarządzanie dokumentami. W Europie kontrakty z Xeroksem podpisało ponad 1,5 tys. firm. Obsługuje je ponad 4 tys. pracowników.

RYNEK USŁUG
Systemów informatycznych do zarządzania dokumentami dostarcza na przykład AMS – Archive Management Solutions, która specjalizuje się w takich rozwiązaniach, a na naszym rynku jest już ponad 10 lat. W jej ofercie są wszystkie usługi i produkty związane z archiwizacją dokumentów i zarządzaniem nimi i to zarówno tymi tradycyjnymi, w formie papierowej, jak i dokumentami elektronicznymi i nośnikami danych. Firma oferuje też skanowanie dokumentów oraz… ich niszczenie – oczywiście tylko na zlecenie i zgodnie z obowiązującymi przepisami, ale za to jest to usługa możliwa do wykonania w firmie zleceniodawcy, bo cały system jest mobilny. Dokumenty są niszczone w obecności i na oczach klienta lub osoby do tego wyznaczonej, a ostatecznym potwierdzeniem jest wystawiany przez AMS certyfikat.
Dokumenty wymagają nie tylko sprawnej obsługi i zarządzania, ale również zachowania w tajemnicy ich zawartości. O ile dokumenty, które są w wewnętrznym obiegu w firmie uważa się za dobrze chronione i zabezpieczone, to w przypadku zlecenia obsługi jakichkolwiek dokumentów przez zewnętrznego zleceniobiorcę zlecający zawsze wymaga spełnienia określonych przez siebie warunków, niezależnie od obowiązujących regulacji prawnych. Oczywiście wszystkie firmy, które chcą zarządzać cudzymi dokumentami, spełniają te warunki zachowania poufności informacji zawartych w dokumentach.

KONTRAKTY INDYWIDUALNE
Outsourcing usług dokumentowych jest coraz powszechniejszy i korzystają z tej możliwości przede wszystkim firmy „przerabiające” co miesiąc wielką liczbę dokumentów. Zleceniodawcami takiej usługi są banki, towarzystwa ubezpieczeniowe, operatorzy telekomunikacyjni, dostawcy mediów – oni co miesiąc muszą przecież rozesłać do swoich klientów faktury, wyciągi i całą masę innych informacji i ofert, dlatego skorzystanie z takiej usługi jest dla nich korzystne – po prostu jest tasze niż utrzymywanie własnej struktury, odpowiednio sprawnej i bezpiecznej, a do tego niezawodnej. Dodatkowe obniżenie kosztów uzyskuje się przez zastosowanie elektronicznego obiegu dokumentów i właściwe nim zarządzanie. W takiej sytuacji dokumenty papierowe zaraz po przetworzeniu na wersję elektroniczną można przekazać do archiwum.
Zlecenia na zarządzanie dokumentami podpisywane są zwykle na kilka lat z zastrzeżeniem automatycznego przedłużenia umowy. Na przykład w III kwartale ubiegłego roku ArchiDoc, który świadczy usługi kompleksowego zarządzania dokumentami wykorzystując do tego nowoczesne rozwiązania informatyczne, podpisał pięcioletni kontrakt z Tele2 Polska – operatorem telekomunikacyjnym. ArchiDoc uruchomił dla Tele2 Outsourcingowe Centrum Zarządzania Korespondencją, do którego została skierowana cała korespondencja, jaką Tele2 prowadzi ze swoimi klientami. W tym centrum korespondencja papierowa będzie sortowana, odpowiednio opisywana, tam też będzie tworzona wersja elektroniczna (skanowanie) i taki dokument trafi do aplikacji, która jednocześnie będzie pełniła funkcję elektronicznego archiwum Tele2.

APLIKACJE
Ponieważ wielcy zleceniodawcy z reguły mają swoje firmy rozproszone geograficznie, więc ArchiDoc pokusił się o przygotowanie specjalnej aplikacji, która będzie spełniała warunki dobrej współpracy z firmami o takiej rozproszonej strukturze. Oprogramowanie TelDok wykorzystuje już Tele2, co umożliwia pracownikom operatora dostęp do dokumentów zgromadzonych w elektronicznym repozytorium. Twórcy programu zapewniają, że możliwa jest nie tylko łatwa modyfikacja aplikacji, ale również dowolna jej rozbudowa.
TelDok jest częścią systemu informatycznego ReDok do zarządzania elektronicznym repozytorium dokumentów. Aplikacja wspiera cały proces opracowywania dokumentów i udostępnia dokumenty z repozytorium elektronicznego oraz raporty operacyjne. Udostępnia je oczywiście tylko upoważnionym użytkownikom systemu. ReDok pracuje na trzech serwerach: repozytorium, bazy danych, aplikacyjnym. Oczywiście połączenia z aplikacją są szyfrowane i każde połączenie jest rejestrowane. Do aplikacji wystarczy się zalogować, ale po 3. nieudanej próbie konto użytkownika zostaje zablokowane.

Piotr Nesterowicz, dyrektor generalny Tele2 Polska:
– Na współpracę z firmą ArchiDoc patrzymy przede wszystkim z perspektywy usprawnienia działania, a nie oszczędności wyrażonych w pieniądzach. Korzystając z zewnętrznej usługi spowodowaliśmy, że nasz proces obsługi klienta jest krótszy, sprawniejszy i w mniejszym stopniu narażony na błędy. Outsourcing zarządzania dokumentami pozwala na automatyzację procesów, wprowadzenie jednolitych standardów ich realizacji oraz na większą kontrolę nad pojedynczym dokumentem, już od momentu jego przyjęcia przez naszego partnera. Zdecydowaliśmy się zlecić zarządzanie dokumentami poza firmę, ponieważ okazało się, że partner zewnętrzny uruchomi dla nas taki proces szybciej niż zdążylibyśmy to zrobić własnymi siłami. Wdrożenie systemu trwało zaledwie miesiąc i od 20 września 2006 r. całość korespondencji jest już skanowana przez firmę ArchiDoc. Dziennie jest to około 6500 dokumentów, których elektroniczne wersje są udostępniane naszym pracownikom w ciągu 48 godzin.