09.10.2006

W każdej firmie są dokumenty, a niektóre z nich trzeba przechowywać nawet przez kilkadziesiąt lat. Z biegiem czasu w każdej firmie pojawia się potrzeba stworzenia archiwum, a więc zapewnienia odpowiedniego pomieszczenia i odpowiednich warunków do składowania dokumentów. Z tym oczywiście łączy się konieczność odpowiedniego ich posegregowania i oznaczenia każdego lub pewnych grup, a także ich inwentaryzacji. Dotychczasowe doświadczenia w tym zakresie nie napawają optymizmem (np. ZUS). W sukurs wymogom prawa przyszedł biznes i archiwizowanie dokumentów stało się jedną z usług świadczonych przez firmy, które są specjalnie do tego przygotowane i dysponują odpowiednimi pomieszczeniami do składowania dokumentów (na papierze, nośnikach magnetycznych i optycznych).
Usługi, z jakich można skorzystać w takich firmach, obejmują już cały proces obsługi dokumentu od chwili, kiedy przestaje on mieć status dokumentu bieżącego, do składowania przez dowolnie długi czas. Firmy usługowe odbierają dokumenty z przedsiębiorstw, odpowiednio zabezpieczone (zwykle w zaplombowanych pojemnikach) przewożą do swojej siedziby, gdzie dokument otrzymuje numer i trafia na odpowiednią półkę w magazynie, a do repozytorium trafia informacja, w którym miejscu należy go szukać i co on zawiera. Coraz częściej klienci firm archiwizacyjnych zlecają przetworzenie dokumentu papierowego na postać elektroniczną. Zaletą takiego rozwiązania jest ogromna łatwość korzystania z dokumentu, który trafił do archiwum, a takie potrzeby są. Skanowanie dokumentów odbywa się wówczas na etapie jego przyjmowania do archiwizacji.
Następnie dokumenty papierowe trafiają na magazynowy regał, gdzie są składowane w odpowiednich warunkach, a dokumenty elektroniczne zapisane na nośnikach magnetycznych lub optycznych do ogromnych sejfów, gdzie są również składowane. Natomiast wiedza o przechowywanych dokumentach trafia do elektronicznego repozytorium, dzięki czemu w każdej chwili można łatwo dotrzeć do potrzebnego dokumentu. Takiemu procesowi poddawane są wszystkie dokumenty, bez względu na to jak duża jest firma, która świadczy usługę archiwizowania dokumentów. Również bez względu na to, czy będzie to Iron Mountain – firma światowego formatu, która również w Polsce świadczy usługę archiwizacji, czy ArchiDoc – największa w kraju firma przechowująca dokumenty i dane elektroniczne, czy działający na lokalnym rynku w Wielkopolsce Content Management – wszystkie muszą zapewnić przechowywanym dokumentom bezpieczeństwo.
Współczesne archiwa są systemami bardzo nowoczesnymi i to zdecydowanie przemawia za stosowaniem rozwiązań informatycznych nie tylko do ochrony dokumentów i zapewnienia bezpiecznych warunków przechowywania, ale również do stosowania elektronicznego obiegu tych dokumentów. Współczesne przedsiębiorstwa korzystające z różnych rozwiązań informatycznych, stosujące na co dzień systemy ERP, CRM, e-commerce mają znacznie ułatwione zadanie, ponieważ systemy takie jak SAP, J.D. Edwards, Movex, Siebel i wiele innych mogą być zintegrowane z systemami do archiwizowania (własnymi lub obcymi). Nie byłoby warto wspominać o tym, gdyby elektroniczne metody archiwizacji dokumentów nie przynosiły firmom oszczędności. Dla pojedynczej firmy zakup całego systemu jest nieopłacalny, więc warto sięgnąć po taką usługę.
Usługowo archiwizujące dokumenty firmy korzystają z najwyższej klasy urządzeń i rozwiązań, oferując usługi relatywnie tanie, bo koszty rozkładają się na wielu użytkowników. Elektroniczne duplikaty dokumentów powstają przy wykorzystaniu najnowszych technologii, a skanery potrafią „czytać” różne dokumenty, które powstały jako pisma drukowane lub odręczne. Mogą to być również tabele, formularze lub inne obrazy, wszystkie one zostają zapisane w plikach baz danych w formatach „zrozumiałych” dla komputera). W tym miejscu warto od razu zaznaczyć, że wszystkie firmy, które przetwarzają dokumenty usługowo muszą spełniać bardzo rygorystyczne przepisy o bezpieczeństwie informacji zawartych w przetwarzanych dokumentach, dlatego pomieszczenia, w których znajdują się skanery są specjalnie wydzielone, dostęp do nich mają tylko pracownicy zatrudnieni bezpośrednio przy wykonywaniu tych czynności. Do tych pokoi nie wolno również wnosić żadnych nośników pamięci magnetycznej (pamięci flash, dyskietki itp.) ani też urządzeń pozwalających na rejestrację obrazu (np. aparaty fotograficzne i telefony komórkowe), a nawet głosu (dyktafony i in.). W ten sposób firmy zabezpieczają poufność informacji, które trafiają do archiwum, a przedtem są jeszcze dodatkowo przetwarzane elektronicznie. Ponadto warto też wiedzieć, że urządzenia służące do przetwarzania dokumentów nie są wyposażone w żadne gniazda umożliwiające podłączenie jakichkolwiek zewnętrznych urządzeń. Nie są to również urządzenia, które mogą pracować samodzielnie, ponieważ są jedynie „końcówkami” połączonymi z odpowiednio zabezpieczonym serwerem. Komputery, które są wykorzystywane do przetwarzania dokumentów nie mają możliwości połączenia się przewodowego z żadną zewnętrzną siecią (np. internet), nie są również wyposażone w karty służące do połączeń bezprzewodowych.

LECH PIESIK