29.06.2006

Dziś dokumenty w firmie to nie tylko kartki papieru i dokumenty tekstowe. W erze informacji oprogramowanie do zarządzania dokumentami umożliwia administrowanie informacjami dźwiękowymi, np. zapisami spotkań, rozmów telefonicznych, zapisami wideokonferencji, korespondencją elektroniczną i skanami dokumentacji papierowej.
— Zarządzanie dokumentami to rozległa dziedzina informatyki. Można wyróżnić pięć podstawowych funkcji: planowanie, organizowanie, przekazywanie poleceń, koordynację i kontrolowanie — wylicza Tomasz Owczarek, analityk biznesowy w DS Software.

Więcej i szybciej
Producenci oprogramowania wciąż je modyfikują. Wymagania odbiorców są coraz większe. Nowe rozwiązania muszą być elastyczne, umożliwiające integrację z pozostałymi systemami występującymi w firmie.
— Rynek odbiorców usług zarządzania dokumentami jest bardzo wymagający. Chcąc pozyskać nowych klientów i utrzymać obecnych, należy przewidywać ich przyszłe oczekiwania i potrzeby. Potrzeby zarówno małych lokalnych firm, jak i dużych korporacji — twierdzi Marta Gądek z Comarchu.
Coraz częściej rozwiązania są dedykowane konkretnym branżom. Odpowiedzią na nowe wyzwania, technologie i warunki panujące w firmach są także dodatkowe funkcje.
— W oprogramowaniu do zarządzania dokumentami coraz częściej można spotkać funkcje ułatwiające zdalny dostęp do dokumentu. Może on być zrealizowany z wykorzystaniem przeglądarki internetowej — mówi Tomasz Owczarek.
Nowe opcje są także odpowiedzią na nowe sytuacje prawne.
— Ostatnio stworzona funkcjonalność systemu obejmuje dedykowane raporty, budowane na podstawie danych przesyłanych w dokumentach elektronicznych, i możliwość archiwizowania elektronicznych dokumentów zgodnie z rozporządzeniem Ministra Finansów nr 1119.
Dedykowane raporty generowane z danych zawartych w dokumentach elektronicznych przesyłanych za pośrednictwem platformy są oferowane w trzech pakietach, w zależności od wymagań firmy — opisuje Marta Gądek.

Ewolucja trwa
Pierwsze systemy zarządzania dokumentami działały na zasadzie mikrofilmów. Następnie wzbogacono je o nośniki elektroniczne. Później powstały systemy, które przechowywały indeksy, umożliwiające prosty i łatwy dostęp do dokumentów w firmie. Ta ewolucja wciąż trwa…
— Od kilku lat oprogramowanie do przechowywania dokumentów stopniowo wzbogaca się o funkcje „workflow”, czyli obiegu dokumentów. Następnym krokiem w ewolucji tego oprogramowania było powstanie systemów, które nie tylko są systemami do zarządzania dokumentów, ale również zarządzają procesami. Na rynkach światowych wyraźnie zarysowuje się ten dodatkowy kierunek rozwoju, zjawisko to często określa się mianem „trzeciej fali integracji” — zauważa Tomasz Kulczyński, dyrektor ds. rozwoju firmy ArchITec.
Obecnie w ramach takiego systemu integrowane są nie tylko aplikacje i bazy danych, ale również procesy. W momencie gdy przedsiębiorstwo dysponuje wieloma danymi i informacjami z różnych źródeł, o wiele łatwiej nimi zarządzać w systemie komputerowym, a nie w firmowym segregatorze.
— Rosnące potrzeby firm w zakresie łączenia danych z różnych źródeł przyczyniają się do ciągłego rozwoju systemów zarządzania dokumentami i procesami. Są one świetnym uzupełnieniem takich specjalizowanych systemów, jak CRM czy ERP, one zasilają je informacjami, które są zmagazynowane w elektronicznym repozytorium — twierdzi Tomasz Kulczyński.

Cyfryzacja trwa
Coraz większa ilość dokumentów będzie przechowywana w wersji cyfrowej. Oprogramowanie do zarządzania ich obiegiem będzie wdrażane w kolejnych firmach i instytucjach. Według Tomasza Owczarka, nie istnieje lider w zakresie oprogramowania do zarządzania dokumentami. Dlatego nadal na rynku jest miejsce dla nowych, rozwijających się firm z ciekawymi pomysłami.
— Prognozujemy, że zainteresowanie rozwiązaniami do kompleksowej obsługi dokumentów wzrośnie przede wszystkim wśród firm małych i średniej wielkości. W przypadku dużych pojawią się potrzeby związane z automatyzacją kolejnych obszarów biznesowych i całkowitą eliminacją papieru w codziennej pracy. Przewidujemy coraz większy udział projektów outsourcingowych — przekonuje Marta Gądek.

W przyszłości
Przyszłość należy do silnych firm i mocnych standardów.
— Prawdopodobnie zostaną ujednolicone formaty dokumentów, wymiana dokumentów między instytucjami będzie znacznie ułatwiona i ustandaryzowana. Z drugiej strony, będzie możliwość dostępu do dokumentów korporacyjnych z niemal dowolnego medium i z dowolnego miejsca na świecie, co wspomagają nowoczesne rozwiązania telekomunikacyjne — podsumowuje Tomasz Owczarek.

Jan Kaliński

STARAMY SIĘ DOGONIĆ ZACHÓD

Firmy świadczące usługi polskim przedsiębiorcom obsługują także zagranicznych. Bo klienci mają zbliżone potrzeby.

Polski rynek rozwija się podobnie jak zachodni. Różnica polega tylko na tym, że krajowe firmy dopiero dojrzewają do zastosowania tego typu rozwiązań. Tym, co na świecie przyspiesza rozwój tych systemów, są regulacje prawne, które najczęściej dotyczą danej branży. W Polsce jedynym dokumentem regulującym tego typu kwestie jest ogólne rozporządzenie o e-fakturze.
— Takie regulacje wymuszają na firmach bezpieczne przechowywanie dokumentów, co bezpośrednio przekłada się na funkcjonalność systemów. Na świecie to właśnie regulacje prawne wymusiły na dostawcach systemów stworzenie funkcji wersjonowania dokumentu (przechowywanie wszystkich wcześniejszych wersji dokumentu). W Polsce prawo tego nie reguluje, w związku z czym dokonywanych jest wiele małych instalacji, które nie mają opcji zapamiętywania wersji dokumentu zmienianego w systemie — opisuje Tomasz Kulczyński z firmy ArchITec.
Potrzeby polskich firm nie odbiegają od potrzeb firm zagranicznych.
— Sytuacja taka wynika z tego, że większość systemów do obiegu dokumentów zamawiana jest przez firmy, które mają swoje oddziały również za granicą — mówi Tomasz Owczarek, analityk biznesowy DS Software.
Boom na wymianę dokumentów elektronicznych rozpoczął się w Polsce w 2002 r.
— Z narzędzia do zarządzania obiegiem dokumentów korzysta obecnie większość sieci handlowych i blisko 5 tys. producentów i dystrybutorów — twierdzi Marta Gądek z Comarchu.
Jedyną znaczącą różnicę między rynkiem polskim a światowym dostrzec można w sektorze medycznym.
— Na świecie sektor medyczny to jedna trzecia rynku zarządzania dokumentami, a w Polsce to kilka procent — mówi Tomasz Kulczyński.
— Na Zachodzie adresatem tego typu rozwiązań jest też administracja publiczna. W Polsce sektor ten wykazuje stosunkowo niską dynamikę wzrostu — dodaje Piotr Cholewa, prezes ArchiDoc.

JAK

SYSTEM NALEŻY DOPASOWAĆ DO KAŻDEJ FIRMY

Wdrożenie oprogramowania do zarządzania dokumentami dla większości firm staje się koniecznością. Nie musi to oznaczać zakupu takiego systemu.

Problem z przepływem informacji? Brak możliwości dotarcia do dokumentów i ich jednoczesnego współdzielenia przez wiele osób? Zniszczenie, zagubienie i brak kontroli nad dokumentami czy wreszcie niemożność odtworzenia danych w przypadku katastrofy i utraty strategicznych informacji biznesowych? Jeżeli tego typu zdarzenia występują w firmie, znaczy to, że potrzebne jest wdrożenie kompleksowego systemu zarządzania zarówno dokumentami papierowymi, jak i elektronicznymi.
— Dzięki zastosowaniu narzędzi wspierających obieg dokumentów obsługa klienta może ulec znacznemu skróceniu. Dzieje się tak przede wszystkim dlatego, że uporządkowany obieg elektronicznych informacji jest znacznie sprawniejszy niż jego papierowy odpowiednik. Dokument w postaci elektronicznej łatwiej jest wyszukać z miliona podobnych oraz łatwiej jest przekazać do przetwarzania — opisuje Marcin Sopla, kierownik działu rozwiązań finansowych i ubezpieczeniowych w Matrix.pl.

Prosty rachunek
Gdy firma zdecyduje się już na wdrożenie takiego rozwiązania, staje przed wyborem: kupić odpowiednie oprogramowanie czy może zdecydować się na usługi firmy, która zajmie się zarządzaniem obiegiem dokumentów. Przy instalacji niezbędna będzie inwestycja w dodatkowy sprzęt.
— Korzyści dla firm z zastosowania systemu do obiegu dokumentów są niepodważalne. Żeby jednak móc poprawić wydajność pracy, trzeba się liczyć z koniecznością zainwestowania w zakup systemu — twierdzi Piotr Cholewa, prezes ArchiDoc.
Mniejszym firmom nie zawsze może się to opłacać. Wtedy warto się zastanowić, czy nie zlecić takiej usługi firmie zewnętrznej. Może to się okazać korzystne zarówno finansowo, jak i organizacyjnie. W przypadku wykupienia usługi na zasadach outsourcingu firma ponosi jedynie koszty obsługi dokumentów faktycznie zeskanowanych, przetworzonych i wprowadzonych do jej systemu.
— Zostają wyeliminowane kwestie związane z zarządzaniem oprogramowaniem i utrzymaniem specjalistów, którzy czuwają nad prawidłowym funkcjonowaniem systemu. Usługodawca dysponuje wiedzą, jak sparametryzować system, jak zoptymalizować proces przyjmowania dokumentów, jak zintegrować system z ERP firmy, jak dopasować rozwiązania ogólne do indywidualnych potrzeb klienta — przekonuje Piotr Cholewa.
Firma nie musi sama skanować dokumentów czy konserwować sprzętu.

Wartość dodana
Prócz samego oprogramowania firma otrzymuje analizę swoich potrzeb. Oferujący usługi wesprze organizację elektronicznego archiwum czy zaproponuje mapę obiegu dokumentów.
— Kupując oprogramowanie od producenta, przedsiębiorstwo może liczyć tylko na siebie. Nie jest to takie proste, bo systemy dostępne na rynku nie są zindywidualizowane, a przecież każdy klient ma swoje wymagania dotyczące sposobu dostępu do dokumentu — twierdzi Piotr Cholewa.
Podstawową wartością dodaną, wynikającą z korzystania z usług zarządzania obiegiem dokumentów, jest zagwarantowanie, przez firmę dostarczającą usługę, bezpieczeństwa dokumentów i danych.
— Wprowadzamy wszystkie procedury związane z bezpiecznym składowaniem kopii zapasowych. Wykonujemy wiele prac czasowo znacznie odciążających pracowników firmy klienta. Centralizujemy i organizujemy miejsce obsługi dokumentów, odbieramy pocztę za klientów, segregujemy dokumenty, wypakowujemy je z kopert — wyjaśnia Piotr Cholewa.
Outsourcing będzie dobrym rozwiązaniem dla firm, które potrzebują oprogramowania dostosowanego do własnych potrzeb. Jest coraz popularniejszy.
— Indywidualne firmy stawiają coraz częściej na korzystanie z rozwiązań do kompleksowej obsługi dokumentów w modelu outsourcingowym. Projekt w outsourcingu jest dla nich tańszy i łatwiejszy do uruchomienia — mówi Marta Gądek z Comarchu.

Jan Kaliński