13.04.2006

Obsługa zewnętrzna na zasadach outsourcingu dotyczy procesów spoza działalności podstawowej przedsiębiorstwa. Według Janusza Dorożyńskiego, głównego technologa ZETO w Poznaniu, firmy świadczącej usługi archiwizacji w modelu outsourcingu, zarówno archiwizacja, jak i obieg dokumentów mogą być uznane za procesy pomocnicze, i jako takie stanowią pole obsługi zewnętrznej.

— Niemniej oba te procesy różnią się radykalnie, gdy zwrócimy uwagę na aspekt aktualności. W pierwszym przypadku są to dokumenty archiwalne i często, z tego powodu, o niewielkiej wartości biznesowej. Są one przechowywane głównie ze względu na wymogi zewnętrzne, np. wynikające z obowiązujących przepisów prawa. W drugim przypadku natomiast — obiegu dokumentów — są to dokumenty bieżące, zawierające często informacje kluczowe, istotne dla prowadzenia działalności. Z tego powodu obsługa tych informacji należy do działalności podstawowej, a więc wydzielona być nie może, a raczej nie powinna — twierdzi Janusz Dorożyński.

Obieg dokumentów w modelu outsourcingowym polega na dzierżawieniu aplikacji, która jest własnością dostawcy, firma zaś płaci jedynie opłatę abonamentową za jej utrzymanie. Wszystkie obowiązki związane z obsługą przejmuje dostawca.

— Firma oddaje częściowo swój know-how firmie zewnętrznej i zdaje się na fachowość obcego podmiotu. Może to rodzić pewne mentalne opory dla rozwiązań outsourcingowych. Często też pojawia się pytanie, czy rozwiązanie outsourcingowe jest tańsze. Doświadczenie naszych klientów pokazuje, że tak, zdecydowanie jest ono tańsze, a korzyści są wymierne i stosunkowo szybko zauważalne. Nie znaczy to jednak, że koszty można redukować w nieskończoność — twierdzi Piotr Cholewa, prezes ArchiDoc.

Same informacje natomiast mogą być przechowywane u partnera świadczącego usługi obsługi zewnętrznej — oczywiście w postaci elektronicznej.

— Archiwizacja danych w całości może i powinna być oddana do obsługi zewnętrznej — twierdzi Janusz Dorożyński.

— Sprawa jest stosunkowo mało skomplikowana: firma zleca podmiotowi zewnętrznemu utrzymanie i obsługę swoich zasobów archiwalnych — dodaje Piotr Cholewa.

Zarówno w przypadku archiwizacji, jak i obiegu dokumentów korzyści i wady obsługi zewnętrznej nie różnią się od ogólnych wysuwanych podczas opisywania outsourcingu. Zalety to: podział odpowiedzialności z wyspecjalizowanym podmiotem posiadającym i stosującym zaawansowane technicznie rozwiązania, większa pewność zachowania i ochrony danych, możliwa obniżka kosztów.

— Jeżeli zaś chodzi o korzyści archiwistyki w modelu outsourcingowym, to wymienić należy przede wszystkim: redukcję kosztów wynajmu powierzchni przeznaczonej na magazynowanie dokumentacji oraz czynności operacyjne, a także spadek kosztów osobowych związanych z obsługą zasobów archiwalnych. Wsparcie się outsourcingiem w zasadzie pozbawione jest wad. Jedyny problem, jaki się pojawia, to bariera mentalna, związana z przekazaniem poufnej dokumentacji obcemu podmiotowi — twierdzi Piotr Cholewa.

Marcin Złoch