01.04.2010

Choć zastosowanie technologii e-dokumentacji staje się w firmach coraz powszechniejsze, to jednak biura całkowicie pozbawione półek, z pękającymi w szwach segregatorami, to widok znany bardziej z filmów science fiction niż z rzeczywistości.

Biura toną w stosach kser i skanów

Marzenie o firmach wolnych od papierowych dokumentów sięga roku 1975, kiedy to magazyn BusinessWeek przewidział utworzenie zespołu stanowisk biurowych połączonych nie tylko między sobą, ale i z czymś w rodzaju elektronicznego segregatora. Do roku 1990, według tegoż artykułu, większość dokumentów miała być elektroniczna. Od tej daty minęło już 20 lat, a biura toną w stosach kser i skanów. Co więcej – spadek cen kopiarek i urządzeń służących do powielania dokumentów spowodował, że z roku na rok przybywa zadrukowanych kartek papieru. Jak wynika z danych firmy konsultingowej InfoTrends, w 2007 roku całkowita liczba wydrukowanych, skopiowanych lub przefaksowanych dokumentów firmowych tylko w Stanach Zjednoczonych sięgnęła 1,019 trilionów. W Polsce największe instytucje archiwizują nawet kilka kilometrów dokumentów miesięcznie. (…)

E-dokumenty nie budzą zaufania

Przeprowadzone w lutym badania blisko 900 przedsiębiorstw przez organizację AIIM, zajmującą się opracowywaniem przemysłowych standardów w dziedzinie zarządzania dokumentacją, wskazują, że większość firm sądzi, że dokumenty w tradycyjnej formie są potrzebne z przyczyn prawnych. A w procesach sądowych można dochodzić swoich praw tylko z wykorzystaniem papieru. Według Olgierda Rudaka, prawnika z Money.pl, powodem niewprowadzenia bezpapierowego systemu gospodarowania jest to, że-dokumenty (nawet te nieformalne) w najczęściej spotykanej dziś formie nie budzą najmniejszego zaufania. – Przykładem niech będzie choćby wysyłanie sobie różnych ofert czy oświadczeń w formacie doc (lub niedostępnym dla niektórych docx), które mają to do siebie, że w zależności od konfiguracji sprzętu użytkownika, mogą wyglądać całkowicie różnie na różnych komputerach – zauważa Rudak.

 Firmy obawiają się także łatwości manipulacji takiego elektronicznego dokumentu – co w dobie dzisiejszych technologii nie jest rzeczą trudną. Problemem leży także po stronie bezpieczeństwa przetwarzania danych osobowych przy użyciu systemów informatyczny. Wielu przedsiębiorców nie ma zaufania do takich rozwiązań, które – ich zdaniem – rodzą możliwość kradzieży danych osobowych z firmowej sieci komputerowej.

Administrator odpowiedzialny za politykę bezpieczeństwa

Rzeczniczka GIODO, Małgorzata Kałużyńska-Jasak, mówi interaktywnie.com, że dane osobowe przetwarzane w systemach teleinformatycznych są odpowiednio chronione. Jak podkreśla, wymagania, jakie powinien spełniać system informatyczny służący do przetwarzania danych osobowych, zostały określone w rozporządzeniu Ministra Spraw Wewnętrznych i Administracji z dnia 29 kwietnia 2004 r. w sprawie dokumentacji przetwarzania danych osobowych oraz warunków technicznych i organizacyjnych, jakim powinny odpowiadać urządzenia i systemy informatyczne służące do przetwarzania danych osobowych. – Zgodnie z trzecim i czwartym paragrafem tego rozporządzenia, administrator danych zobowiązany jest do opracowania w formie pisemnej polityki bezpieczeństwa – wyjaśnia rzeczniczka GIODO.

Zdaniem Małgorzaty Kałużyńskiej-Jasak, pojęcie „polityka bezpieczeństwa” należy rozumieć jako zestaw praw, reguł i praktycznych doświadczeń dotyczących sposobu zarządzania, ochrony i dystrybucji danych osobowych wewnątrz określonej organizacji. – Należy zaznaczyć, że zgodnie z art. 36 ust. 2 oraz art. 39a ustawy, polityka bezpieczeństwa, o której mowa w rozporządzeniu, powinna odnosić się zarówno do zabezpieczenia danych przetwarzanych tradycyjnie (w wersji papierowej), jak i danych przetwarzanych w systemach informatycznych – podkreśla i dodaje, że ponieważ dane osobowe przetwarzane w systemach teleinformatycznych, narażone są na więcej zagrożeń, każdy administrator, który przetwarza takie informacje w systemie, ma obowiązek dostosować go do wskazanych w rozporządzeniu wymogów. – Z punktu widzenia ochrony danych osobowych, nie ma przeszkód, by wdrażać elektroniczny obieg dokumentów – podsumowuje Kałużyńska-Jasak.

O bezpieczeństwo informacji z firmowej sieci komputerowej zapytaliśmy prezesa zarządu ArchiDoc SA – Konrada Rochalskiego, który kieruje firmą świadczącą usługi związane z elektronicznym obiegiem dokumentów. Zapewnia on, że stosowane technologie gwarantują należyte bezpieczeństwo informacji. – W systemie pliki są odpowiednio zabezpieczone i udostępniane tylko uprawnionym pracownikom. Tym samym znika ryzyko zniszczenia, zgubienia czy przetrzymania dokumentu – mówi Rochalski.

CRM i DMS – to wciąż czarna magia

Elektroniczny obieg dokumentów to wciąż nowe narzędzie na rynku systemów informatycznych, dla wielu przedsiębiorstw jest ono czarną magią.

Wyróżnia się dwa główne rodzaje systemów informatycznych elektronicznego obiegu informacji – CRM i DMS. Pierwszy – CRM, w skrócie Customer Relationship Management służy zarządzaniu kontaktami z klientem. DMS – od Document Management System (zarządzanie dokumentami) jest potocznie określany jako „elektroniczny obieg dokumentów” i działa w oparciu o mechanizmy typu workflow. I choć samo wdrożenie systemu nie przysparza większych problemów, to głównym utrudnieniem jest przeszkolenie pracowników, czyli użytkowników aplikacji.

– Jeśli mówimy o minusach wprowadzenia elektronicznego obiegu dokumentów, wskazałbym tu przede wszystkim opór pracowników, związany z obawą przed koniecznością nauczenia się obsługi nowego rozwiązania. Po wdrożeniu szybko jednak okazuje się, że system jest łatwy w obsłudze i znacznie ułatwia codzienną pracę zatrudnionych osób – twierdzi Konrad Rochalski z ArchiDoc.

W Polsce jest wiele firm, które posługują się tego typu rozwiązaniami. Zalety ich stosowania to – według Rochalskiego – m.in. pełna kontrola przebiegu i statusu poszczególnych zadań, terminowość ich realizacji oraz badanie efektywności zaangażowanych w procesy pracowników. Jeśli dodać do tego jeszcze przestronniejsze biura i szybkość obiegu informacji, to wciąż nie są mocnymi argumentami, jeśli firma nie ma pieniędzy na przejście do elektronicznego systemu zarządzania dokumentacją. A koszty wdrożenia całkowicie elektronicznego obrotu dokumentami, które muszą ponieść firmy, nie są małe. W przypadku małego przedsiębiorstwa jest to wydatek sięgający kilkuset złotych miesięcznie. Duża firma musi liczyć się już z wydatkiem kilkunastu tysięcy złotych. 

Zdaniem Rochalskiego jeszcze kilka lat temu koszt wdrożenia takiego rozwiązania wyniósłby co najmniej kilka milionów złotych. – Dzisiaj na rynku mamy oprogramowanie do zarządzania dokumentami w wersji pudełkowej, z którego korzystają przede wszystkim małe i średnie firmy. Uniwersalne systemy najczęściej nie znajdą natomiast zastosowania w dużych przedsiębiorstwach. Rozbudowana struktura organizacyjna, masowy klient i związana z tym ogromna ilość przetwarzanej codziennie dokumentacji powodują, że w takich przypadkach rozwiązanie powinno być dostosowane do indywidualnych potrzeb organizacji – tłumaczy Rochalski. Takie podmioty – jak mówi prezes ArchiDoc – w większości przypadków zlecają zarządzanie dokumentami firmie zewnętrznej, która dokładnie zbada procesy i dobierze rozwiązanie optymalne dla danego przedsiębiorstwa. (…)

Rozwój techniczny nie idzie w parze z liberalizacją przepisów

Olgierd Rudak, prawnik z Money.pl, przyczyn tego, że większość firm wciąż wybiera tradycyjną formę zarządzaniem dokumentacją upatruje nie tyle w kosztach, co w podejściu firm. – Podstawowy problem to mentalność ludzka. Olbrzymia większość ludzi wierzy, że jak umowa, to tylko na papierze. A co za tym idzie: jak nie ma papieru, to nie ma umowy, więc nawet jeśli przepis prawa nie wymaga zachowania formy pisemnej, to jednak ich psychika nie dopuści do takiej ekstrawagancji. Z tej samej przyczyny ludzie nie ufają np. e-fakturom, myśląc, że co papier to papier. Popełniają też błąd drukując e-fakturę i wkładając wydruk do segregatora – wylicza Rudak.

W ostatnim czasie obserwujemy jednak wzrost zainteresowania fakturami elektronicznymi. E-faktura i e-podpis to rozwiązania, które znacznie podnoszą efektywność polskich firm. Jak podaje Gazeta Prawna, decyzja o ich stosowaniu wiąże się z inwestycją rzędu 300 – 500 zł (koszt specjalnego czytnika i oprogramowania do składania e-podpisu) i dodatkowo około 100 zł rocznie na odnowienie certyfikatu.

Polskie wymogi prawne dotyczące e-faktur, choć są zgodne z regulacjami unijnymi, to są jednak bardziej restrykcyjne niż w większości państw UE i budzą wątpliwości interpretacyjne.

Według Olgierda Rudaka ułatwieniem byłoby uproszczenie przepisów o e-podpisie, bo – jak zauważa prawnik – wymóg kupowania za kilkaset złotych czytnika oraz konieczność płacenia abonamentu, nie zachęcają do korzystania z tej formy sporządzania dokumentów. 

Zdaniem Radosława Kuczery, dyrektora zarządzającego firmy Hostersi, choć od paru lat ZUS daje obywatelom możliwość składania deklaracji ubezpieczeniowych w postaci elektronicznej, a urzędy skarbowe umożliwiają składanie zeznań podatkowych w tej formie, to działania państwa nie są wystarczające, co wpływa m.in. na niski stopień asymilacji dobrodziejstw podpisu elektronicznego przez przedsiębiorców i społeczeństwo. 

Jak zauważa dyrektor firmy Hostersi, jest szansa, że instytucja podpisu elektronicznego upowszechni się wraz z wprowadzeniem nowych dowodów osobistych, które mają umożliwić elektroniczny kontakt z urzędami oraz posiadać elektroniczny nośnik danych – chip, z miejscem na kwalifikowany e-podpis. Projekt ustawy o nowych dowodach osobistych Rada Ministrów przyjęła 16 marca 2010 roku. Jeśli propozycja spotka się z aprobatą, wydawanie dowodów z mikroprocesorem rozpocznie się 1 stycznia 2011 roku. Nowe technologie i nowe pokolenie Coraz silniejsza potrzeba współdzielenia informacji oraz uzyskania dostępu do sieci o dowolnej porze i w dowolnym miejscu oraz postępujący rozwój technologii w ostatnich latach przyczyniły się do zmiany myślenia przedsiębiorstw o tradycyjnej dokumentacji. Firmy zaczynają dostrzegać, że dostępność nowych technologii działa także na korzyść elektronicznej dokumentacji. Co więcej, świat oszalał na punkcie bycia eko. A paperless offices doskonale wpisują się w ten trend. Jeremy Gutsche, założyciel magazynu Trend Hunter, który jest przykładem paperless office, jest zdania, że na powstanie i rozpowszechnienie takich firm wpływają trzy główne czynniki – technologiczny, ekologiczny i pokoleniowy. Ten trzeci komponent ma się okazać więc decydującym.  

Adriana Krawiec