19.05.2010

Sama zmiana dokumentu papierowego na elektroniczny niewiele firmie daje. Biorąc się za archiwizację dokumentów w formie cyfrowej, trzeba sobie zadać pytanie: co to usprawni w biznesie?

Katowice, ul. Bażantów 35. To chyba jeden z najbardziej znanych adresów w Polsce. Widnieje na każdej fakturze Telekomunikacji Polskiej (TP), z adnotacją, by tam kierować korespondencję do firmy. Pod tym adresem nie ma jednak żadnego biura TP. Jest tam siedziba firmy ArchiDoc, która na zasadzie outsourcingu prowadzi kancelarię telekomunikacyjnego giganta. Trafiające tam pisma są rejestrowane i skanowane. Papierowy oryginał ląduje w archiwum, a pracownicy TP korzystają w pracy z jego elektronicznego obrazu.

Podobnie jest w ING Banku Śląskim. Choć tam katowicki i warszawski adresy rzeczywiście wskazują siedziby adresata, to skanujący dokumenty ludzie są pracownikami ArchiDoc. Szef tej firmy zastrzega, by nie upraszczać obrazu digitalizacji dokumentów, czyli przekształcania ich z formy papierowej na elektroniczną w celu archiwizacji i dalszego obiegu w firmie. — Firma musi wiedzieć, wjakim celu chce dokonać digitalizacji. Ciągle się zdarza, że tok myślenia kończy się na samej decyzji o digitalizacji. Nie myśli się o tym, co ma ona usprawnić — zauważa Konrad Rochalski, prezes ArchiDoc.

— Firma powinna się zastanowić, jaką chce odnieść korzyść biznesową. Samo zeskanowanie dokumentów niewiele zmienia w porównaniu z ich obiegiem w formie papierowej. Sprawia tylko, że dokument poza wersją papierową istnieje w wersji elektronicznej — dodaje Bohdan
Wójcicki, specjalista ds. usług biznesowych w Xerox Polska.

Liczy się system

Nadrzędnym celem digitalizacji jest usprawnienie obiegu dokumentów w firmie. — Dokument papierowy ktoś musi przenosić z miejsca na miejsce. Jeśli chodzi tylko o podpis, to gdy nie zastanie odpowiedniej osoby, musi iść jeszcze raz. Bywa też, że papierowy dokument gdzieś
utknie i nikt nie wie, gdzie, albo mija jakiś termin z nim związany. W przypadku formy elektronicznej zaginięcie dokumentu jest niemożliwe. System pilnuje też związanych z nim terminów i automatycznie sygnalizuje ich upływanie. Naturalną korzyścią z przejścia na formę cyfrową jest też to, że z jednego dokumentu może korzystać w tej samej chwili kilka osób — wylicza Bohdan Wójcicki.

Najpopularniejszym sposobem archiwizacji jest skanowanie oryginałów i wprowadzanie do obiegu w firmie wersji cyfrowych. Można jednak wybrać opcję, w której korespondencja do zarządu nie jest otwierana w kancelarii, lecz w formie papierowej kierowana bezpośrednio do adresatów. Tak jak inne przesyłki, które po zeskanowaniu trafiają do archiwum, jest jednak opatrywana kodem kreskowym — co prawda nie na oryginale, ale na kopercie. Pozwala to monitorować, gdzie dokument się znajduje. Przyjmujący go powinien bowiem odnotować to w specjalnym czytniku. — Nie trzeba się trzymać zasady, że papierowy dokument leży na półce. Może wrócić na inną półkę, do innego oddziału firmy i nadal jest łatwy do zlokalizowania—podkreśla Konrad Rochalslti.

Decydując się na digitalizację, warto pomyśleć nawet o tak prozaicznym aspektem technicznym jak to, czy zeskanowane dokumenty przechowywać w formie czarno-białej czy kolorowej. Skanowanie kolorowe jest dłuższe i takie pliki potrzebują więcej miejsca w komputerowych systemach pamięci masowej. Przy dużej liczbie dokumentów spowalnia to digitalizację i podraża koszt elektronicznego składowania. Ale — z drugiej strony — niektóre dokumenty mogą zawierać kolorowe elementy istotne merytorycznie i rezygnacja z koloru sprawi, że dokument sprowadzony do formy czarno-białego pliku komputerowego stanie się nieczytelny.
Warto także pamiętać, że firmy, które oferują cyfrową archiwizację na zasadzie outsourcingu, są gotowe przechowywać nie tylko pliki graficzne, ale też tworzone np. przez systemy ERP.

— Jeśli jest to plik związany z fakturowaniem, to powstaje pytanie, czy ma być tylko przetwarzany wewnętrznie w firmie, wktórej powstał, czy po opatrzeniu podpisem elektronicznym będzie traktowany jako e-faktura. A tę trzeba przechowywać przez kilka lat — wyjaśnia Artur Miękina z działu sprzedaży rozwiązań informatycznych w Polskiej Wytwórni Papierów Wartościowych (PWPW).

Czas na średniaków

Przedstawiciele firm, które się zajmują archiwizacją, przyznają, że ich klientami są największe przedsiębiorstwa. Ale widzą już zainteresowanie także tych średnich. — Banki, telekomy, towarzystwa ubezpieczeniowe już sobie nie wyobrażają pracy na innej formie dokumentów niż elektroniczna. To sprawia, że za ich przykładem archiwizacja w formie cyfrowej zaczyna wchodzić do firm leasingowych i windykacyjnych — twierdzi Bohdan Wójcicki.
 
Kamil Kosiński