16.08.2010

Według danych GUS w Polsce za pomocą e-faktur rozlicza się jedynie od 3 do 7 proc. przedsiębiorstw. Dla porównania – w Danii 60 proc. wszystkich faktur znajdujących się w obrocie, to faktury elektroniczne. Rynek faktur elektronicznych w Polsce jest dopiero u progu rozwoju, a przecież obniżanie liczby transakcji zawieranych w tradycyjny sposób i przejście na wersje elektroniczne niesie milionowe oszczędności.

Dlaczego warto?

Prekursorami w zakresie stosowania e-faktur są duże przedsiębiorstwa z branży finansów, ubezpieczeń i telekomunikacji, które na różne sposoby próbują zachęcić swoich klientów do rezygnacji z rozliczeń w formie papierowej. Z faktur elektronicznych często też korzystają sieci handlowe i spółki z branży motoryzacyjnej. Wprowadzanie e-faktur czy elektronicznego systemu dokumentów, na razie częściej odnotowuje się w przypadku współpracy na poziomie przedsiębiorstw, czyli działaniach B2B, jednak firmy starają się stopniowo przechodzić na rozliczenia elektroniczne, również w komunikacji z klientami indywidualnymi.

W przypadkach wyżej wymienionych sektorów, zastosowanie e-faktur bazuje na elektronicznych rozwiązaniach wspomagających wymianę danych (system EDI). Obieg informacji zostaje zautomatyzowany i ustandaryzowany, co umożliwia przyspieszenie przepływu korespondencji i wzrost efektywności działań. Niewątpliwym atutem rozliczeń elektronicznych jest zmniejszenie kosztów działalności biznesowej.

Jednak rozpatrując wielowymiarowe wady i zalety e-faktury, należy dodać, iż jednym z częstszych powodów, dla których e-faktury nie budzą entuzjazmu, to bezlitosna terminowość. Doku¬ment w formie elektronicznej jest zawsze dostarczony na czas, nigdy nie ginie, wiadomo kto go odczytał i kiedy. Nie ma więc miejsca na wymówki, że zaginął, że nie dotarł, a w efekcie trzeba go uregulować na czas.

Dla mniejszych przedsiębiorców, jedną z podstawowych barier związanych z wdrożeniem takiego rozwiązania, jest sam koszt inwestycji – próg wejścia. Funkcjonowanie e-faktur wymaga zainstalowania w firmie kwalifikowanego podpisu elektronicznego i wykupienia co rok lub co dwa lata certyfikatu, a następnie okresowego odnawiania licencji.

Dzięki zastosowaniu e-faktur, średnia europejska firma oszczędza około 1000 euro rocznie, a przedsiębiorstwo wystawiające miesięcznie 20 tyś. faktur – 3 min euro. Szacuje się, że w Polsce liczba firm korzystających z rozwiązań EDI, dopiero osiąga poziom zaledwie kilku tysięcy. Platformy i rozwiązania umożliwiające elektroniczny obieg dokumentów, w tym
e-faktur, pozostają dla firm źródłem korzyści finansowych, a także umożliwiają terminowe i bezpieczniejsze zarządzanie dokumentacją.

Elementem zasługującym na uwagę jest fakt automatycznej walidacji, czyli weryfikacji danych z dokumentu z tymi znajdującymi się w systemie i na zamówieniu. Elektroniczna forma faktury jest wygodna w przechowywaniu i przeglądaniu, a dostęp do niej jest możliwy z każdego miejsca i w dowolnym momencie. Warto także podkreślić pozytywny wpływ na ekologię – wersje elektroniczne eliminują druk i redukują wykorzystanie papieru, a tym samym chronią środowisko.

Model outsourcingowy przy e-fakturach

Wprowadzenie e-faktury, otwiera także drogę do skorzystania z outsourcingu zarządzania dokumentacją księgową, co wiąże się z dalszą redukcją kosztów. W takim modelu system do obiegu dokumentów dostarcza, wdraża i utrzymuje outsourcer. W gestii firmy zewnętrznej leży cala inwestycja związana z budową i obsługą infrastruktury informatycznej do obsługi
e-faktury oraz wprowadzenie procedur optymalizujących i gwarantujących bezpieczeństwo procesu. Po podsumowaniu oszczędności, wynikających z przekazania zarządzania elektroniczną dokumentacją wyspecjalizowanym w tym firmom, obniża koszt przetwarzania dokumentu (w porównaniu do wersji papierowej), nawet o kilkadziesiąt procent.

Andrzej Zieliński, Business Development Manager, ArchiDoc SA