22.09.2010

Akwizycje przedsiębiorstw w ramach konsolidacji części sektorów gospodarki, a także fuzje lub przejęcia mniejszych spółek to procesy skomplikowane, wymagające odpowiedniego przygotowania ze strony firm. Standaryzacja procedur i struktur organizacji biorących udział w procesie akwizycji jest dużo łatwiejsza dzięki odpowiedniemu wykorzystaniu usług outsourcingowych zarówno przed, po, jak i w trakcie fuzji.

Rynek akwizycji jest w Polsce stosunkowo ożywiony, co wynika z obniżenia wartości części podmiotów, związanej z ogólnoświatowym spowolnieniem gospodarczym. Obecnie przejęcia mniejszych firm planuje coraz więcej spółek z sektora IT, multimediów, przemysłu, energetyki, a nawet branży spożywczej. Budowa silnych grup w ramach danego sektora ma pozytywny wpływ na rozwój przedsiębiorstw, jest źródłem innowacji, pozwala na wymianę doświadczeń, a co najważniejsze, przynosi firmie korzyści strategiczne. Przejęcia stały się popularną formą budowania przewagi lub uzupełniania oferty przedsiębiorstw.

Jednym z wyzwań, jakie stoją przed spółkami planującymi akwizycje, jest ujednolicenie infrastruktury i procesów obcych dla siebie dotychczas podmiotów biznesowych. Rozwiązania outsourcingowe w zakresie back-office pomagają firmom, biorącym udział w procesie, ujednolicić i standaryzować sposoby rejestracji oraz dostępu do dokumentów. Niekompatybilność organizacji kupującej i kupowanej może na przykład opóźniać wprowadzenie produktu na rynek, co pośrednio wpływa na wyniki finansowe firmy. Outsourcing rozwiązań back-office pomaga odpowiednio przygotować akwizycję i ułatwia proces integracji firm.

Praca w oparciu o e-dokumenty zwiększa przejrzystość organizacji, co jest bardzo istotne w przypadku np. audytów czy due dilligence. Dobrym przykładem takiego rozwiązania jest projekt zrealizowany przez ArchiDoc w Grupie Tauron. Wdrożenie poprzedzało due dilligence w związku planowanym przejęciem spółek mających dołączyć do holdingu. Dzięki systemom outsourcingowym ryzyko zniszczenia, zgubienia czy przetrzymania dokumentu zostało zniwelowane do bezpiecznego poziomu, w którym zarząd i pracownicy dokładnie wiedzą, na jakim etapie obiegu znajduje się dokument. Automatyzacja obiegu dokumentów pozwoliła Grupie Tauron uzyskać pełną kontrolę nad przebiegiem i statusem poszczególnych zadań, terminowością ich realizacji oraz badaniem efektywności zaangażowanych w procesy pracowników, we wszystkich spółkach należących do Grupy. Podmioty zewnętrzne, prowadzące audyty w spółkach, zyskały szybki dostęp do pełnej dokumentacji finansowej badanych podmiotów. Wsparcie systemowe działań administracyjnych w organizacjach, które przetwarzają tysiące dokumentów, służy nie tylko obniżeniu kosztów, lecz przede wszystkim ułatwia codzienną pracę oraz usprawnienia komunikację z klientami, a także innymi podmiotami rynku.

Z drugiej strony uczestnictwo w procesie łączenia się dwóch spółek jest ciekawym wyzwaniem dla outsour-cera. Szczególnie w przypadku, gdy oba podmioty współpracowały wcześniej z danym dostawcą usług. Ujednolicenie wszystkich procesów i procedur, wybór tych „lepszych", a następnie ich wdroże¬nie nie jest zadaniem łatwym. Ilustruje to dobrze przykład Tele2 i Netii. Skuteczne zintegrowanie dwóch organizmów było ogromnym wyzwaniem operacyjnym nie tylko dla naszego Klienta, ale także dla nas, firmy obsługującej obie spółki przed ich integracją.

Do zalet wykorzystania usług outsourcingowych w procesie akwizycji należą: 
 

• pełna kontrola nad obrotem dokumentacji,
• obniżenie kosztów kancelaryjnych,
• łatwa kompatybilność systemów w spółce kupującej i kupowanej.
   

Podejmując współpracę z outsourcerem strategicznym, firma uzyskuje nowe kompetencje i możliwości. Tym samym proces akwizycji staje się mniej uciążliwy, a firmy zwiększają szansę na uzyskanie przewagi konkurencyjnej.
 

Konrad Rochalski, Prezes Zarządu ArchiDoc