03.11.2010

Ostatnia część naszej czteroetapowej dyskusji panelowej wokół zagadnienia outsourcingu pocztowego zdecydowanie wychylona jest w przyszłość. Firmy, jeśli chcą utrzymać swoich Klientów, a zwłaszcza pozyskać nowych, muszą być wyczulone na dwa rodzaje głosów. Po pierwsze głos swoich Klientów – to czego potrzebują, jakie mają oczekiwania? A po drugie – głosy z branży. Firmy muszą być czujne, jakie nowe prądy pojawiają się w ich najbliższym otoczeniu. Muszą wiedzieć, czy nowe rozwiązania są godne uwagi oraz inwestowania w nie swoich środków finansowych oraz czasu.

 Jak zgodnie potwierdzają przedstawiciele wszystkich firm outsourcingowych dzieje się dużo. Poczta hybrydowa, inwazja osławionego „e” w dziedzinie dokumentów, fakturowania, wypieranie dokumentacji papierowej przez dokumenty elektroniczne. Firmy outsourcingowe wszystkie te trendy muszą bardzo uważnie obserwować i dostosowywać się do nowych realiów. Kto się zagapi, stanie w miejscu, zostanie z tyłu za konkurencją i może już mieć szansy na odrobienie strat.

Pocztowokurierski.pl: W jakim kierunku ewoluuje proces obróbki danych? Czy na przykład poczta hybrydowa będzie systematycznie zyskiwała na znaczeniu?

Konrad Rochalski, Archidoc: Zdecydowanie kierunkiem rozwoju jest ucyfrowienie dokumentacji wielu firm w Polsce. Dotyczy to nie tylko spółek obsługujących masowego Klienta, lecz także rzeszy mniejszych firm, które muszą uporać się z przerostem dokumentacji oraz znaleźć racjonalną i efektywną metodę archiwizowania dokumentów.

Poczta hybrydowa łączy funkcjonalność poczty elektronicznej i cechy tradycyjnych usług poligraficznych i pocztowych. Skraca czas dostarczenia korespondencji do odbiorcy, a jednocześnie – dzięki rozwiązaniom IT – optymalizuje koszty obsługi pocztowej. Poczta hybrydowa jest bezpieczna, spełnia wszystkie standardy technologiczne, a przede wszystkim odpowiada praktycznym i użytkowym oczekiwaniom odbiorców, ale równocześnie wiąże się z dużo większymi kosztami niż np. prowadzenie centrum mailingowego w modelu scentralizowanym. Poczta hybrydowa wymaga kilku ośrodków na terenie całego kraju, a co za tym idzie kilku zestawów maszyn, kilku serwerowni, większej liczby licencji, kilku magazynów i systemów zaopatrzenia oraz – co najważniejsze – dużej liczby pracowników, których maksimum efektywności nigdy nie zostaje osiągnięte. Zarządzanie takimi zasobami jest wielkim wyzwaniem. Bazując na własnych doświadczeniach i mając do wyboru model hybrydowy, a inwestycję w scentralizowany ośrodek – poparty dobrą logistyką i dostarczający przesyłki do lokalnych hubów w kilka godzin, wybrałbym to drugie rozwiązanie. Oczywiście mając na uwadze budowanie wartości biznesu i jego rentowność. (…)