18.11.2010

Od przeszło pięciu lat polscy przedsiębiorcy mają wybór – mogą wystawiać faktury w formie tradycyjnej – papierowej, bądź też skorzystać z faktur elektronicznych, które można wysyłać do Klientów, a także rozliczyć się na ich podstawie z Urzędem Skarbowym. Jednak jak podaje GUS tylko 3% do 7% firm decyduje się zrobić krok naprzód w stronę digitalizacji.

E-faktura jest elektronicznym odpowiednikiem faktury papierowej. Aby móc wprowadzić ją do swojej firmy trzeba przede wszystkim uzyskać zgodę od Klienta na tę formę rozliczania. Co istotne, zgodę trzeba uzyskać na papierze, tak więc przedsiębiorca musi najpierw przekonać swojego Kontrahenta, że ta forma rozliczeń będzie dla niego korzystna. Sama zgoda oczywiście nie wystarczy. Aby e-faktura mogła funkcjonować na równych prawach z jej papierowym odpowiednikiem musi zostać zatwierdzona pod kątem autentyczności pochodzenia, czyli jak wyjaśnia Marcin Hołub z firmy Unizeto Technologies – Musimy być pewni kto był wystawcą faktury elektronicznej warunkiem i ze nie nastąpiła ingerencja warunkiem jej treść. Ostatnim warunkiem jest konieczność bezpiecznego przechowywania e-dokumentu przez wymagany prawnie okres czasu – 6 lat.

PODPIS ELEKTRONICZNY VS. EDI

Narzędziami, które na dzień dzisiejszy zapewniają gwarancję autentyczności oraz integralności jest podpis elektroniczny, a także EDI. Podpis elektroniczny jest zdecydowanie prostszą i przede wszystkim tańszą opcją. Jak tłumaczy Andrzej Zieliński z firmy ArchiDoc: – Elektroniczny podpis umożliwia podpisywanie dokumentów na odległość i służy do identyfikacji osoby indywidualnej lub przedsiębiorstwa. E-podpis składany jest na odpowiednim urządzeniu, następnie wprowadzone są dane osoby indywidualnej lub instytucji, które podlegają weryfikacji przez organ administracyjny. Do składania bezpiecznego elektronicznego podpisu potrzebne jest jedynie specjalne, choć dosyć proste urządzenie – czytnik kart USB. Należy wykupić również certyfikat kwalifikowany. W Polsce znajdują się trzy podmioty certyfikujące: Krajowa Izba Rozliczeniowa, Polska Wytwórnia Papierów Wartościowych oraz Unizeto Technologies. Koszt wprowadzenia e-faktury w oparciu o podpis elektroniczny wahają się w granicach 300 do 600 zł, certyfikaty wydawane są na rok lub dwa lata. Po tym okresie należy je tylko odnowić za kwotę mniej więcej o połowę niższą od początkowej , czyli ok.130 zł.

Podpis elektroniczny funkcjonuje w dwóch wersjach: podpis powszechny oraz kwalifikowany. Różnica między nimi jest jednak zasadnicza – tylko podpis kwalifikowany uważany jest za środek zapewnienia autentyczności i integralności treści e-faktury, bowiem tylko on jest odpowiednikiem składanego własnoręcznego podpisu. Natomiast podpis niekwalifikowany, jak wyjaśnia Andrzej Zieliński, – Nie jest równoważny z podpisem własnoręcznym i służy do parafowania dokumentów mniejszej wagi, takich jak np.: poczta elektroniczna. Żeby móc posługiwać się powszechnym podpisem wystarczy posiadać niekwalifikowany certyfikat oraz komputer.

Drugą ze wspomnianych opcji potwierdzania prawdziwości wystawianej faktury jest EDI, czyli, system elektronicznej wymiany danych, którego wprowadzenie jest już zdecydowanie bardziej skomplikowane. EDI zapewnia kompleksową wymianę danych między wystawcą i odbiorcą faktur. Stosowany jest przede wszystkim przez większe przedsiębiorstwa, które wystawiają ponad kilkanaście tysięcy faktur VAT miesięcznie. W jakich konkretnych sytuacjach warto zdecydować się na ten system?- Dany podatnik może chcieć, aby przychodzące do niego e-faktury były od razu księgowane w systemie finansowym. Wymaga to uzgodnienia formatu przesłanych e-faktur z ich wystawcą. Jednocześnie oznacza to większe koszty. W sytuacji takich dodatkowych wymagań należy wdrażać bardziej złożone systemy do e-fakturowania, realizujące standardy tzw. Systemu EDI. Koszt takiego wdrożenia bardzo trudno ocenić, ponieważ zależy on od szeregu szczegółowych okoliczności właściwych dla danego podatnika. Może być to koszt od kilkudziesięciu do nawet kilku milionów złotych. – tłumaczy Ernest Frankowski z firmy Deloitte.

FISKUS MUREM STOI

Mimo tego, że aż 66% Polaków deklaruje chęć otrzymywania faktur w postaci elektronicznej i tak jej popularność wśród polskich przedsiębiorców jest, w porównaniu do innych krajów europejskich, znikoma. To przede wszystkim cena oraz brak konkretnej wiedzy, jak wprowadzić elektroniczne faktury są podstawowymi hamulcami implementowania tego narzędzia w firmach. Dodatkowym, jednakże niezwykle istotnym czynnikiem, jest również stanowisko Urzędu Skarbowego. Na mocy obowiązującej ustawy prawnej rozliczenie z Fiskusem może nastąpić tylko przy użyciu faktury zatwierdzonej podpisem elektronicznym, bądź też systemem EDI. I choć w maju 2010 roku Naczelny Sąd Administracyjny stwierdził, że wysyłanie faktur do urzędu e-mailem w formacie PDF bez podpisu elektronicznego jest zgodne z przepisami, nie wpłynęło to na zmianę decyzji Ministerstwa Finansów. – Obecne brzmienie rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 14 lipca 2005 r. w sprawie wystawiania oraz przesyłania faktur w formie elektronicznej, a także przechowywania oraz udostępniania organowi podatkowemu lub organowi kontroli skarbowej tych faktur zawiera zamknięty katalog narzędzi gwarantujących autentyczność pochodzenia faktur i integralności ich treści. Jest to bezpieczny podpis elektroniczny weryfikowany za pomocą ważnego kwalifikowanego certyfikatu lub wymiana danych elektronicznych (EDI). Oznacza to, że do czasu zmiany przepisów cyt. rozporządzenia, przesyłanie faktur VAT drogą elektroniczną bez zastosowania wspomnianych narzędzi jest niezgodne z obowiązującym stanem prawnym. – odpowiedziała na redakcyjne pytania Magdalena Kobos z Ministerstwa Finansów.

NOWE ROZPORZĄDZENIE NA HORYZONCIE

Na styczeń 2011 roku zaplanowane jest wejście w życie nowego rozrządzenia, z którym przedsiębiorcy wiążą spore nadzieje. Mówi się bowiem, że nowa podstawa prawna wprowadzi pewne udogodnienia i uproszczenia w zakresie potwierdzania prawdziwości e-faktury, co będzie miało przełożenie na obniżenie ceny wprowadzenia tego rozwiązania do firmy, a finalnie wpływie pozytywnie na jej rozpowszechnienie wśród przedsiębiorców. W uzasadnieniu do rozporządzenia można przeczytać m.in. że podpis elektroniczny lub EDI będą tylko przykładowymi, więc nie jedynymi, formami gwarancji autentyczności. W Uzasadnieniu mowa jest tylko, że inne zabezpieczenia są możliwe, jeśli zapewnią one integralność i autentyczność pochodzenia. Otwiera się więc pewna furtka na wprowadzenie „nowości”. Jednakże jak podkreśla Magdalena Kobos z Ministerstwa – przedsiębiorcy będą robili to na własne ryzyko.

Pojawiło się więc światełko w tunelu, ale powiedzmy sobie szczerze, świeci ono na razie dosyć niewyraźnie, bowiem owa trzecia opcja jest bardzo słabo sprecyzowana. W zasadzie wszystkie nowe rozwiązania, które mogłyby zostać wzięte pod uwagę, a które znacznie wpłynęłyby na uproszczenie całego procesu, nie dają niezbędnej gwarancji autentyczności – W tym miejscu należy odnieść się do możliwości wysyłania faktur w postaci dokumentów otwartych typu np.: excel, word. Odbiorca dokumentu może zmienić w każdej chwili treść tego dokumentu, w rezultacie wersja Odbiorcy i Wystawcy może być różna. Wobec tego trudno zagwarantować integralność treści dla dokumentu w postaci excel lub word wysłanego e-mailem. Wydawać by się mogło, że zmiana postaci z word lub excel na pdf zagwarantuje bezpieczeństwo i nienaruszalność dokumentów – przecież zmiana treści dokumentu w postaci pdf jest niemożliwa. Nie jest to niestety prawda. Istnieją narzędzia, w tym darmowe, które umożliwiają zmianę treści dokumentu pdf – dzielił się swoimi spostrzeżeniami z redakcją Krzysztof Nowański z firmy Inforsys. A wiadomym jest, że nikt racjonalnie myślący nie zdecyduje się na ryzyko wypróbowania nowej, niesprawdzonej formy i ewentualne starcie z Urzędem Skarbowym, gdy nadejdzie „radosny” czas rozliczeń. 

"Na zachodzie bez zmian” – chciałoby się zacytować tytuł książki Remarque’a. Obecna, jak i niestety także przyszła sytuacja, nie przynosi na razie nadziei na jakiekolwiek uproszczenie systemu. Uderza to zwłaszcza w małych oraz średnich przedsiębiorców, którzy ze względu na niewielką ilość wystawianych faktur, nie decydują się na krok w stronę domeny e-, bowiem po prostu się im to nie opłaca. Stronami, które bez wątpienia zyskują na tej patowej sytuacji są po pierwsze operatorzy pocztowi, ale także firmy poligraficzne zajmujące się drukiem faktur, którym e-substytuacja zapewne spędza już od jakiegoś czasu sen z powiek. Póki co mogą jednak spać spokojnie.

 Tekst: Beata Pękala