06.09.2011

Za kilka lat większość dokumentów potrzebnych do prowadzenia firmy będzie istniała w obiegu elektronicznym. Firmy zarządzające dokumentami już zacierają ręce, a przedsiębiorcy liczą, ile da się na tym zaoszczędzić

W Polskich firmach rośnie góra papierów. Nie liczy się ich już ani w sztukach, ani w liczbie segregatorów. Ilość dokumentów podaje się w metrach bieżących, jakie zajmują na półkach. Firma Ruch zgromadziłajuż 30 km kartek stojących jedna za drugą. Ale to i tak nic w porównaniu z TP SA, do której każdego dnia przychodzi 20 tysięcy listów. I to tylko tych dotyczących klientów indywidualnych – nie licząc firm. Teraz Telekomunikacja musi radzić sobie ze zbiorem 140 km dokumentów.

– Kiedyś podpisywało się jedną umowę na telefon i wystarczała ona na długo. Teraz umowy odnawia się co dwa lata. Mało tego, klienci mają możliwość zmiany operatora w trakcie jej trwania, a to kolejne papiery. M.in. dlatego ilość dokumentów w przedsiębiorstwach stale rośnie – tłumaczy Konrad Rochalski, prezes firmy ArchiDoc, która w trzech centrach logistycznych zarządza już zbiorem 250 km dokumentów.

Wciąż wydłużającym się rzędom dokumentów „pomagają" też polskie przepisy, które każą teczki osobowe trzymać aż 50 lat. Sterty umów rosną również w bankach. Te, udzielając kredytów hipotecznych, na pewno nie pozbędą się dokumentów przez cały czas ich obowiązywania, a to oznacza konieczność składowania przez kilkadziesiąt lat.

Firmy szukają sposobów, jak pozbyć się kłopotu.
Najczęściej oddają dokumenty na przechowanie firmom zewnętrznym. Rynek outsourcingu dokumentów w Polsce rośnie. Na samym przechowywaniu papierów branża zarabia już ponad 50 mln zł rocznie. Papierowy biznes robi się coraz bardziej opłacalny, m.in. dlatego, że rosną koszty magazynowania dokumentów na własną rękę. Firmy mające siedziby w najdroższych biurowcach nie chcą marnować drogiej powierzchni na trzymanie teczek z papierami.

Oddanie dokumentów to już nie strach.
Firmy je przechowujące wprowadziły procedury bezpieczeństwa i można powiedzieć, że u nich dokumenty są bezpieczniejsze niż u właścicieli. – Firmy często gubią dokumenty. Dotyczy to szczególnie tych z rozproszoną strukturą, gdzie korespondencja krąży między oddziałami. U nas to niemożliwe – zapewnia Rochalski. Każdy dokument, segregator i karton ma kod kreskowy. Jest skanowany i system informatyczny wie, gdzie leży. Dzięki temu w każdej chwili można do niego dotrzeć. ArchiDoc jest w stanie znaleźć i udostępnić klientowi każdy papier w ciągu dwóch godzin.

Ale w zarządzaniu dokumentami szykuje się rewolucja. Odpowiedzią na rosnące magazyny z papierami jest ich digitalizacja. Na razie obok tradycyjnych wersji dokumentów tworzy się cyfrowe kopie. Papiery leżą w magazynach, a po firmie krążą zamiast nich pliki. Pracy wcale nie jest dużo więcej. Przecież każdą kopertę i tak ktoś musi otworzyć i zdecydować, co z nią dalej. Więc czemu od razu jej nie zeskanować i udostępniać klientowi w wersji elektronicznej? Firmy zarządzające dokumentami oferują klientom serwisy online. Działa to jak konto w banku internetowym. Wystarczy się zalogować i na ekranie komputera można zobaczyć umowę, fakturę czy teczkę osobową pracownika. Szczególnie ta ostatnia możliwość przypadła do gustu menedżerom. Przepisy mówią, że teczki pracowników muszą być przechowywane w metalowych szafach, a to dla firmy kłopot. Ponadto sam fakt przeglądania teczek personalnych może wywołać sporo zamieszania. Rodzą się plotki, że ten idzie do zwolnienia, a tamten dostanie awans. Menedżerowie wolą tego uniknąć.

Nie wszystko opłaca się skanować. Na przykład faktury sprzedaży z automatu trafiają do systemu firmy i nie ma sensu tworzyć ich kopii elektronicznych. Co innego umowy. (…)

Specjaliści mówią, że już przy 100 metrach dokumentów trzeba oddelegować do ich obsługi pracownika. A to dodatkowe koszty. Są firmy, które papierów miały już tak dość, że jako adres korespondencyjny podają firmę, która zarządza ich dokumentami. (…)

Michał Frąk