25.06.2012

Wspólna księgowość, zakupy, budżetowanie – niektóre miasta już to robią. Pojawiają się też pierwsze projekty outsourcingowe.

Polska jest najpopularniejszą w Europie lokalizacją centrów usług biznesowych. Do grona jego klientów powoli dołącza administracja. Rząd od roku ma Centrum Usług Wspólnych, które odpowiada za zakupy dla urzędów. Miasta idą dalej. – Wybraliśmy jednego brokera, który zajmuje się ubezpieczeniem majątku miasta. Górnośląski Związek Metropolitalny zleca zakup energii dla większości zrzeszonych miast – wymienia przykłady Piotr Uszok, prezydent Katowic.

Samorządowiec ma dużo więcej pomysłów.
– Chcielibyśmy wprowadzić wspólną księgowość, budżetowanie i finanse dla szkół – mówi Piotr Uszok.

Podobne plany ma Wrocław. Na razie to niemożliwe.
– Prawo wymaga, by w każdej szkole zatrudniona była księgowa na etacie. Pytanie,czy na pełnym, czy może na 1/36 etatu, żeby mogła być jedna księgowa na 36 szkół. Prawo jest niejasne, a nikt nie chce podejmować decyzji – mówi Paweł Panczyj, ekspert Ernst & Young.
– Te przepisy powstały w czasach, gdy nikt nie myślał o centrach usług wspólnych. Musimy o tym porozmawiać z minister edukacji narodowej Krystyną Szumilas. Chciałbym, by takie centra można tworzyć w roku szkolnym 2013/14 – mówi Piotr Uszok.

Pomysły na oszczędności
O wiele mniej popularny w administracji jest outsourcing. – Nie znam wielu przypadków korzystania z outsourcingu przez urzędy w Polsce. Nasze najnowsze wdrożenia to projekty w kilku urzędach geodezji i kartografii. Głównie jednak nasze wdrożenia w gminach dotyczą tylko sprzedaży oprogramowania. Nie świadczymy kompleksowych usług outsourcingowych – przyznaje Konrad Rochalski, prezes Outsourcing Experts, grupy firm zatrudniających w Polsce ponad 6 tys. osób.

Jego zdaniem, jest wiele obszarów, gdzie zewnętrzne firmy mogłyby wspomóc urzędy. – Call center pojawiło się we Wrocławiu. Jest jaskółka, może dołączą inne miasta, które z czasem – tak jak duże firmy – odejdą od wykonywania tej usługi własnymi siłami i zaczną oddawać ją w outsourcing. Druga możliwość to biura podawczo-odbiorcze. Każdy urząd to wielka kancelaria. Gdyby proste prace wykonywała firma outsourcingowa – a zrobi to zdecydowanie efektywniej – specjaliści z urzędu mogliby się skoncentrować na pracy merytorycznej – mówi Konrad Rochalski.

Niełatwo jednak wprowadzić outsourcing. – W sektorze publicznym outsourcing wiąże się ze zwolnieniami, więc dodatkowo istnieje obawa przed oporem społecznym – wyjaśnia Paweł Panczyj.

Jest na to sposób.
– W Wielkiej Brytanii funkcjonuje tzw. model TUPE [Transfer of Undertakings (Protection of Employment)], który został skonstruowany głównie z myślą o ochronie pracowników, których obowiązki są transferowane do realizacji przez inne podmioty gospodarcze. TUPE głównie ma zastosowanie w sektorze publicznym i m.in. zapewnia pierwszeństwo w kontynuacji świadczenia pracy przez pracownika, którego obowiązki są oddawane w outsourcing. Niejednokrotnie pracownik nadal pozostaje przy biurku, lecz odpowiedzialność za jego pracę przejmuje outsourcer. W Polsce też jesteśmy w stanie dojść do podobnego modelu, choć trzeba będzie dokonać kilku zmian w przepisach – mówi Wiktor Doktor, szef SWS BPO w Polsce.

Wyspiarze potrafią
W Wielkiej Brytanii co tydzień pojawiają się przetargi organizowane przez sektor publiczny, i to zarówno przez urzędy miast, gmin czy organizacje zarządzające, np. transportem miejskim.
– Tylko w ubiegłym tygodniu pojawiło się 17 przetargów o charakterze outsourcingowym, a wśród nich dotyczące m.in. obsługi kadr i płac dla kilku linii metra w Londynie, ankiet dotyczących obsługi osób niepełnosprawnych dla jednego z miejskich szpitali, 24 godzinnej obsługi infolinii dla obcokrajowców w jednej z gmin, obsługi księgowej dla poczty, długoterminowej obsługi prawnej dla jednej z gmin i wiele innych – mówi Wiktor Doktor.

– Gminy myślą o outsourcingu, ale nie wiedzą, jak się do niego zabrać. Jesteśmy otwarci, by usiąść wspólnie do stołu i zastanowić się nad tym. Kłopotem jest ustawa o zamówieniach publicznych. Ważne jest ustalenie odpowiednich kryteriów przy przetargu, bo istnieje obawa, że wygrają firmy z najtańszą ofertą, ale kompletnie nieprzygotowane. Urzędnicy boją się podejmować takie decyzje – uważa Marek Grodziński, wiceprezes BPO Capgemini Polska i wiceprezes Związku Liderów Sektora Usług Biznesowych (ABSL).

Małgorzata Grzegorczyk