31.03.2014

(…)

Archiwizacja dokumentów w wersji elektronicznej nie tylko usprawnia obieg informacji w organizacji, ale też gwarantuje wyższy poziom bezpieczeństwa danych. Ochronę przechowywanych w e-archiwum plików zapewniają kompleksowe rozwiązania, nie tylko informatyczne, ale także procedury chroniące przed nieuprawnionym dostępem do informacji.

Ważne jest, aby dostęp do archiwizowanych dokumentów mieli tylko autoryzowani użytkownicy. – Transmisja danych pomiędzy e-archiwum a stacjami roboczymi użytkowników jest realizowana za pomocą bezpiecznych połączeń szyfrowanych. Wszystkie czynności operacyjne wykonywane przez pracowników oraz droga danego dokumentu są szczegółowo śledzone w systemie. Do tego dochodzi ochrona i archiwizacja danych, czyli codzienne i wielokrotne tworzenie kopii zapasowych, szybkie odzyskanie danych oraz składowanie danych w ośrodku zapasowym. Dzięki zastosowaniu e-archiwizacji chronione są także dokumenty papierowe.

Pracownicy, korzystając z formy elektronicznej, w większości przypadków nie muszą używać oryginałów, co zabezpiecza je przed zniszczeniem czy zaginięciem. Ma to również niebagatelne znaczenie w przypadku zdarzeń losowych, takich jak pożar czy zalanie – mówi Konrad Rochalski, prezes zarządu ArchiDoc, Grupa OEX.

(…)

Dzięki cyfrowemu archiwum osoby z firmy mają dostęp do informacji (w trybie online) także poza jej siedzibą. – Z danego dokumentu może korzystać kilka osób jednocześnie, a dostęp i możliwości edycji są regulowane przez bezpieczny system uprawnień. Dzięki odpowiedniemu przypisaniu konkretnych parametrów (metryk) do każdego obrazu dokumentu można bardzo sprawnie odnaleźć w bazie wszystkie potrzebne pliki -mówi Konrad Rochalski.

Decydując się na cyfrowe archiwum, warto przede wszystkim dokładnie przeanalizować potrzeby organizacji, uwzględniając także jej przyszły rozwój.

Kompleksowe rozwiązanie

– Samodzielne wdrożenie repozytorium elektronicznego wymaga nie tylko nakładów finansowych na zakup serwera, bazy danych, ale także zasobów niezbędnych do bieżącej obsługi systemu, np. zatrudniania administratora czy tworzenia procedury back-upowej. Dlatego z takiej usługi realizowanej w modelu outsourcingowym korzysta dziś aż 66 proc. firm. Najczęściej e-archiwi-zacja jest elementem bardziej kompleksowego rozwiązania. Korzystający z niej klienci powierzają nam także przechowywanie papierowych oryginałów dokumentacji (która po zeskanowaniu trafiła do e-archiwum) oraz obsługę korespondencji -mówi Rochalski. Decydując się na współpracę z partnerem zewnętrznym, najpierw należy zweryfikować jego referencje. Warto zwrócić uwagę także na innowacyjność i wiarygodność rozwiązania, a także na elastyczność i umiejętność szybkiego reagowania na zmiany oraz infrastrukturę.