29.12.2014

Problemowi zarządzania obiegiem dokumentów i procesem wymiany informacji musi stawić czoła każde przedsiębiorstwo. Swoje typowe problemy mają też w tej materii firmy z sektora TSL. W jaki sposób usprawnić ten proces i zapanować nad potencjalnymi kłopotami?
Potencjalne problemy

W polskich firmach często spotykamy problem z precyzyjnym zdefiniowaniem procesów biznesowych. Niejednokrotnie brakuje świadomości poszczególnych etapów takich procesów oraz wskazania osób odpowiedzialnych za kolejne kroki. Identyczne zadania są wykonywane na różne sposoby, a te same czynności często są dublowane przez kilku pracowników albo nawet różne działy. Kilkukrotne kserowanie tego samego dokumentu to zarówno strata czasu, jak i konkretny koszt dla firnu. Taki brak jasno zdefiniowanych procesów skutkuje również tym, że dokumenty trafiają do niewłaściwych osób. W konsekwencji załatwianie poszczególnych spraw trwa dłużej, co finalnie wpływa na efektywność działania całej organizacji.

Często firmy mają także problem z przygotowaniem właściwego miejsca do przechowywania dokumentów. Nieodpowiednia temperatura czy zbyt wysoka lub zbyt niska wilgotność mogą negatywnie wpłynąć na stan i czytelność dokumentacji. Ważne jest także zapewnienie właściwego bezpieczeństwa przechowywanym danym, nie tylko tym osobowym, ale także informacjom stanowiącym handlową tajemnicę przedsiębiorstwa. Kłopot może sprawiać także konieczność dostosowywania się do zmieniających się regulacji prawnych z tego zakresu.

Branżowa specyfika

Firmy z branży TSL na co dzień procesują duże ilości dokumentów przewozowych. Największe podmioty często funkcjonują w oparciu o elektroniczne listy przewozowe, jednak wciąż jest spora rzesza tych bazujących na papierze. W przypadku znaczącej skali działania zarządzanie dużym wolumenem dokumentów nastręcza licznych problemów, np. w przypadkach konieczności szybkiego wyszukania dokumentu czy kiedy okazuje się, że dany list przewozowy zaginął lub został zniszczony. Potrzebne jest także miejsce do ich przechowywania oraz ludzie do ich obsługi. W branży logistycznej nie brakuje także dużych ilości typowej firmowej dokumentacji, np. umów, korespondencji czy dokumentów kadrowo-płacowych. Nieefektywny sposób zarządzania nimi skutkuje wymiernymi stratami, obniżając konkurencyjność danego podmiotu i negatywnie wpływając na jego wizerunek w oczach klientów, dostawców i pracowników.
W firmach logistycznych, które pracują w oparciu o papierowe dokumenty przewozowe, rekomendujemy przede wszystkim usługę digitalizacji i archiwizacji dokumentów. Po zeskanowaniu pliki trafiają do elektronicznego repozytorium, dzięki czemu są dostępne w szybki i wygodny sposób dla wszystkich osób posiadających uprawnienia do dostępu do nich. Co ważne, z jednego pliku może korzystać wielu pracowników firmy logistycznej jednocześnie, także pracujących w różnych lokalizacjach. W ten sposób dokumenty są także chronione przed zniszczeniem i zgubieniem, ponieważ oryginały przechowywane są w bezpiecznym archiwum i udostępniane tylko w przypadkach, kiedy papierowa wersja dokumentu jest niezbędna do załatwienia konkretnej sprawy. Jednolity sposób opisywania dokumentacji i zastosowanie profesjonalnego systemu magazynowego pozwala na szybkie wyszukanie pojedynczego dokumentu lub całej teczki dotyczącej np. danego klienta.
W każdej firmie z sektora TSL dobrze sprawdzi się usługa kancelaryjna oraz elektroniczny obieg dokumentów.
Wdrożenie takich rozwiązań pozwala na śledzenie drogi dokumentu od momentu jego wejścia do organizacji, co zapobiega przypadkom gubienia czy przetrzymywania dokumentacji przez poszczególnych pracowników.

Wdrożenie usługi wiąże się z dokładnym zdefiniowaniem obiegu spraw w ramach poszczególnych procesów, dzięki czemu dokumenty od razu trafiają do właściwych osób, w ustalonej wcześniej kolejności. Elektroniczny obieg eliminuje kserowanie korespondencji oraz prowadzenie dublujących się rejestrów. Firma zewnętrzna może zająć się także kompletowaniem i weryfikacją wracających listów przewozowych oraz walidacją zawartych na nich danych. Wszystko to pozwala zoptymalizować obieg informacji i usprawnić bieżącą działalność operacyjną podmiotów z branży TSL.

Marcin Ogrodnik,
dyrektor ds. sprzedaży ArchiDoc