27.08.2012

Zaledwie 3 miesiące potrzebuje profesjonalna spółka zajmująca się zarządzaniem dokumentami na przeprowadzkę archiwum IPN bez paraliżowania pracy instytucji oraz przy zachowaniu pełnego bezpieczeństwa i ochrony dokumentów. Oszczędności, jakie przyniosłaby jego obsługa przez firmę zewnętrzną, można oszacować na około 50 mln złotych rocznie.

Nie milkną komentarze w sprawie sprzedaży warszawskiego biurowca, będącego siedzibą Instytutu Pamięci Narodowej. Prawie w każdej dyskusji na ten temat pojawiają się głosy, że Instytut to nie tylko pracownicy naukowi i prokuratorzy, ale także archiwum, które wymaga odpowiedniej przestrzeni i którym należy zajmować się we właściwy sposób. To zarządzanie nim ma pochłaniać znaczną część z budżetu IPN, liczącego 223 mln złotych rocznie. Zaś jego przenosiny mają być bardzo skomplikowaną operacją, która zatrzaśnie dostęp do akt na długie miesiące, paraliżując prace całej instytucji.

Przeprowadzka archwium
Nic bardziej mylnego. Na koniec roku 2011 w centrali IPN w Warszawie znajdowało się około 30 proc. wszystkich zasobów archiwalnych tej instytucji, które wynoszą w przybliżeniu 90 kilometrów bieżących . To niewiele w porównaniu np. ze spółkami ubezpieczeniowymi, telekomunikacyjnymi czy też bankami, których dokumentacja jest nawet kilka razy większa. Firma ArchiDoc – ekspert w dziedzinie zarządzania dokumentami i procesów back-office – tego typu i większe projekty relokowania archiwów realizowała wielokrotnie. W 2011 r. tylko dla jednego z największych polskich ubezpieczycieli zarchiwizowała m.in. 140 kmb akt zlokalizowanych w kilkuset miejscach na terenie całego kraju, a już dekadę wcześniej przejęła ponad 100 kmb zasobów Telekomunikacji Polskiej z ponad 350 placówek. Co ważniejsze – w obu przypadkach pracownicy zleceniodawców mieli stały dostęp do oryginałów dokumentów lub kopii w wersji elektronicznej. Wszystkie dokumenty IPN z całej Polski zmieściłyby się na 250 TIR-ach. Zakładając, że czas jest priorytetem, ArchiDoc mógłby je przewieźć i uporządkować nawet w ciągu 3 miesięcy.

Skanowanie też można znacznie przyspieszyć
Choć jednym ze sztandarowych zadań IPN-u jest cyfryzacja archiwum, prace te idą bardzo powoli. Digitalizacja kartotek rozpoczęła się w oku 2006, a ich końca niestety nie widać. Przez cały rok 2011 zeskanowano 6 mln stron, co w efekcie sprawiło, że opracowanych i udostępnionych w wersji elektornicznej było 63 proc. zbioru. Dla porównania, tylko dla jednego swojego klienta – Getin Noble Bank – spółka ArchiDoc zeskanowała 5,5 mln stron dokumentacji w ciągu trzech miesięcy.

Podobnych projektów ArchiDoc przeprowadził znacznie więcej. Wśród nich – skanowanie dokumentacji dla Kancelarii Prezydenta RP. Umowa obejmowała także digitalizację nietypowych lub zniszczonych materiałów np.: kalek, ksiąg, delikatnych papierów termicznych czy odręcznych zapisków. Przetworzono 7,5 mln dokumentów papierowych oraz 170 tys. klatek mikrofilmów. Zbiory po zeskanowaniu zostały wprowadzone do systemu informatycznego Kancelarii Prezydenta RP oraz obiegu elektronicznego, co tym samym ułatwiło przeszukiwanie archiwów i skróciło czas dotarcia do informacji.

Poszukajmy oszczędności, poprawmy zarządzanie
W tej chwili zasoby archiwalne IPN są rozmieszczone w centrali, dziesięciu oddziałach i czterech delegaturach. W sumie do przechowywania akt instytucja wykorzystuje 74 pomieszczenia. Dużo tańszym rozwiązaniem byłoby korzystanie z jednego lub dwóch archiwów centralnych. Zazwyczaj są one ulokowane poza centrami dużych miast, gdzie koszty najmu odpowiedniej powierzchni są dużo niższe. Wskazuje na to praktyka archiwistyczna na całym świecie.

Kolejne usprawnienie – możliwe do szybkiego wdrożenia – to korzystanie z elektronicznych obrazów dokumentów. Nie dość, że znacznie zmniejszyłoby to koszt przesyłania teczek między poszczególnymi oddziałami i centralą, to dokumenty byłyby w dużo lepszym stanie. To oczywiście wpłynęłoby na obniżenie kosztów konserwacji. Jest o co walczyć, ponieważ w 2011 roku IPN zrealizował 115 tys. zamówień na wypożyczenie jednostek archiwalnych, a to niemało.

W efekcie przejęcie archiwum przez spółkę zewnętrzną, digitalizacja zasobów i ich bieżące udostępnianie (również oryginałów na potrzeby postępowań sądowych) byłoby dla IPN dużo tańsze. Także, przy zachowaniu wszelkich środków bezpieczeństwa, jakich wymagają materiały w złym stanie technicznym oraz materiały poufne, z jakimi ArchiDoc pracował na dużą skalę (m.in. w projekcie realizowanym na zlecenie Kancelarii Prezydenta). Partner zewnętrzny zapewnia zaawansowane zabezpieczenia zarówno na poziomie fizycznym, jak i informatycznym. Całodobowy monitoring, systemy przeciwpożarowe, szyfrowanie zeskanowanych dokumentów czy osłona sieci komputerowej przed atakami z zewnątrz oraz restrykcyjna kontrola dostępu do dokumentów, to tylko niektóre z wymogów. Wszyscy pracownicy ArchiDoc obsługujący tego typu projekty uzyskują również poświadczenia bezpieczeństwa, umożliwiające dostęp do informacji niejawnych.

Fortuna utopiona w archiwum IPN
Zgodnie ze sprawozdaniem z działaności IPN w roku 2011, same etaty w pionie archiwizacji kosztowały około 51 mln złotych (884,13 etatów przy średnim wynagrodzeniu 4821 zł ). To jednak nie wszystko. Jak podkreśla prof. Andrzej Chojnowski, przewodniczący Rady IPN , do tego dochodzi jeszcze zakup sprzętu IT i oprogramowania. Tylko na potrzeby obsługi materiałów archiwalnych w zeszłym roku IPN wzbogaciło się o 8 serwerów, 7 skanerów, a także… „furgon” do przewozu archiwaliów o charakterze niejawnym . Do tego dodatkowo inwestycje budowlane:

• rozbudowa nowej siedizby o charakterze magazynowo-biurowym w Katowicach i jej wyposażenie, co ma przyspieszyć proces digitalizacji materiałów (koszt całości tylko w roku 2011: 6,3 mln złotych );
• adaptacja budynku przy ul. Kłobuckiej w Warszawie na potrzeby archwium (koszt całości tylko w roku 2011: 4,5 mln złotych ; planowany termin zakończenia inwestycji: 2Q 2014).

Tymczasem w przypadku zewnętrznej obsługi archiwum największy koszt jednorazowy to transport materiałów do archiwum centralnego (ok. 400 tys. PLN) i ich porządkowanie (ok. 6,3 mln PLN). Roczny koszt udostępniania materiałów wyniósłby około 1 mln złotych, zaś samo składowanie archiwaliów – ok. 150 tys. W sumie operacja w pierwszym roku osiągnęłaby wartość około 8 mln złotych, w kolejnych – nieco ponad milion. To wielokrotnie mniej, niż IPN wydał na utrzymanie całego swojego archiwum tylko w 2011 roku. Oszczędności, jakie przyniosłaby jego obsługa przez firmę zewnętrzną, można oszacować na około 50 mln złotych rocznie.

Konrad Rochalski, Prezes Zarządu ArchiDoc, Outsourcing Experts