23.10.2012

Obliczenie kapitału początkowego to element niezbędny do ustalenie wysokości przyszłej emerytury każdego Polaka. Co roku średnio 225 tysięcy osób wchodzących w wiek emerytalny styka sie z problemem pozyskania druków Rp7 od swoich byłych pracodawców- nierzadko dużych firm o rozproszonej strukturze i z wieloletnią historią. Rozwiązaniem dla przedsiębiorstw – a tym samym korzyścią dla przyszłych emerytów – może być współpraca z zewnętrznym, wyspecjalizowanym podmiotem. Oszczędności firmy mogą sięgnąć wówczas od 15 do 35 procent rocznie, w zależności od wolumenu zgromadzonych dokumentów oraz stopnia ich rozproszenia i uporządkowania.

To właśnie największe spółki stają przed problemem przechowywania dokumentacji kadrowo- płacowej przynajmniej przed 50 lat od daty zakończenia sprawy (czyli od chwili ustania zatrudnienia) oraz kompletowania akt w celu wydania bylemu pracownikowy druku Rp7 na jego żądanie. Nierzadko proces ten jest kosztowny i czasochłonny, ze względu na rozproszone struktury przedsiębiorstw i kilometry przechowywanych dokumentów o różnym stopniu uporządkowania. Tymczasem pracownicy wnioskujący o druki Rp7 wymagają niezwykłej dokładności i przykładają wagę do pełnego udokumentowania historii swojego zatrudnienia – ma to bowiem bezpośredni wpływ na wysokość przyszłej emerytury. Największy problem pojawia się, gdy posiadane przez firmy dane są niekompletne, nie można odnaleźć niektórych dokumentów lub uległy one zniszczeniu.

Usprawnić procedurę z korzyścią dla pracowników
Najbardziej efektywnym kosztowo rozwiązaniem dla dużych firm jest powierzenie obsługi akt osobowo- płacowych, zwłaszcza zwolnionych pracowników, wyspecjalizowanemu podmiotowi. Zleceniodawca nie musi już płacić za magazyn (archiwum) ani też za pracę osób obsługujących dokumentację. Profesjonalny outsourcer zapewnia zarządzanie dokumentacją przez doświadczonych archiwistów, zgodnie z obowiązującymi przepisami o ochronie danych osobowych oraz wytycznymi zawartymi we właściwych rozporządzeniach Ministra Kultury. Wdraża nowoczesne i sprawdzone w praktyce rozwiązania, zapewnia także najwyższy poziom bezpieczeństwa przechowywaniej dokumentacji.

Tego typu zlecenia realizuje – przykładowo dla G4S, Netii czy Ruchu – spółka ArchiDoc z Grupy Outsourcing Experts. W sumie firma odpowiada za obsługę ponad 750 tys. teczek osobowo-płacowych. Ponadto, ArchiDoc przechowuje ok. 500 tys. teczek tego typu akt z ponad 120 nieistniejących już firm i wydaje odpisy lub uwierzytelnione kopie dokumentacji bezpośrednio na zlecenie ZUS lub byłych pracowników.

Należy jednak pamiętać, że akta osobowo-płacowe są znacznie bardziej wymagające w przetwarzaniu w porównianiu do innej dokumentacji firmowej. Podlegają rygorom i przepisom określającym sposób oraz czas ich przechowywania w oparciu o rozporzadzenia Ministra Kultury. Dlatego, wybierając zewnętrznego partnera warto zwrócić uwagę, czy posiada on wymagany wpis do Rejestru Przechowawców akt osobowych i płacowych, prowadzonego przez Marszałka danego województwa oraz jakie są wyniki cyklicznych kontroli takiego podmiotu, dokonywanych przez Urząd Marszałkowski.

Modele współpracy z zewnętrznym partnerem
Obsługa akt osobowo-płacowych realizowana jest najczęściej w dwóch modelach współpracy. Pierwszy dotyczy sytuacji, w której docelowy podmiot przechowujący akta przejmuje dokumentację po zlikwidowanych przedsiębiorstwach i udostępnia odpisy lub uwierzytelnione kopie akt na wniosek m.in byłych pracowników przedsiębiorcy lub instytucji do tego upoważnionych. Zwykle zamawiąjący opłaca koszty wykonania odpisów lub kopii dopiero po otrzymaniu przesyłki z dokumentami. Opłaty za świadczone usługi powinny być zgodne z rozporządzeniem Ministra Kultury.

Drugi model współpracy dotyczy sytuacji, w której podmiot przechowujący akta przejmuje dokumentację od istniejącego przedsiębiorstwa. Wówczas podlegają one udostępnieniu na żądanie zleceniodawcy, który decyduje czy wydanie dokumentu ma nastąpić w formie papierowej, czy też elektronicznej. W przypadku usług świadczonych przez ArchiDoc z Grupy OEX istnieje dodatkowo możliwość zeskanowania całości lub wytypowanej części przejmowanej dokumentacji i przechowywania jej w formie elektronicznej, co pozwala na sporządzanie zaświadczeń o zatrudnieniu i wynagrodzeniu bez konieczności sięgania do oryginałów. Uprawniony pracownik działu HR zleceniodawcy- po zalogowaniu się i uwierzytelnieniu w systemie – otrzymuje dostęp do wskazanych dokumentów.

Powierzenie procesu przechowywania i kompletowania dokumentacji osobowo-płacowej zewnętrznemu partnerowi niesie za sobą korzyści dla wszystkich stron – przedsiębiorstwo obniży koszty obsługi tego procesu, pracownik otrzyma wymagane zaświadczenia szybciej, a ZUS uniknie długotrwałych procedur sprawdzających i odwoławczych. W najbliższych latach konieczne wydaje się więc maksymalne przyspieszenie procesu wdrażania elektronicznych rozwiązań i procedur zarządzania dokumentacją, usprawniających formalności, do których załatwienia co roku zobowiązanych jest tysiące polskich obywateli.

Marcin Ogrodnik, dyrektor ds. sprzedaży, ArchiDoc z Grupy OEX