05.08.2013

Dobrze zorganizowana obsługa korespondencji powinna nie tylko usprawniać obieg firmowych informacji, ale także ułatwiać wykonowanie codziennych obowiązków pracowników. Dziś równie często spotyka się doskonale zarządzane i efektywnie działające jednostki, jak i takie stosujące metody pamiętające schyłek poprzedniej epoki. Na co warto zwrócić uwagę budując nowoczesną kancelarię?

Klient przede wszystkim

Z usług obsługi korespondencji korzystają pracownicy, czyli tzw. klienci wewnętrzni. To ich preferencje, przyzwyczajenia i priorytety powinny wyznaczać kierunek, w którym kancelaria powinna iść. Nie wystarczą niższe koszty, procesy wsparte systemami informatycznymi i praca bazująca na dokumentach elektronicznych, kiedy w parze z tym wszystkim nie idzie zadowolenie użytkowników tych rozwiązań.

Samodzielnie czy zewnętrznie?

Dzisiaj firmy mogą wybierać spośród bardzo szerokiej oferty z zakresu usprawnienia obsługi korespondencji. Dostępne na rynku rozwiązania można podzielić na dwie grupy: informatyczno – konsultingowe oraz kompleksowe. W pierwszym modelu klient pozostaje przy samodzielnym prowadzeniu kancelarii w oparciu o własne zasoby, jednak ulepsza sposób jej funkcjonowania korzystając z wiedzy firmy zewnętrznej. Ta, po szczegółowej analizie procesów, zaproponuje rozwiązania, które pozwolą realizować obsługę korespondencji sprawniej i taniej. Będą to m.in. aplikacje informatyczne uszczelniające obieg dokumentów oraz wspierające elektroniczne gromadzenie i dzielnie się informacjami.

Co jest zaletą takiego rozwiązania? Doświadczenie i specjalizacja zewnętrznego dostawcy, które wspierają prawidłowy przebieg zmian. Minusem jest ograniczona rola outsourcera w procesie, która kończy się po dostarczeniu wiedzy i systemu, bez odpowiedzialności za ich prawidłowe zastosowanie.

Zagrożenie to eliminuje kompleksowe podejście do zmian w kancelarii. Firmy już dawno przestały traktować obieg dokumentów jako działalność kluczową dla ich konkurencyjności. Stąd rosnąca popularność outsourcingu w tym obszarze. Firma zewnętrzna, świadcząca usługi w oparciu o własne systemy i zasoby ludzkie bierze na siebie codzienną odpowiedzialność za sprawne funkcjonowanie kancelarii. Często zdarza się, że taka usługa jest realizowana w siedzibie klienta, więc zmiana z punktu widzenia jego pracowników nie jest aż tak zauważalna.

Kluczową modyfikacją jest jakość obsługi korespondencji. Klient może zapomnieć
o szczegółowym kontrolowaniu każdego szczegółu operacyjnego i skupić się na komunikacji z biznesem, kontroli kosztów oraz wyznaczaniu kolejnych kierunków zmian. Ceną za „święty spokój” jest wejście w bardzo ścisłe, często wieloletnie relacje z usługodawcą. Bardzo istotną kwestią jest więc wybór solidnego i wiarygodnego partnera biznesowego, który gwarantuje odpowiednią jakość usługi, ciągłość współpracy i możliwość jej dalszego rozwoju. Dobry partner w obszarze outsourcingu kancelarii ma ciekawe i wiarygodne doświadczenia, innowacyjne rozwiązania informatyczne i procesowe oraz daje się tak po ludzku lubić.

Konrad Rochalski, prezes zarządu ArchiDoc, Grupa OEX

Na co zwrócić uwagę przy wyborze dostawcy usług outsourcingowych w obszarze kancelarii:

REFERENCJE I STABILNOŚĆ DOSTAWCY
W internecie można znaleźć kilkadziesiąt firm, które oferują usługi kancelaryjne. Już sama ich wstępna selekcja jest pewnym wyzwaniem. Przygotowanie zapytania, prezentacje i spotkania negocjacyjne to szalenie czasochłonny proces. By nie tracić energii na rozmowy z firmami, które znają temat teoretyczne i planują poznać go w praktyce dopiero na naszym wspólnym projekcie, warto już na wstępie sprawdzić referencje i doświadczenie. Pozwoli nam to skoncentrować się na rozmowach z poważnymi partnerami oraz na przygotowanie rzetelnego zapytania.

INNOWACYJNOŚĆ I WIARYGODNOŚĆ ROZWIĄZANIA
Na rynku funkcjonuje kilka firm, które mają kompetencje w dziedzinie zarządzania dokumentami, na przykład papierowymi. Ogólna wiedza nie daje gwarancji na skuteczne poprowadzenie tak specyficznego zadania, jakim jest kancelaria. Tacy usługodawcy najczęściej nie mają własnej technologii i wypracowanych procedur realizacji procesów. Zakładają przejęcie kancelarii w obecnym kształcie i brak jakichkolwiek zmian i optymalizacji.

KOMUNIKACJA Z DOSTAWCĄ
Kancelaria jest sercem obiegu dokumentów w firmie. Od jakości jej funkcjonowania bardzo wiele zależy. Ta jakość to także sposób zachowania pracowników. Jeden uśmiech czy uprzejmość może rozwiązać niejeden problem. Jeżeli więc już na pierwszych spotkaniach widzimy, że wzajemna komunikacja szwankuje, nie należy się spodziewać, że z czasem sytuacja się poprawi.

ELASTYCZNOŚĆ I UMIEJĘTNOŚĆ SZYBKIEGO REAGOWANIA NA ZMIANY
Klient decydujący się na outsourcing kancelarii liczy na to, że pomoże mu to elastycznie reagować na zmiany wolumenów i ewentualne zdarzenia losowe wpływające na zakres prac w kancelarii. Dobry outsourcer zapewni taką samą jakość świadczenia usług, niezależnie od wahań ilości obsługiwanych dokumentów.

PRZEJRZYSTA UMOWA
Nawet najlepsza umowa nie zabezpieczy obu stron przed niespodziewanymi sytuacjami. Formułując ją warto więc przygotować się na nawet bardzo hipotetyczne kłopoty. Najlepiej skorzystać z rad specjalistów znających specyfikę outsourcingu. Najważniejszy jest jednak wybór partnera, który w przypadku wystąpienia problemu, przede wszystkim skupi się na jego rozwiązaniu.