10.03.2006

Szafy wypełnione po brzegi pudłami z dokumentami (tzw. archiboksy) zajmują dwie ogromne hale Archiwów Śląskich. To największe tego typu magazyny w Polsce. Kontrakt, który na początku zeszłego roku podpisały Archiwa Śląskie z Telekomunikacją Polską SA, jest największym w ich historii. W Katowicach jest przechowywanych ponad sto kilometrów dokumentów telekomunikacyjnego giganta. 63 kilometry zajmują same dowody wpłat klientów. 12 milionów teczek i 560 milionów dokumentów księgowych zostało przejętych i przewiezionych do Katowic w ciągu czterech miesięcy. Ta największa operacja archiwistyczna w kraju była ogromnym wyzwaniem logistycznym dla obu firm.
Żaden z kontrahentów nie chce zdradzić, na jaką kwotę opiewa umowa. Marek Józefiak, prezes TP SA, mówi jedynie o oszczędnościach rzędu milionów złotych, które ona przyniesie. Do tej pory klientów Telekomunikacji obsługiwało ponad 300 regionalnych biur, teraz sortowanie, kategoryzowanie i dalsze przesyłanie korespondencji i dokumentów będzie się odbywało w jednym miejscu. – Archiwizowanie nie jest podstawowym obszarem naszej działalności. Wybór Archiwów Śląskich nie pozostawia najmniejszych wątpliwości co do profesjonalizmu tych działań – podkreśla Józefiak. Piotr Cholewa, prezes zarządu Archiwów Śląskich, zdradza jedynie, że przygotowując się do obsługi nowego klienta, firma zainwestowała 10 milionów złotych. Trzeba było między innymi wyremontować dwie hale, w których kiedyś mieściły się magazyny firmy Pewex, a później sieci Ahold. – Korzyści są jednak oczywiste. Najważniejsza z nich to 600 nowych miejsc pracy – mówi Cholewa.

 POTENTACI ARCHIBOKSÓW

Analizowany przykład najlepiej ilustruje skalę rynku. Archiwa Śląskie są największą firmą w Polsce świadczącą usługi w zakresie archiwizacji. Spółka założona w celu opracowywania i przechowywania dokumentów, które pozostawały po likwidowanych i przekształcanych przedsiębiorstwach, działa od 10 lat i w tym czasie obsłużyła blisko 200 firm. Z jej usług skorzystało w tym czasie kilkudziesięciu likwidatorów i zarządców komisarycznych. Wśród klientów Archiwów są między innymi: Górnośląski Zakład Elektroenergetyczny, Cefarm Śląski SA, Górnośląski Bank Gospodarczy czy grupa ubezpieczeniowa Compensa.
Mniej więcej tyle samo klientów ma Archive Management Solutions, firma posiadająca magazyn o powierzchni 4,5 tys. mkw. w podwarszawskich Regułach. Z usług AMS korzystają banki, kancelarie prawne, trzy firmy z wielkiej czwórki międzynarodowych firm audytorskich, a także hipermarkety i przedsiębiorstwa z branży motoryzacyjnej.
Dwóm największym nieznacznie ustępuje pola OSG Polska. Firma istnieje 30 lat, w Polsce działa cztery. Liczba pudeł z dokumentami znajdującymi się pod jej opieką przekroczyła 50 milionów. W Polsce zbliża się do miliona. Firma nie zasypia gruszek w popiele. Niedawno ogłosiła, że zamierza podwoić liczbę archiwów w Polsce. Obecnie ma cztery takie magazyny. Koszt uruchomienia jednego archiwum wyniesie powyżej 1 miliona dolarów. Wśród kilku tysięcy klientów OSG w Polsce są między innymi banki, firmy ubezpieczeniowe, sieci supermarketów i wiele średnich firm reprezentujących różne branże. W ubiegłym roku spółka zarobiła ponad 30 milionów złotych na świadczeniu usług związanych z archiwizacją i zarządzaniem dokumentami.

 KAŻDY PRZYPADEK FIRMY

Jak pokazuje przykład OSG Polska, rynek usług archiwizacji i zarządzania dokumentami w Polsce z roku na rok się zwiększa. Nowi klienci rosną jak grzyby po deszczu, bo firmom taka formuła też się opłaca. OSG szacuje, że duża korporacja, która przekaże profesjonalnej firmie dokumenty z własnego archiwum o średniej powierzchni 17 mkw., może liczyć na wzrost swojej wartości nawet o 3 miliony złotych.
Warto jednak zaznaczyć, że nie ma uniwersalnej recepty na przeprowadzenie procesu archiwizacji. Problem jego kosztów i funkcjonalności każdy przedsiębiorca powinien przeanalizować indywidualnie. Archiwizowanie danych księgowych jest wspólne dla wszystkich, a gromadzenie innych dokumentów zależy od priorytetów poszczególnych firm. Nie bez znaczenia jest także polityka osób zarządzających w tym zakresie, na przykład decydowanie o pozostawieniu danych historycznych.

 PANOWANIE NAD PAPIERAMI

Bezsprzeczne jest natomiast, że zamiana dokumentów papierowych na elektroniczne to pierwszy krok ku sprawnej archiwizacji. Podjęcie tego typu działań znacznie usprawnia funkcjonowanie przedsiębiorstwa. Przejście na elektroniczną formę archiwizacji ułatwia także stworzenie w firmie centralnej kancelarii, przede wszystkim jednak zmniejsza koszty transportu i zwiększa bezpieczeństwo obiegu informacji. W takim przypadku prawdopodobieństwo zagubienia lub uszkodzenia oryginału maleje, a trafienia dokumentu w niepowołane ręce zmniejsza się do minimum. Ma to szczególne znaczenie w firmach z dużą liczbą oddziałów. Centralna kancelaria umożliwia szybką analizę ewentualnych dysproporcji wewnątrz poszczególnych oddziałów i przesuwanie zadań z ośrodków przeciążonych do tych, które dysponują jeszcze wolnymi mocami przerobowymi. Przede wszystkim jednak o sukcesie firmy może decydować czas dotarcia do odpowiednich danych. Szybkie i sprawne podjęcie decyzji jest możliwe tylko wtedy, gdy firma panuje nad należycie zarchiwizowanymi informacjami, a to gwarantują jej elektroniczne systemy służące do gromadzenia firmowych dokumentów.

Igor Stokłosa