07.10.2009

ArchiDoc Sp. z o. o. – lider w dziedzinie innowacyjnego zarządzania dokumentami i outsourcingu procesów biznesowych – przedstawił wyniki badań rynku, dotyczących zastosowania outsourcingowego modelu usług back-office w branży handlowej.

Przeprowadzona przez IPSOS* analiza wykazała, że outsourcing procesów back-office przede wszystkim umożliwia koncentrację na podstawowej działalności firmy (53%) i przynosi firmom handlowym wymierne korzyści w postaci redukcji kosztów (33%), oszczędności czasu (33%) oraz ułatwienia dostępu do profesjonalnych, wysokiej jakości rozwiązań (40%).

Przeprowadzone badanie dowodzi, że outsourcing usług back-office stosowany w branży handlowej umożliwia hurtowniom i sieciom detalicznym ujednolicenie obiegu dokumentów (50%) oraz przyczynia się do uproszczenia szeregu działań biznesowych (50%). Istotnym usprawnieniem, jakie odnotowują firmy handlowe outsourcujące działania back-office, jest podniesienie jakości świadczonych usług wynikające z przekazania funkcji administracyjnych wyspecjalizowanym podmiotom zewnętrznym oraz koncentrację na podstawowej działalności (53%).

Dodatkowo zastosowanie rozwiązania outsourcingowego pozwala na optymalizację kosztów, polegającą na zastąpieniu kosztów stałych przedsiębiorstwa przez koszty zmienne. Przy wydzieleniu procesów back-office na zewnątrz redukowane są wydatki związane z utrzymywaniem pracowników, infrastruktury i powierzchni biurowej. Respondenci przyznali, że najważniejszym kryterium oceny procesu outsourcingowego jest wynik analizy opłacalności.

Badania wykazały również, że powierzenie obsługi procesów back-office doświadczonemu partnerowi zewnętrznemu dla 13% badanych firm handlowych oznacza zwiększenie bezpieczeństwa i poufności danych. Firmy outsourcingowe są w stanie zapewnić najwyższy poziom ochrony dokumentów, dzięki zastosowaniu zaawansowanych technologii i najbardziej nowoczesnych sposobów zarządzania informacją.

„Wewnątrz firm handlowych oraz w sieciach detalicznych rośnie potrzeba automatyzacji procesów oraz centralizacji większości funkcji finansowych i księgowych. Dziś przedsiębiorstwa nie stoją przed koniecznością wdrażania rozwiązań z tego zakresu na własną rękę, wystarczy skorzystać z dostępnej na rynku oferty usług świadczonych w modelu outsourcingowym. Szybki dostęp do danych i dokumentów finansowych w formie elektronicznej oraz możliwość automatycznej walidacji faktur z zamówieniami usprawnia terminowe regulowanie zobowiązań, a w efekcie przekłada się na lepsze relacje z dostawcami” – mówi Piotr Cholewa, Prezes Zarządu ArchiDoc.

Oferta ArchiDoc w zakresie automatyzacji procesów back-office dla branży handlowej obejmuje:

• Rejestrację danych z dokumentów finansowych w systemach informatycznych;
• Automatyzację obiegu i zatwierdzania faktur – Workflow Manager;
• Skanowanie, przechowywanie i udostępnianie kopii elektronicznych oraz oryginałów dokumentów;
• Automatyczne pozyskiwanie danych z dokumentacji finansowo-księgowej firmy (OCR);
• Centralizację zasobów – ujednolicenie systemu przechowywania dokumentów i optymalizację poziomu bezpieczeństwa danych.

*Badanie zostało zrealizowane metodą CATI i CAWI w październiku 2008 roku na próbie 204 osób z firm zatrudniających ponad 250 pracowników lub generujących ponad 100 milionów przychodów rocznie. Badanie wykonała agencja badawcza IPSOS na zlecenie firmy ArchiDoc.