27.06.2006

PARTNERZY
Telekomunikacja Polska – największy dostawca rozwiązań telekomunikacyjnych w Polsce.
ArchiDoc (do 2005 r. jako Archiwa Śląskie) – największa polska firma świadcząca usługi kompleksowego zarządzania dokumentami na podstawie IT.

POTRZEBY TP
Wszelkie pisma klientów, które wpływały do kancelarii regionalnych, były przesyłane do jednostek właściwych dla merytorycznego załatwiania sprawy, za pośrednictwem Poczty Polskiej lub firm kurierskich. Przed wdrożeniem nowych rozwiązań dokumenty klientów operatora były składowane w systemie rozproszonym – w ponad 300 lokalnych kancelariach TP. Wcześniej, użytkowany system pozwalał jedynie na rejestrację wpływu dokumentów, klasyfikację kategorii oraz nadzór nad obiegiem dokumentu w organizacji – obieg samego dokumentu realizowany był w sposób tradycyjny (papierowy), co przy tysiącach przychodzących dziennie dokumentów znacznie utrudniało i spowalniało proces podejmowania decyzji biznesowych.

POMYSŁ
Poszukiwanie najlepszych rozwiązań rozpoczęto od wielu analiz dla różnych modeli organizacji tego typu przedsięwzięć, w wyniku których jednoznacznie okazało się, że outsourcing usług kancelaryjnych i archiwistycznych jest optymalny zarówno pod względem kosztowym, jak i organizacyjnym. Koncepcję nowego outsourcingowego rozwiązania oparto na:
– zorganizowaniu w jednym miejscu Centralnego Archiwum Dokumentów i przejęciu przez firmę zewnętrzną całości dokumentacji historycznej z kilkuset lokalizacji TP,
– stworzeniu Centralnej Kancelarii Dokumentów TP obsługującej całość bieżącej korespondencji przychodzącej od klientów, wraz z zapewnieniem systemu elektronicznego udostępniania dokumentów online.

WDROŻENIE
Prezentując własne rozwiązania techniczno-informatyczne, firma ArchiDoc (wówczas funkcjonująca jeszcze pod nazwą Archiwa Śląskie) podpisała w 2003 r. kontrakt na obsługę Telekomunikacji Polskiej. Filar projektu stanowiło zorganizowanie i kompleksowe prowadzenie Centralnego Archiwum Dokumentów TP.
W pierwszym etapie współpracy ArchiDoc przeprowadził akcję logistyczną przejęcia dokumentacji archiwalnej z ponad 300 archiwów lokalnych TP – 12 milionów teczek oraz 560 milionów dokumentów księgowych. W tym celu stworzono specjalnie przeszkolone 22 grupy operacyjne liczące po 3 pracowników każda, których zadaniem było skatalogowanie oraz wprowadzenie do dedykowanej aplikacji wszystkich przejmowanych akt. Następnie, przy zachowaniu niezbędnych procedur bezpieczeństwa, dokumenty były transportowane do Centralnego Magazynu w Katowicach. Cała akcja logistyczna przejęcia i przewiezienia dokumentów została zakończona w 4 miesiące. Całość przechowywanej dokumentacji zajmuje ponad 100 km bieżących półek archiwalnych.
W Katowicach dokumenty były sprawdzane pod względem poprawności wprowadzenia do aplikacji, włączone do systemu komputerowego przy zapewnieniu podwójnej weryfikacji poprawności wniesionych danych, pakowane w pudła archiwizacyjne i umieszczane na regałach wysokiego składowania. ArchiDoc zorganizował także Centrum Realizacji Zleceń, dzięki któremu klient może w każdej chwili powierzyć udostępnienie danego dokumentu w formie elektronicznej lub papierowej. Udostępnione dokumenty są skanowane "na żądanie" i trafiają do repozytorium elektronicznego. Nad właściwym przebiegiem wszystkich procesów czuwa dedykowany system komputerowy, umożliwiający kompleksowe zarządzanie przechowywanymi dokumentami i natychmiastową identyfikację fizycznej lokalizacji każdej pojedynczej teczki znajdującej się w magazynie. Była to największa operacja archiwistyczna w skali kraju i jedna z największych w Europie, której realizacja pozwoliła firmie ArchiDoc zdobyć spore doświadczenie w obsłudze archiwistycznej klientów korporacyjnych z dużymi zasobami danych.
Drugi etap współpracy obejmował przejęcie przez ArchiDoc obsługi całości korespondencji przychodzącej do TP. W miejsce dotychczasowych siedmiu punktów, gdzie spływała korespondencja klienta z poszczególnych obszarów kraju, stworzono w Katowicach Centralną Kancelarię Dokumentów TP. Wpływające tam dokumenty są sortowane według ustalonych kryteriów, oklejane specjalnymi barkodami, a następnie skanowane (przy wykorzystaniu oprogramowania FileNet Capture Proffesional) i umieszczane w repozytorium elektronicznym w odpowiednich kolejkach. Elektroniczne repozytorium, w którym składowane są już poindeksowane dokumenty, tworzone jest przy wykorzystaniu oprogramowania FileNet Image Services.
Dokument najpóźniej po 24 godzinach od momentu wpływu do Kancelarii Centralnej zostaje przetworzony do postaci elektronicznej i udostępniony doradcom TP poprzez dedykowaną aplikację, zbudowaną w oparciu o technologię FileNet Web Services. Dalsza praca nad dokumentem, już w formie elektronicznej, odbywa się poprzez dostęp z poziomu aplikacji do elektronicznego repozytorium dokumentów. Dokumenty w wersji elektronicznej są dostępne dla 900 zarejestrowanych użytkowników.
Po zeskanowaniu znaczna część dokumentów (blisko 75%) jest dodatkowo rejestrowana przez pracowników firmy ArchiDoc w systemach informatycznych TP. Dotyczy to wszystkich masowych usług oferowanych klientom przez największego polskiego operatora. Codziennie ArchiDoc prowadzi na rzecz TP operacje przyjęcia, sortowania i skanowania 50.000 dokumentów oraz rejestracji w systemach informatycznych ponad 20.000 usług. Podobnie jak przejęte wcześniej akta historyczne, dokumenty, które przeszły proces obróbki i wymagają przechowywania przez określony czas, trafiają do Centralnego Magazynu Dokumentów TP, skąd w szczególnych przypadkach mogą zostać udostępnione w postaci oryginalnej. Pozostałe są niszczone z zachowaniem wymaganych procedur bezpieczeństwa. Szacuje się, że rocznie do Centralnej Kancelarii (i tym samym do Centralnego Archiwum Dokumentów) wpływa około 15 mln dokumentów. Do 2010 r. przewiduje się zarchiwizowanie około 145 mln dokumentów.

KORZYŚCI
Outsourcing przechowywania i zarządzania bieżącą dokumentacją oraz przekazanie pełnej obsługi kancelaryjnej wraz z rejestracją cyfrową danych firmie zewnętrznej pozwolił TP na uzyskanie oszczędności, usprawnienie przepływu danych i redukcję przepływów dokumentów papierowych.
KORZYŚCI FINANSOWE:
– redukcja kosztów wynajmu powierzchni przeznaczonej na magazynowanie dokumentacji oraz czynności operacyjne,
– spadek kosztów osobowych związanych między innymi z procesami rejestracji usług w systemach CRM, czynnościami sortowania, skanowania etc.,
– minimalizacja kosztów administracyjnych związanych z wewnętrznym obiegiem dokumentów w firmie.
DODATKOWE KORZYŚCI:
– usprawnienie procesu obsługi – aktywacja nowych usług oraz reakcja na zapytania klienta skrócona z około tygodnia nawet do 24 godzin,
– zapewnienie pełnego bezpieczeństwa i poufności powierzonych danych,
– minimalizacja problemów wynikających z błędów ludzkich dzięki zastosowaniu technologii informatycznych.

FAKTY I LICZBY
Infrastruktura magazynowa – 20 000 m2
Zasoby archiwalne – 150 000 metrów bieżących
Wpływ dzienny, operacja sortowania – 60 tys. dokumentów dziennie
Operacje skanowania – 70 tys. dokumentów na dobę
Potencjał skanowania – 350 tys. dokumentów na dobę
Czas od wpływu dokumentu do udostępnienia jego obrazu klientowi – do 24 godz.
Udostępnienia oryginałów dokumentów – średnio 1320 dziennie (dot. CAD)
Udostępnienia z repozytorium FileNet – 21 tys. dokumentów na dobę
Czas dostępu do zasobów repozytorium FileNet – 1,5 sek.
Zespół pracowników – 450 osób
Robert JESIONEK