22.05.2007

Czy rynek usług outsourcingowych – tego rodzaju, jaki Państwo reprezentujecie  – wciąż się rozwija? Czy  widać może przychylniejsze nastawienie instytucji finansowych i je nadzorujących do tego rynku?
– Z całą pewnością rynek rośnie, i to wręcz lawinowo. Ilość zapytań z sektora bankowego -jakie otrzymaliśmy w tym roku – jest wielokrotnie wyższa niż w poprzednich latach. Niestety nadal o sobie daje znać pewna nieufność ze strony bankowców w stosunku do oustourcerów, co stanowi moim zdaniem główną barierę w rozwoju tego rynku. Ta nieufność sprowadza się przede wszystkim do sformułowania: „Co powie GINB, czy GINB wyrazi na to zgodę?”. To, co my robimy, nie stanowi tzw. core business banków, tylko należy do działań back office. To w głównej mierze zarządzanie procesami, czasami nawet niezwiązanymi z tajemnicą bankową – w świetle prawa bankowego tak naprawdę nie powinno to stanowić problemu. Prawo bankowe zakazuje instytucjom finansowym outsourcowania dwóch czynności: zarządzania bankiem oraz przeprowadzania audytów wewnętrznych.

Nie zgodzę się. W naszej opinii zarządzanie dokumentami – a to Państwo robicie – to zarządzanie informacją. A ta jest przecież nierozłączna z tajemnicą bankową…
– Oczywiście. Są takie procesy obsługiwane przez ArchiDoc, które mniej lub bardziej podlegają przepisom o zachowaniu tajemnicy bankowej. Jestem jednak przekonany, że jako firma specjalizująca się w tego typu usługach często gwarantujemy większe bezpieczeństwo powierzonej nam informacji, niż bank jest w stanie zagwarantować sam sobie. Spróbujmy posłużyć się przykładem: czy bezpieczniejsze dla banku jest, gdy zapewnimy mu jedno, centralne miejsce przyjmowania dokumentów, miejsce z założenia niedostępne „dla świata zewnętrznego” (oprócz światłowodowego dostępu dla outsourcera)? Czy też bezpieczniej jest, gdy dokumenty spływają wieloma różnymi kanałami i trudno nad tym zapanować? Oferowany przez nas Mailing Room jest właśnie miejscem, w którym następuje obsługa całej korespondencji wychodzącej i przychodzącej do banku, np. umów, aneksów, wniosków o założenie rachunku czy lokaty, wniosków kredytowych, wniosków o wydanie kart płatniczych itd. Jest to cała korespondencja dotycząca obsługi klientów- zarówno detalicznych, jak i korporacyjnych – ale także korespondencja wewnętrzna.

Co właściwie oferujecie?
– Usługa Mailing Room w dużym uproszczeniu działa tak: strumień dokumentacji docierający do banku jest przekierowywany do „centralnej kancelarii". Dokumentacja jest skanowana, umieszczana w repozytorium (elektronicznym archiwum) oraz udostępniania w trybie on-line. Oryginały w specjalnych, zabezpieczonych pojemnikach przekazywane są do archiwum papierowego, gdzie są przechowywane przez wymagany okres, a w szczególnych wypadkach udostępniane klientowi.

Wspomniał Pan o dostępie bankowców do dokumentów. Czy ten dostęp jest bezpieczny, czy nie ma obawy o „wyciek danych” poza instytucję finansową?
– Instytucje bankowe wymagają od nas najwyższych standardów bezpieczeństwa, dlatego cały cykl życia dokumentu, od momentu, kiedy wejdzie on do naszej firmy, jest monitorowany. Już na wstępie każdy dokument otrzymuje swój unikalny, niepowtarzalny numer (barkod). W chwili, w której dokument zostanie przyjęty i zarejestrowany, każdy jego ruch jest sprawdzany, dokładnie wiemy, na jakim etapie, który z naszych pracowników pracował z dokumentem. Dzięki rygorystycznym procedurom i zindywidualizowanej odpowiedzialności jak dotychczas w naszej firmie nie odnotowaliśmy jeszcze ani jednego przypadku zgubienia dokumentu, a to chyba najlepsza rekomendacja bezpieczeństwa.

Cały ten system pracuje na jakiejś platformie informatycznej?
– Jesteśmy bardzo elastyczni w kwestii doboru platformy. Narzędzia informatyczne dopasowujemy do potrzeb i systemów klienta. Czasami stosujemy autorskie rozwiązania, innym razem wdrażamy rozwiązania naszych partnerów, np. FileNet. Każde wdrożenie poparte jest audytem u klienta, szczegółową analizą potrzeb, budżetem zleceniodawcy itp. Dopiero w wyniku analizy tych parametrów określamy zakres prac oraz narzędzia.

Proszę teraz powiedzieć o przyszłości.
– Byłem niedawno świadkiem zadziwiającego wręcz dla mnie zdarzenia. Do jednego z nowoczesnych biurowców w centrum Warszawy kurier wniósł wielkie pudła z dokumentami. Recepcjonistka wyłożyła wszystkie dokumenty na marmurowym blacie, a pracownicy banku (bez żadnej weryfikacji praw dostępu) po omacku grzebali w tym stosie papierzysk, irytując się, że nie mogą znaleźć „właściwego” dokumentu – koszmar! Chciałbym, aby dzięki mojej firmie podobne sytuacje nie miały miejsca. Obieg dokumentów można i trzeba optymalizować, co przynosi duże oszczędności finansowe oraz zaoszczędza sporo wysiłku każdemu naszemu klientowi.

_{^{NASZ ROZMÓWCA:}}

 _{^{Funkcję prezesa ArchiDoc (wcześniejszej Archiwów Śląskich) pełni od 2003 roku. Z firmą jest związany od 2002 roku, wcześniej piastował stanowiska dyrektora generalnego i doradcy prezesa ArchiDoc. Karierę zawodową rozpoczął w latach 1985-86 jako kierownik budowy w Przedsiębiorstwie Budowlano-Inżynieryjnym Przemysłu Węglowego. Współpracował z fińskim holdingiem TAMTRON GROUP (firmy: T-Systems, T-Solutions, T-Servers), pełniąc funkcję wyłącznego przedstawiciela na rynku polskim. W roku 1989 objął stanowisko dyrektora przedsiębiorstwa Budrem. Następnie zdobywał doświadczenie zawodowe jako dyrektor i współwłaściciel firmy Tamtron-Unia. Jest absolwentem Wydziału Budownictwa Politechniki Śląskiej i autorem kilkudziesięciu publikacji w prasie specjalistycznej sektora przemysłowego. Ma 46 lat, mieszka w Katowicach z żoną i trójką dzieci.}}

_{^{Jego zainteresowania to kolekcjonowanie win, wędkarstwo, sport (jeździ na nartach oraz gra w koszykówkę) oraz gotowanie (w szczególności przepisy kuchni regionalnej).}}

Rozmawiała: M.A.