31.07.2006

Dodatkowo od początku lat 90-tych, w przypadku krajów najbardziej rozwiniętych gospodarczo, możemy zaobserwować ogólną tendencję do zastępowania dokumentów papierowych elektronicznymi. W czasach poczty e-mail, komunikatorów czy telefonii komórkowej, gdy potrzebny jest szybki dostęp do informacji, dokumenty papierowe powoli odchodzą w przeszłość.

Rosnące potrzeby firm w zakresie łączenia danych z różnych źródeł przyczyniają się do ciągłego rozwoju systemów ERP platform integracyjnych. Z drugiej strony, następuje postęp w zakresie rozwiązań, które upraszczają pracę rozproszonym, wielooddziałowym przedsiębiorstwom czy rozwiązań portalowych ułatwiających dostęp do wszystkich danych zgromadzonych w jednym miejscu. Częściowo problem ten został rozwiązany na poziomie  integracji wszystkich programów w obrębie firmy. Stworzono specjalne narzędzia, które współdziałają z różnymi aplikacjami,  często realizowanymi na różnych platformach sprzętowych i oprogramowaniach. Tak rozumiana integracja jest realizowana za pomocą interfejsów programów użytkowych API (Application Program Interfaces) i standardów w zakresie wymiany danych.

Jednak obecne wymagania rynku stawiane przed organizacjami (konkurencja), jak i rozwiązania prawne wymagają integracji obejmującej swym zasięgiem nie tylko oprogramowanie wewnątrz firmy, ale również pracowników, dane i zasoby, z uwzględnieniem procesów biznesowych. Są to często procesy unikalne dla danej organizacji, stanowiące o przewadze konkurencyjnej przedsiębiorstwa, często podlegające zmianom. Odpowiedzą na to wyzwanie są systemy klasy Business Process Management (BPM), często potocznie nazywane systemami obiegu dokumentów i spraw. Rozwiązania te podnoszą wydajność pracy poprzez łączenie ludzi, danych i zasobów w jednej organizacji (firmie) w odpowiednie procesy, w których wszystkie decyzje są podejmowane w odpowiednim czasie i przy wykorzystaniu tych samych aktualnych informacji, zgodnie z przyjętymi procedurami. Roli tej nie mogą spełnić systemy ERP realizujące procesy jedynie w obrębie swoich modułów i większość managerów, szczególnie dużych i bardzo dużych spółek ma tego świadomość. Według analizy przeprowadzonej przez firmę ArchITec dla jednego ze swoich klientów; czterokrotnie mniej respondentów uważa wdrożenie BPM jedynie za projekt mający na celu integrację systemów. Zdecydowana większość badanych uważa wdrożenie BPM za okazję do ponownego zdefiniowania procesów decyzyjnych. Firmy wyraźnie dostrzegają różnicę pomiędzy „zarządzaniem procesami” a „integracją danych” – nawet jeśli dane rozwiązanie BPM łączy się z taką integracją. Podział procesów na te, realizowane przez system ERP, i te, realizowane przez system BPM, często odzwierciedla różnicę pomiędzy procesami typowymi a unikalnymi. Procesy unikalne są to przede wszystkim procesy specyficzne dla danej firmy. Czyli wszystkie te, które odróżnią ją od konkurencji i stanowią „know how” danej organizacji. Jednym z takich procesów jest właśnie obieg dokumentów finansowo-księgowych. Procesy typowe są realizowane za pomocą systemów ERP, procesu unikalne – za pomocą systemów BPM. Dlatego, jeśli organizacja nie dokona najpierw uporządkowania procesów, to korzyści z wdrożenia systemu BPM będą niezauważalne.

Koncepcja Business Process Management w księgowości

Od kilku jednym z najczęściej automatyzowanych obszarów na świecie są finanse i księgowość. Dotyczy to przede wszystkim faktur, które muszą być niejednokrotnie zatwierdzane przez kilka różnych osób- co jest niezwykle istotne w przypadku firm o rozproszonej, wielooddziałowej strukturze. W Polsce wdrożenia BPM w tej dziedzinie dopiero się rozpoczynają. Uzupełnieniem i usprawnieniem systemu BPM w księgowości są coraz częściej różne technologie do automatycznego odczytu znaków, takie jak OCR (rozpoznawanie pisma maszynowego) czy BCR (rozpoznanie kodu kreskowego). Technologie te znacznie ułatwią wprowadzanie danych z faktur do zewnętrznych systemów, np. ERP. Wcześniej firmy zarządzające dokumentami stosowały rozwiązania OCR wyłącznie do odczytu formularzy. Faktury, które nie posiadają tak wyraźnie zdefiniowanej struktury, jak formularze, były do tej pory skanowane, a dane z nich wprowadzano ręcznie do specjalnych formatek. Następnie obrazy i formatki zapisywano na nośniku elektronicznym i wysyłano do firmy. Która to,  przenosiła dane do systemu finansowo-księgowego i dokonywała walidacji – weryfikacji faktury z odpowiednim zamówieniem, obecnym już w systemie. Dzięki zastosowaniu technologii OCR wprowadzenie faktury do systemu trwa krócej, a błędy które związane były z ręcznym wprowadzaniem danych zostały niemal całkowicie wyeliminowane. Obecnie najnowocześniejsze stosowane rozwiązania umożliwiają walidację na etapie odczytu danych . Odczytane dane z faktury są przesyłane i automatycznie porównywane z danymi z systemu ERP w trybie on-line. Dzięki temu księgowość ma dostęp do już sprawdzonych faktur, połączonych z odpowiadającymi zamówieniami.

Typowy system do elektronicznego przetwarzania faktur można opisać za pomocą kolejno następujących po sobie czynności – jednak należy przy tym pamiętać, że szczegóły zależą już od potrzeb danej firmy.

• Przyjęcia faktury – przygotowanie do skanowania, wyjęcie z koperty, usunięcie zszywek, wyprostowanie, sortowanie.
• Skanowanie faktury – czyli zamiany dokumentu papierowego na jego elektroniczny obraz. Można tu zastosować różne techniki poprawy obrazu, wyprostowanie, obcinanie czarnych brzegów. Na tym etapie następuje również indeksowanie, automatyczna walidacja, rozpoznanie dostawcy, rozpoznanie odbiorcy, oraz innych zdefiniowanych danych.
• Przechowywanie i udostępnianie – zarówno obrazu elektronicznego, jak też odczytanych danych.
• Obieg elektroniczny (workflow) – na podstawie predefiniowanych procesów akceptacji uwzględniających indywidualne role i uprawnienia pracowników w procesie zatwierdzania faktury są tworzone automatyczne akcje wynikające z procesu.
• Księgowanie i realizacja płatności – zaakceptowana faktura zostaje wprowadzona do systemu ERP klienta. Etap ten zazwyczaj polega na wyeksportowaniu
w odpowiednim formacie danych. Księgowanie i realizacja płatności odbywa się w systemie ERP klienta.
• Raportowanie – przygotowanie i generowanie raportów zawierających dane dotyczące procesu.

Korzyści

Z pewnością zastosowanie systemu BPM , ułatwia wypełnienie obowiązujących przepisów finansowych dotyczących prowadzenia „przejrzystej” księgowości. Jednak zasadniczą korzyścią dla firm wynikającą z wdrożenia systemu do elektronicznego obiegu faktur jest poprawa wydajności pracy poprzez przyśpieszenie procesu wprowadzania danych do systemów finansowo księgowych. Ponadto, czytelne reguły pozwalają na samodzielne monitorowanie przez system terminów, zastępstw, powiadomienień o przekroczeniu czasu, eskalacji czasowych, obiegów wariantowyvh związanych z wartością faktury, zgodności z planem budżetowym. System może także sprawdzać czy dana dostawa jest zgodna z towarem wykazanym na fakturze, czy na dokumencie zgadzają się dane teleadresowe, czy faktura oferuje dyskonto za wcześniejszą wpłatę, Czy dokument jest zgodny z przepisami o VAT. Również dane dotyczące zamówienia i dostawy mogą być porównywane w sposób automatyczny. Proces elektroniczny umożliwia zastosowanie automatyzacji na wielu etapach. System workflow może samodzielnie przekierowywać sprawę lub wygenerować automatycznie powiadomienie, na przykład jeśli brakuje pełnych danych, wykonanie usługi czy dostawa towaru nie zgadza się z pozycjami na fakturze czy też nie są spełnione wymagania formalne dotyczące podatku VAT. W systemie można także zdefiniować zastępcę dla każdego pracownika. Podczas jego nieobecności sprawa zostaje automatycznie przekierowana bezpośrednio do osoby odpowiedzialnej. Analogicznie można  przekierować sprawę do przełożonego, na przykład, gdy zbliża się termin zapłaty lub ogólna suma faktury przekracza ustalony limit. Nie bez znaczenia pozostaje również fakt, iż za pomocą systemu  można  monitorować opóźnienia w realizowaniu płatności. Ma to istotne znaczenie w firmach wielodziałowych, gdzie często  przetrzymane faktury kosztowe uniemożliwiają odliczenie podatku VAT. Kolejnym benefitem jest możliwość zautomatyzowania akceptacji faktur. Już na poziomie definicji procesu, można określić jak i przez kogo dany dokument będzie zatwierdzany. Ponadto system eliminuje wszystkie pomyłki związane z nieodpowiednim wprowadzaniem znaków. Istotne jest to, że użytkownicy, którzy nie mają dostępu do systemu ERP, mogą brać udział w procesie obiegu dokumentów, ponieważ jest całkowicie realizowany w systemie BPM. Dzięki temu firmy mogą ograniczyć wykorzystywaną liczbę licencji systemu ERP, na rzecz znacznie tańszych licencji BPM.   

Skanowanie i przetwarzanie faktur w modelu outsourcingowym

Korzyści dla firm z zastosowania systemu BMP w księgowości są niepodważalne, żeby jednak móc poprawić wydajność pracy, trzeba się liczyć z koniecznością zainwestowania w zakup systemu.  Kupienie oprogramowania bezpośrednio od producenta ma uzasadnienie finansowe  jeżeli firma przetwarza powyżej miliona faktur rocznie. Można jednak również wykupić usługę skanowania i przetwarzania faktur świadczoną na zasadach outsourcingu. W takim przypadku firma ponosi jedynie koszty obsługi dokumentów faktycznie zeskanowanych, przetworzonych i wprowadzonych do jej systemu finansowo księgowego. W przypadku zdecydowania się na wykupienie usługi zostają wyeliminowane kwestie związane z zarządzaniem oprogramowaniem, utrzymaniem specjalistów, którzy czuwają nad prawidłowym funkcjonowaniem systemu. Usługodawca dysponuje wiedzą jak sparametryzować system, jak zoptymalizować proces przyjmowania faktur, jak zintegrować system z ERP firmy, jak dopasować rozwiązania ogólne do indywidualnych potrzeb Klienta. Ponadto decydując się na model outsourcingowy, firma może skoncentrować się na swojej podstawowej działalności, nie musi  sama skanować dokumentów, konserwować skanerów, nie interesuje ją eksplantacja urządzeń.

Podsumowując, wdrożenie systemu do elektronicznego obiegu faktur, chociaż wymaga na początku sporo wysiłku – związanego ze zdefiniowaniem procesów biznesowych czy  przeszkoleniem pracowników – w dłuższej perspektywie czasu jest niezwykle korzystne dla firmy. Poprawia relację z dostawcami (bark zaginionych / przeterminowanych faktur), skraca czas obsługi faktury, poprawia bezpieczeństwo danych (wyeliminowane zostaje zjawisko zaginięcia faktury, nie ma też możliwości skopiowania dokumentu w sposób niezauważony przez system).

Tomasz Kulczyński, ArchiDoc