07.10.2009

ArchiDoc Sp. z o. o. podsumował rezultaty badań rynku outsourcingu back-office. Z analiz przeprowadzonych przez IPSOS*, wynika, że przekazywanie na zewnątrz czynności administracyjnych stanowi element strategii rozwoju wielu firm i instytucji, a decyzje w tej sprawie coraz częściej podejmowane są przez zarządy przedsiębiorstw (55%).

W porównaniu do poprzedniego badania wykonanego w 2006 roku, jedną z kluczowych zmian zaobserwowanych na rynku jest przekazywanie uprawnień decyzyjnych dotyczących outsourcingu na wyższe szczeble zarządzania. Spośród badanych spółek, największy odsetek firm, w których decyzje o outsourcingu podejmuje zarząd znajduje się w sektorze handlu (67%) i produkcji (52%). Także w branży transportowej i finansowej średnio 50% tego typu decyzji podejmowanych jest na najwyższych szczeblach zarządzania.

Decyzje o przekazaniu poszczególnych obszarów działalności przedsiębiorstwa zewnętrznym podwykonawcom powinny być rozważane w oparciu o ocenę strategiczną oraz analizę potrzeb firmy. Błędem jest podejmowanie ich jedynie na poziomie operacyjnym, ponieważ w takim wypadku trudniejsze może być zmaksymalizowanie korzyści wynikających z kontraktu outsourcingowego. Zaobserwowany trend wskazuje, że systematycznie wzrasta znaczenie wpływu automatyzacji procesów back-office na rozwój firmy. W wyniku tego outsourcing zarządzania dokumentacją coraz częściej uwzględniany jest w strategii rozwoju przedsiębiorstw.

„Praktyka pokazuje, że w ostatnich latach zewnętrzne zarządzanie administracyjnym zapleczem firm staje się coraz bardziej powszechne. Z outsourcingu procesów back-office korzystają przede wszystkim instytucje finansowe, firmy handlowe oraz przedsiębiorstwa z sektora transportu i energetyki. Wydzielenie na zewnętrz działań związanych z zarządzaniem dokumentacją jest elementem długofalowych strategii coraz większej liczby firm, ponieważ stanowi źródło wymiernych korzyści, takich jak wzrost efektywności, oszczędność czasu i pieniędzy” – mówi Piotr Cholewa, Prezes Zarządu ArchiDoc.

Badania wykazały, że w ciągu najbliższych dwóch lat firmy z branży finansowej, sektora handlu, a także transportu i energetyki zwiększą nakłady na outsourcing procesów back-office. Do usług cieszących się największym zainteresowaniem, należą: archiwizacja danych, automatyzacja obiegu dokumentów (workflow) oraz zarządzanie korespondencją.

Aż 39% firm z branży handlowej oraz 26% instytucji finansowych planuje w ciągu najbliższych dwóch lat zwiększyć nakłady na archiwizację dokumentów. Zgodnie z wynikami badań, wzrost środków na wdrażanie rozwiązań opartych na systemach typu workflow zapowiada 20% instytucji finansowych i 15% firm handlowych. Większym zainteresowaniem będą cieszyć się także usługi z zakresu zarządzania korespondencją. Wzrost nakładów na ten cel przewiduje 23% spółek finansowych i 22% firm z branży handlowej.

Najbardziej świadome korzyści finansowych i operacyjnych płynących z outsourcingu są duże przedsiębiorstwa zatrudniające od 500 do 1000 pracowników. To właśnie one najczęściej wpisują przekazywanie zewnętrznym podmiotom zarządzania dokumentacją w swoje strategie.

*Badanie zostało zrealizowane metodą CATI i CAWI w październiku 2008 roku na próbie 204 osób z firm zatrudniających ponad 250 pracowników lub generujących ponad 100 milionów przychodów rocznie. Badanie wykonała agencja badawcza IPSOS na zlecenie firmy ArchiDoc.