09.10.2006

Archiwum na dysku, wizytówka w portfelu

Papeteria, oferta firmy, zaproszenia, wizytówki, a także zwykły papier do drukarek… Nie zwraca się na nie uwagi, ale praca bez nich jest niemożliwa.

Firma, która w ogóle nie używa papieru, jeszcze nie istnieje. W Polsce brakuje przepisów wykonawczych dotyczących ustawy o podpisie elektronicznym, a czasem kadra nie jest przygotowana do obsługi elektronicznej dokumentacji. Ponadto prawo nakłada na firmy obowiązek archiwizowania wielu dokumentów i faktur przez co najmniej kilka lat. W przyszłości jednak dobrze byłoby ograniczyć ilość zużywanego papieru, zarówno dla zmniejszenia kosztów, jak i dla ochrony środowiska.

Dane w macierzach
— Coraz więcej firm decyduje się na przechowywanie swych dokumentów w formie cyfrowej, co daje oszczędności zużywanego papieru, przestrzeni biurowej oraz czasu, jaki trzeba poświęcić na dotarcie do potrzebnego dokumentu. Nie jest jeszcze możliwe, by papier całkowicie zniknął z firm, a nawet wręcz przeciwnie — jego ilość wciąż rośnie — zapewnia Paweł Lizakowski z Content Management, firmy zajmującej się archiwizacją dokumentów.
Jak szacuje, zarchiwizowanie dokumentów sporej firmy zwraca się już nawet po 6-12 miesiącach. A komfort pracy i bezpieczeństwo informacji są nieporównywalne do tradycyjnych archiwów.
— Archiwa elektroniczne mają bardzo dobre wyszukiwarki, a to ułatwia odnalezienie potrzebnych faktur czy umów. Łatwiejsza staje się też kontrola dostępu do najważniejszych akt. Zużycie papieru się zmniejsza, bo łatwiej jest pracować na dokumencie elektronicznym niż na kserokopii czy wydruku — przekonuje Paweł Lizakowski.

Szybko i prosto
Może się wydawać, że komputerowa archiwizacja papierowych dokumentów to czasochłonne i uciążliwe skanowanie. Jednak firmy komputerowe zdołały maksymalnie uprościć ten proces, tak by nie zajmował on więcej czasu, niż schowanie formularza do odpowiedniej teczki w szafie. Jednym z używanych w Polsce programów archiwizacyjnych jest DigiDocFlow. Zapisanie polega na załadowaniu dokumentu do specjalnego podajnika i wybraniu dla jego skanu odpowiedniej lokalizacji na którymś z dysków komputera.
— Zastąpienie dokumentów papierowych elektronicznymi jest jak najbardziej opłacalne, zwłaszcza gdy firma ma problemy z przepływem informacji, a wiele osób potrzebuje szybkiego dostępu do archiwum. Bez elektronicznego archiwum istnieje zagrożenie zniszczenia, zagubienia i braku kontroli nad dokumentami. W razie katastrofy nie można odtworzyć danych, co może oznaczać utratę strategicznych informacji biznesowych — podkreśla Piotr Cholewa, prezes ArchiDoc.
Rozwiązaniami do zarządzania dokumentami elektronicznymi są zainteresowane zazwyczaj duże firmy, zatrudniające ponad 250 osób lub mające roczny obrót powyżej 200 mln zł. Mają one wielu klientów i w związku z tym operują dużą ilością dokumentów. Na Zachodzie rozwiązania takie stosuje również administracja publiczna. W Polsce jeszcze nie…

Logo na karteczce
Ważną częścią wizerunku firmy jest papier firmowy, wizytówki, prospekty i oferty drukowane na specjalnym, eleganckim papierze z logo firmy. Często uważa się je za przyczynę dodatkowych kosztów i pewnego rodzaju ekstrawagancję menedżerów.
— Patrząc krótkofalowo, gadżety takie rzeczywiście są tylko źródłem dodatkowych kosztów. Jednak wizerunek firmy, jej postrzeganie wśród klientów to również jej kapitał. Dlatego warto także w ten sposób budować zaufanie do firmy, ułatwiać relacje z kontrahentami i partnerami biznesowymi. W dłuższym czasie przełoży się to na konkretne pieniądze — przekonuje Ryszard Solski, dyrektor generalny Sigma International, firmy z branży PR.
Po taką formę marketingu dotychczas sięgały duże i bogate koncerny, ale doceniają je coraz częściej także i te mniejsze.
— Specjaliści PR doradzają używanie wizytówek i papieru firmowego nawet mniejszym firmom, bo jest to inwestycja w ich wizerunek, popularyzowanie logo, a także wiedzy o ich produktach — mówi Ryszard Solski.

Do lamusa
Jednak wizytówki i papier firmowy stają się powoli coraz rzadszą formą promocji. Firmy coraz częściej zmieniają swe siedziby, więc ich dane się dezaktualizują. Tradycyjna korespondencja jest skutecznie wypierana przez pocztę elektroniczną, a potrzebne informacje o kontrahentach znacznie łatwiej jest znaleźć przez wyszukiwarkę internetową niż w pliku najróżniejszych wizytówek.
— Dziś posługiwanie się papierowymi wizytówkami czy ładną papeterią staje się jedynie przejawem prestiżu danej firmy. Używa się ich coraz rzadziej — przyznaje Artur Praczyk z drukarni Deuter DLM.

Emil Górecki