07.10.2009

Rozmowa z Waldemarem Nowickim, Wiceprezesem Zarządu ArchiDoc.

Jak nowoczesne technologie wpływają na ograniczenie kosztów i bezpieczeństwo firmy?

W okresie spowolnienia gospodarczego jednym z priorytetów jest optymalizacja pracy przedsiębiorstw i poszukiwanie nowych metod zwiększania efektywności. Na przeciw tym potrzebom wychodzą firmy oferujące technologie umożliwiające automatyzację procesów, co pozwala skrócić czas ich realizacji i wyeliminować potencjalne błędy popełniane przez człowieka. Tym samym rośnie bezpieczeństwo informacji przepływających wewnątrz organizacji, ponieważ wszystkie czynności są rejestrowane w systemach informatycznych, a dane zabezpieczone są przed nieuprawnionym dostępem. Sam zakup odpowiedniego rozwiązania jednak nie wystarczy do osiągnięcia sukcesu, równie ważne jest dopasowanie go do potrzeb przedsiębiorstwa i wykorzystywanie. w sposób, który pozwoli zoptymalizować korzyści z jego zastosowania. Wartą rozważenia alternatywą pozostaje więc skorzystanie z oferty firm outsourcingowych, które oferują technologie w formie usługi (Software as a Service). Wówczas zleceniodawca korzysta nie tylko z obsługi danego procesu przez podmiot zewnętrzny, ale jednocześnie zyskuje dostęp do jego zasobów: infrastruktury IT, know-how czy wykwalifikowanych pracowników.

Warto powierzyć obsługę firmie zewnętrznej?

Firma, powierzając podmiotowi zewnętrznemu np. obsługę back-office zamówień – może elastycznie dostosować wielkość i zakres takiej współpracy do aktualnego popytu na swoje produkty. Korzystając z usługi outsourcingowej, zleceniodawca płaci za obsługę określonej liczby dokumentów, dzięki czemu nie ponosi niepotrzebnych kosztów, gdy spada ilość przetwarzanych danych. Sprzęt, oprogramowanie i pracowników przeszkolonych w zakresie jego obsługi zapewnia Outsourcer, więc koszty stałe związane z utrzymywaniem pracowników, infrastruktury i powierzchni biurowej zostają zastąpione przez koszty zmienne, wynikające z kontraktu z firmą outsourcingową. Tym samym następuje optymalizacja wykorzystania zasobów, ponieważ to po stronie firmy outsourcingowej leży ich dostosowanie do wielkości obsługiwanego zlecenia. Korzystając z usługi, zleceniobiorca otrzymuje także wszelkie niezbędne zabezpieczenia realizowanego procesu, zarówno w formie rozwiązań informatycznych (np. ochrona sieci przed atakami z zewnątrz czy systemy szyfrujące), jak i specjalnych procedur regulujących dostęp do informacji.

Do firm z jakiego sektora skierowana jest oferta ArchiDoc?

Outsourcing z zakresu back-office jest adresowany przede wszystkim do firm posiadających rozbudowane struktury administracyjne i przetwarzających duże ilości dokumentacji. Rozwiązania oferowane przez ArchiDoc w formie usług outsourcingowych umożliwiają uporządkowanie i optymalizację takich procesów oraz usprawnienie przepływu informacji wewnątrz organizacji. Najczęściej z tego typu rozwiązań korzystają firmy telekomunikacyjne, banki i ubezpieczy-ciele oraz sektor energetyczny. Obecnie spółka obsługuje ponad 200 klientów, wśród których znajdują się największe firmy z branży telekomunikacyjnej (np. Alcatel, Netia, Polkomtel, Telekomunikacja Polska SA, UPC), finansowej (np. Citibank Handlowy, Getin Bank, Kredyt Bank, SEB Bank), ubezpieczeniowej (np. Compensa, Uniqa, Warta), energetycznej (np. Vattenfall, RWĘ) i innych. Obecnie ArchiDoc rozwija ofertę w kierunku usług dedykowanych dla branży: bankowości, ubezpieczeń i leasingu.

Jakie branże są najbardziej dochodowe?

Pionierem wdrożeń usług outsourcingowych był sektor telekomunikacyjny, który jako pierwszy na szerszą skalę zaczął powierzać poszczególne obszary swojej działalności wyspecjalizowanym partnerom zewnętrznym. Dziś, w miarę rozwoju rynku tą drogą podąża coraz więcej przedsiębiorstw także z innych branży. Z badań przeprowadzonych w październiku 2008 r. na zlecenie ArchiDoc przez IPSOS wynika, że największy odsetek podmiotów wykorzystujących rozwiązania outsourcingowe z zakresu back-office stanowią firmy z branży finansowej – korzysta z nich aż 59 proc. badanych. Ten sektor deklaruje także największy wzrost nakładów na usługi w tym zakresie w ciągu najbliższych dwóch lat.

Co jest najważniejsze we współpracy?

Z uwagi na specyfikę kontraktów outsourcingowych, które najczęściej cechuje długoterminowość, bardzo ważne jest wypracowanie partnerskich relacji na linii outsourcer – usługobiorca, dzięki którym projekt realizowany jest w sposób elastyczny, umożliwiający wprowadzanie modyfikacji w zależności od zmieniających się potrzeb firmy i bieżącej sytuacji rynkowej. Wówczas każda ze stron ma szansę na zoptymalizowanie korzyści wynikających ze współpracy.

Jakie rozwiązania są proponowane dla korporacji?

ArchiDoc jest na polskim rynku liderem w dziedzinie innowacyjnego zarządzania dokumentami i outsourcingu procesów biznesowych. Spółka od 1994 r. oferuje kompleksowe usługi związane z szeroko pojętym obiegiem informacji w przedsiębiorstwach. Wśród kluczowych usług – adresowanych do dużych przedsiębiorstw, przetwarzających masowe ilości dokumentów są: obsługa korespondencji, skanowanie, rejestracja danych w systemach informatycznych, automatyzacja obiegu dokumentów w organizacji oraz optymalizacja procesów back-office. Posiadamy także rozwiązania dedykowane dla poszczególnych branż, np. obsługę dokumentów kredytowych dla sektora bankowego. Dzięki wydzieleniu procesu back-office na zewnątrz nasi klienci zyskują szybki i wygodny dostęp do informacji w wersji elektronicznej, co usprawnia codzienną pracę i przyśpiesza proces podejmowania decyzji. Podczas realizacji projektów stosujemy różne formy outsourcingu, zarówno pełnego, jak i wykorzystującego infrastrukturę oraz zasoby naszych odbiorców.