04.11.2007

Po 1 lipca 2007 r. przedsiębiorstwa energetyczne będą musiały w krótkim czasie obsłużyć nawet 500 tys. klientów (ok. 3 proc. odbiorców), którzy zdecydują się na zmianę dostawcy energii elektrycznej. Bez wyspecjalizowanych systemów zarządzania informacją będzie to trudne.

Brak informatycznego systemu zarządzania informacją może powodować nie tylko problemy w bieżącej pracy firmy, ale i zahamować jej możliwości rozwoju – ostrzegają analitycy. Wśród utrudnień wymienia się: długi czas obiegu dokumentów w tradycyjnym (papierowym) systemie, nieprzestrzeganie opracowanych procedur działań, zapotrzebowanie na przestrzeń potrzebną do archiwizowania dokumentów, wreszcie powolną reakcję na zapotrzebowanie wyrażone przez klienta. – Wdrożenie aplikacji do zarządzania dokumentami to jeden z kluczowych elementów polityki podnoszenia jakości obsługi klienta oraz poprawy przepływu informacji w firmie – uważa Marek Bronder, dyrektor ds. sprzedaży i rozwoju firmy ArchiDoc. Według niego rozwiązania te znajdują zastosowanie szczególnie wśród tych przedsiębiorstw z sektora przemysłowego i energetycznego, które mają rozbudowaną strukturę organizacyjną, zwłaszcza zaś wiele oddziałów w różnych lokalizacjach, oraz obsługują dużą liczbą klientów. Wprowadzenie do firmy elektronicznego obiegu dokumentów ogranicza koszty materiałów biurowych, umożliwia swobodną komunikację użytkowników i przepływ informacji według zdefiniowanych ścieżek. Pozwala na efektywną kontrolę stanu realizacji poleceń służbowych i skraca czas obiegu dokumentów.

Wdrożenia takich systemów to okazja do ponownego przyjrzenia się procedurom obowiązującym w przedsiębiorstwie i ich ewentualnej zmianie na sprawniejsze. Dzięki zarządzaniu obiegiem informacji łatwiej będzie też ich przestrzegać. – W Polsce mamy dość jednolitą metodę wytwarzania energii, technologie wytwarzania energii były wdrażane w zbliżonym czasie, zakłady energetyczne stosowały podobne systemy informatyczne, brak konkurencji sprzyjał wymianie doświadczeń, a co za tym idzie – ujednolicaniu rozwiązań organizacyjnych oraz stylu zarządzania. Dlatego doskonałość procesów może być istotnym wyróżnikiem. na uwolnionym rynku – mówi Tomasz Malinowski, zastępca dyrektora sprzedaży w IDS Scheer Polska.

Systemy obiegu dokumentów należą do szerszej klasy rozwiązań, klasy work-flow, służących kontroli i zarządzaniu przepływem informacji. Wdrażane są często jako samodzielne rozwiązania podczas kolejnego etapu informatyzacji i rozwoju przedsiębiorstw lub jako moduły w systemach wspierających zarządzanie. Przykładem takiego rozwiązania jest wdrożenie w Energetyce Kaliskiej, gdzie podczas 5-miesięcznego upgrade’u systemu SAP R/3 firmy Winuel i IMG wykonały zadania projektowe w zakresie modułów, m.in. takich, jak rachunkowość zarządcza, sprzedaż i dystrybucja czy kadry i płace. W ramach realizacji tego przedsięwzięcia wprowadzono także moduł WF – workflow.

NA CO POZWALA ZARZĄDZANIE INFORMACJĄ?

Systemy do zarządzania dokumentami umożliwiają błyskawiczny dostęp do poszukiwanych informacji na podstawie prostych mechanizmów wyszukiwania, na przykład według numeru klienta lub danych teleadresowych. Pozwalają także na walidację (porównanie) danych z danego dokumentu z danymi znajdującymi się w systemie informatycznym przedsiębiorstwa dzięki zastosowaniu tzw. kroków automatycznych w systemie BPM. Ułatwiają komunikację pomiędzy pracownikami poszczególnych departamentów w firmie oraz oddziałów firmy, a także monitorują obciążenie zadaniami poszczególnych pracowników lub całych grup roboczych. Zarządzanie przepływem informacji dotyczy nie tylko typowych dokumentów firmowych dotychczas krążących w postaci drukowanej. Rozwiązania te z powodzeniem sprawdzają się np. w monitorowaniu pracy sieci komputerowych i zarządzaniu dużą liczbą komputerów. W Zamojskiej Korporacji Energetycznej takimi, problemami uporano się dzięki rozwiązaniom IBM wdrożonym przez Winuel. W ramach wdrożenia zintegrowano moduł inwentaryzacji sprzętu i oprogramowania z modułem kadrowo-płacowym i bazą środków trwałych w systemie zarządczym SAP R/3, co umożliwia optymalizację zarządzania posiadanymi zasobami. Wiele zadań związanych np. z instalacją oprogramowania może być wykonywanych obecnie zdalnie, bez konieczności dotarcia do użytkownika. Jednocześnie pracownicy wydziału informatyki mają w jednym miejscu pełną informację o tym, czym dysponuje każdy z użytkowników. Rozwiązanie dotyczy 600 komputerów zlokalizowanych w 10 oddziałach firmy. Stosowane rozwiązanie wykracza poza zarządzanie obiegiem informacji, ale efektywnie je wykorzystuje.

BEZPIECZEŃSTWO DOKUMENTÓW

Wyspecjalizowane rozwiązania informatyczne zapewniają dodatkowo najwyższe bezpieczeństwo dokumentów, chronią je przed dostępem nieuprawnionych osób oraz przypadkowymi modyfikacjami. Umożliwiają bowiem definiowanie różnych kategorii użytkowników i ich uprawnień, w zależności od ich stanowiska, zakresu obowiązków oraz roli w procesie. Zapewniają stały monitoring statusu poszczególnych spraw, co wpływa na terminowość ich realizacji. Wprowadzają ponadto standaryzację i automatyzację poszczególnych czynności, dzięki czemu skraca się czas operacji i pracy z dokumentem. Większe bezpieczeństwo może też zapewnić scentralizowane zarządzanie wydrukami i wykorzystanie nowoczesnych biurowych urządzeń wielofunkcyjnych. Większość z nich można już dziś kontrolować przy użyciu haseł, a czasem nawet za pomocą odcisków palców. Dokumenty do czasu wydrukowania przez upoważnionego użytkownika można przechowywać w bezpiecznych skrzynkach pocztowych. Zeskanowane dokumenty można zaszyfrować, a do dokumentów, które mają wyjątkowe znaczenie, wstawić zabezpieczający znak wodny, który pokaże się przy próbie skopiowania. To, że dziś w większej firmie używa się drukarek sieciowych lub pełniących tę rolę urządzeń wielofunkcyjnych, to już oczywistość. Dzięki nim oszczędza się sprzęt i kontroluje zużycie materiałów biurowych. Podłączenie takich urządzeń do sieci może w teorii umożliwić próby włamania się do nich z zewnątrz. Nowoczesne systemy muszą zapewnić ochronę: autoryzowany dostęp, opcje ukrycia dziennika zadań itp. Elektroniczny obieg dokumentów ogranicza liczbę firmowych wydruków, jednak jego podstawowym zadaniem jest zautomatyzowane wsparcie najważniejszych procesów biznesowych. W połączeniu z innymi systemami, takimi jak CRM do obsługi klientów i elektroniczne biura obsługi, tworzy wysoko wydajne narzędzie usprawniające działania przedsiębiorstw. W przypadku energetyki to o tyle istotne, że już niedługo – po całkowitym otwarciu rynku – przedsiębiorstwa branżowe mogą zetknąć się z koniecznością obsługi znacznie większej liczby klientów niż dzisiaj, których trzeba będzie obsłużyć w tym samym czasie.

Marcin Droba

JAN RYBAK
kierownik wydziału informatyki Zamojskiej Korporacji Energetycznej:

Szczególnie przydatne dla nas są narzędzia związane z inwentaryzacją zarówno oprogramowania, jak i konfiguracji sprzętowej. Niezastąpiony jest również moduł związany z monitorowaniem pracy siecią i zarządzaniem urządzeniami węzłowymi sieci WAN oraz wspomaganie w zarządzaniu sieciami LAN. System workflow polega z reguły na tym, że definiuje proces biznesowy jako wiele etapów. Na każdym z nich dokument trafia do właściwych pracowników, którzy wykonują polecone im czynności. Zakończenie przez nich pracy nad dokumentem oznacza przesłanie go dalej, a ponieważ wszystko dzieje się w sposób zautomatyzowany, dokumentowi nie grozi zagubienie w czyjejś szufladzie czy utknięcie między innymi papierami. Cały proces można zdefiniować tak: zadania będą przydzielane pracownikom automatycznie, mogą być oni poinformowani o czekających na nich dokumentach, a także ich priorytecie i terminie załatwienia sprawy.