14.04.2006

W opinii przedstawicieli firm świadczących usługi archiwizacyjne, zastąpienie dokumentów papierowych ich elektronicznymi odpowiednikami pozwala na uzyskanie oszczędności i usprawnienie przepływu danych w firmie. Jednak niemożliwe jest zupełne wykluczenie dokumentów papierowych.
— To mrzonki. Dokumentów papierowych ciągle jest i będzie wiele. Ale należy udostępniać je w formie elektronicznej, co ułatwia dostęp do nich — twierdzi Artur Hullin, prezes Magellan Software Polska.
Według Sławomira Dębskiego z Symantec Poland, największym plusem elektronicznych wersji dokumentów jest możliwość przechowywania ich w dużej ilości, z zachowaniem możliwości ich szybkiego przeszukiwania oraz stosowania kontroli dostępu wraz z historią operacji, np. kto i kiedy czytał dany dokument, co jest raczej trudne w wypadku dokumentów papierowych. Dokumenty elektroniczne są przechowywane w systemie komputerowym i udostępniane w trybie online. Mogą być również udostępniane na płytach CD lub DVD.

Zmiany, zmiany
Jakie zmiany w firmie są niezbędne w momencie wprowadzania elektronicznego obiegu dokumentów? Niezbędne jest wyposażenie pracowników w komputery, pracowników przyjmujących dokumenty zewnętrzne w skanery, wprowadzenie oprogramowania do zarządzania obiegiem dokumentów, oprogramowania do archiwizacji i systemu backupu, ponieważ utrata danych takiego systemu, oznacza brak możliwości dotarcia do dokumentów, które nie istnieją również w formie papierowej.
— Firma przymierzająca się do wdrożenia powinna zacząć od uporządkowania swojej organizacji pracy. Po pierwsze trzeba zreorganizować procesy decyzyjne w firmie oraz opracować procedury, na których bazować ma system. Po drugie, trzeba zdefiniować swoje wymagania i oczekiwania wobec takiego systemu. Dopiero wtedy można rozpisać przetarg i wybrać dostawcę — wylicza Piotr Cholewa, prezes firmy ArchiDoc.

Ceny, ceny
Niezbędne do funkcjonowania obiegu dokumentów w firmie są: system informatyczny oraz platforma sprzętowa, na którą składają się serwery, macierz dyskowa do przechowywania obrazów dokumentów oraz skanery.
— Jeśli chodzi o zakup systemów informatycznych, to możemy bazować albo na prostych krajowych aplikacjach, które dobrze się sprawdzają dla liczby użytkowników mniejszej niż 50, albo na systemach oferowanych przez największe światowe firmy. W przypadku zdecydowania się na system prostszy musimy liczyć się z wydatkiem w okolicach 100 tys. zł. Jeśli natomiast wybierzemy rozwiązanie dla kilkuset użytkowników, wówczas koszt takiego przedsięwzięcia powinien zamknąć się w milionie złotych. W przypadku platformy sprzętowej — dla rozwiązań do 50 użytkowników — będziemy musieli wydać około 100 tys. zł, natomiast w przypadku sprzętu do obsługi największych systemów kwota ta może wzrosnąć nawet do 400 tys. zł — informuje Piotr Cholewa.
Według Sławomira Dębskiego, system archiwizacji powinien uprościć zarządzanie dużą ilością informacji i ekonomicznie je składować. Taki system nie jest tani.
— Przykładowo koszt sprzedawanego przez nas oprogramowania służącego do archiwizacji poczty elektronicznej w stuosobowej firmie to około 10 tys. USD — informuje Sławomir Dębski.

Marcin Złoch