13.04.2006

Dokumenty zgromadzone w formie elektronicznej podlegają obwarowaniom prawnym, ale brakuje przepisów dotyczących świadczenia usług e-archiwum. 

Wszelkiego rodzaju akta i dokumenty, korespondencja, dokumentacja finansowa, techniczna i statystyczna, mapy i plany, fotografie, filmy i mikrofilmy, nagrania dźwiękowe i wideofonowe, dokumenty elektroniczne są zaliczane do materiałów archiwalnych. Wszystkie mogą podlegać procesowi archiwizacji. Według Sławomira Dębskiego z Symantec Poland, firmy sprzedającej oprogramowanie do archiwizacji Veritasu, istnieje wiele przepisów prawnych normujących sposoby przechowywania i ujawniania informacji w systemach informatycznych.

— Najbardziej znaną regulacją jest tzw. SOX, czyli ustawa Sarbanes-Oxley z 2002 r., jeden z aktów powstałych w wyniku głośnego skandalu związanego z dokumentami firm Enron i Arthur Andersen, po którym międzynarodowe organy ustawodawcze i administracyjne rozpoczęły opracowywanie przepisów, które regulowałyby działalność firm — twierdzi Sławomir Dębski.

Inną ważną regulacją jest tzw. Bazylea II — jest to międzynarodowa umowa kapitałowa opracowana przez Bazylejski Komitet ds. Nadzoru Bankowego, która stanowi standard oceny ryzyka i przydziału kapitału w instytucjach finansowych w UE i na całym świecie, gdzie dość szeroko mówi się o zasadach przechowywania i ujawniania dokumentów w systemach elektronicznych.

— Konstruowanie elektronicznego obiegu i archiwizacji dokumentów wiąże się nieodzownie z koniecznością spełnienia określonych wymagań prawnych, regulujących zarówno zasady postępowania z dokumentacją, jak i sferę bezpieczeństwa systemów, w których przechowywane są ich elektroniczne obrazy — zauważa Piotr Cholewa, prezes firmy ArchiDoc.

U nas

Na polskim gruncie podstawowe uregulowania w zakresie archiwizacji i przechowywania dokumentów papierowych zawarte zostały w ustawie z 14 lipca 1983 r. o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach. Przedsiębiorstwo zamierzające wdrożyć elektroniczny obieg dokumentów zobowiązane jest do zapewnienia, że wszelkie dokumenty, zarówno w postaci papierowej, jak i elektronicznej, zawierające jakiekolwiek informacje o klientach, przechowywane będą w sposób uniemożliwiający wgląd do takich danych lub dokumentów osobom trzecim. W przypadku, gdy dokumenty bądź ich elektroniczne obrazy zawierają dane osobowe, powinny być przechowywane zgodnie z ustawą o ochronie danych osobowych. Jednak, jak zauważa Artur Hullin, prezes Magellan Software Polska, firmy zajmującej się sprzedażą aplikacji do archiwizacji dokumentów, samo świadczenie usługi prowadzenia elektronicznego archiwum i przetwarzania dokumentów papierowych na elektroniczne nie jest uregulowane w przepisach kodeksu cywilnego.

— Obecnie nie ma jeszcze w Polsce ustawy regulującej prowadzenie archiwów w formie elektronicznej. Coraz częściej jednak ustawodawca zezwala na przechowywanie i prowadzenie określonych dokumentów w formie elektronicznej, np. paragonów fiskalnych. Co prawda w Unii Europejskiej obowiązuje dyrektywa z 2001 r. dotycząca elektronicznej archiwizacji dokumentów fiskalnych, ale w Polsce do tej pory niestety nic się o niej nie mówi — informuje Artur Hullin.

Wolna wola

W przypadku dokumentów nie objętych obowiązkowym archiwizowaniem, wyłącznie od danego klienta zależy, jak długo będzie przechowywał swoje dokumenty i w jakiej uczyni to formie. Natomiast w przypadku, kiedy żaden przepis nie mówi o tym, że dopuszczalna jest archiwizacja elektroniczna, należy przyjąć, że ustawodawca tę formę dopuszcza tylko wyjątkowo. Zatem obowiązkowo archiwizowane dokumenty muszą być przechowywane w formie papierowej.

— Firmy powinny dokładnie zrewidować ogólną politykę przechowywania danych, zwracając szczególną uwagę na zapisy nieoficjalne, często jednak respektowane przez sądy. W niektórych okolicznościach niewskazane może być usuwanie dokumentów nieoficjalnych, np. wiadomości e-mail, mimo że mogą nie istnieć przepisy nakazujące przechowywanie tego rodzaju informacji — dodaje Sławomir Dębski.

Marcin Złoch