18.10.2006

Nie będzie wtedy problemów z odnalezieniem odpowiednich formularzy, wzorów umów czy pism. Jak bardzo ułatwi to pracę, nietrudno sobie wyobrazić. Instytucje finansowe operują wieloma dokumentami w wersji elektronicznej, głównie arkuszami kalkulacyjnymi i dokumentami tekstowymi. Nie brakuje też rozmaitych baz danych, komputerowych rysunków i prezentacji czy zdjęć. Z reguły z większości z tych dokumentów korzystać musi wiele osób. I nie o sam dostęp do plików tu chodzi – do tego wystarczy firmowy Intranet – ale także o możliwość uaktualniania ich (oczywiście przez uprawnionych pracowników) i szybkiego udostępnienia nowej wersji wraz z informacją o jej sporządzeniu.

Oczywiście nowe wersje dokumentów można dostarczać wszystkim zainteresowanym pocztą elektroniczną. Takie rozwiązanie ma jednak wiele wad, np. nie gwarantuje, że kolejne wersje dostaną rzeczywiście wszyscy zainteresowani, łatwo o pomyłkę, np. przesłania ważnego dokumentu osobie nieuprawnionej. Dlatego warto rozważyć wprowadzenie w firmie systemu zarządzania dokumentami (z ang. Document Management System – DMS). Zwłaszcza że da się to zrobić sprawnie na bazie posiadanego już systemu komunikacji elektronicznej. Choć z pozoru wydaje się to sprzeczne, w ten sposób można zwiększyć zarazem i kontrolę, i swobodę dostępu do dokumentów.

TRADYCYJNIE – CZYLI W SIECI
W końcu lat 80. ubiegłego wieku naturalnym miejscem przechowywania dokumentów, z których korzystać musiało wiele osób w firmie, były sieci komputerowe. I nic dziwnego – sieć zapewnia centralną kontrolę dostępu i weryfikację uprawnień (z dokładnością co do użytkownika i co do podkatalogu na dysku sieciowym), gwarantuje też wykonywanie kopii zapasowej na wypadek awarii sprzętu czy błędów użytkowników. Na tym jednak kończą się jej zalety, przy takim bowiem współdzieleniu bazy dokumentów, ich użytkownicy muszą pamiętać nie tylko właściwą ścieżkę dostępu do potrzebnego im pliku – tworzoną na podstawie różnych „kryteriów”, nie zawsze łatwych do identyfikacji.

Na przykład bez znajomości daty umowy trudno nam będzie znaleźć właściwy dokument – i to mimo szczegółowego podziału plików w podkatalogach, np. f:users marketingdokumentyumowy2006 lub f:usersmarketingdokumenty2006umowy. Ponadto nie każda sieć zapewnia zdalny dostęp do plików (np. przez internet), zmiany w przydzielaniu czy zabieraniu uprawnień dostępu zwykle wymagają zaangażowania administratora, a wszystko to znacznie obniża elastyczność środowiska IT.

IDEALNY DMS
System zarządzania dokumentami (DMS) – zwłaszcza dostosowany do potrzeb konkretnej instytucji – nie ma tego rodzaju ograniczeń. Użytkownik nie musi się martwić o to, gdzie dokument (plik) jest fizycznie umieszczony. Kluczową rolę odgrywają informacje o nim podane w odpowiednich polach jego opisu, takich jak: autor, rodzaj dokumentu (Word, Acrobat…), data utworzenia, tytuł. DMS przyspiesza pracę z dokumentami, ułatwia odnalezienie właściwej wersji, zapewnia dostęp pracowników do aktualnych wzorów pism, umów czy formularzy. Jednak wybierając system zarządzania dokumentami, należy upewnić się, czy spełnia on istotne kryteria.

Przede wszystkim musi obsługiwać różnego rodzaju dokumenty. Każda instytucja, także bank, ma już swoje aplikacje i systemy – i nie będzie ich zmieniać tylko z powodu chęci wdrożenia systemu DMS. Poza tym użytkownicy nie mogą być obligowani do wskazywania miejsca fizycznego przechowywania dokumentów, czyli ścieżki do dysku serwera sieciowego F:MojBankXOddzialkredytyumowywzory

Dobry DMS daje możliwość nadawanie dokumentom szczegółowych opisów (sama nazwa pliku to zdecydowanie za mało – umowa_wzro_nr_128.doc) oraz dostosowywanie informacji o ich właściwościach do potrzeb użytkowników, a także – przy ich wyszukiwaniu – umożliwia posługiwanie się rozbudowanymi kryteriami – według daty utworzenia, modyfikacji, nazwiska autora itd.; zapewnia też pełnotekstowe indeksowanie, co pozwala na bardzo szybkie wyszukanie pliku zawierającego określone słowa. Instytucje finansowe powinny zwrócić uwagę na elastyczność w systemie DMS – opcji współdzielenia dokumentów, przydzielania praw i zakazów dostępów oraz dokonywania zmian, kontrolowania wersji, śledzenia historii dostępu do pliku oraz przebiegu procesu pobierania do użytku i zwracania plików, możliwość ustalania reguł określających gromadzenie i usuwanie dokumentów, zapewnienie bezpiecznego zdalnego do nich dostępu.

DOKUMENTY W POCZCIE
Powiązanie dokumentów z systemem komunikacji w instytucji jest bardzo dobrym pomysłem – o ile zostaną one umieszczone w elektronicznej bibliotece. Takie rozwiązanie ma wiele zalet. Dokumenty są przechowywane zawsze w sieci – zwykle na centralnym serwerze. Na komputerach użytkowników nie mnożą się więc lokalne, często nieaktualne już kopie. System komunikacji w instytucjach finansowych jest przy tym bardzo dobrze chroniony, co gwarantuje nie tylko kontrolę dostępu i weryfikację tożsamości użytkowników, ale również tworzenie tzw. kopii bezpieczeństwa akt na wypadek awarii sprzętu. Przechowywanie dokumentu w jednym miejscu umożliwia prześledzenie pełnej jego historii – od utworzenia i kontroli wersji, po śledzenie, kto i kiedy korzystał z pliku i czy wprowadzał w nim zmiany. Łatwiej jest też monitorować dostęp. Współczesne systemy komunikacji elektronicznej mają wbudowane możliwości nadawania szczegółowych uprawnień do współdzielonych informacji – pojedynczych dokumentów czy całych folderów. CAŁKIEM PROSTE Dla użytkownika główną zaletą powiązania DMS z systemem komunikacji elektronicznej jest posługiwanie się znanym już, przyjaznym interfejsem systemu poczty elektronicznej. Koszty ewentualnych szkoleń pracowników będą zatem niewielkie.

Posługiwanie się dokumentami jest proste – w niektórych systemach użytkownicy wypożyczają i zwracają je do bibliotek bez konieczności zapisywania ich na dysku komputera. Pliki znajdują się w folderach założonych przez użytkownika w systemie pocztowym bądź we współdzielonych folderach, do których, na określonych prawach, uzyskali dostęp od innych użytkowników. Systemy komunikacji zapewniają też ogromną elastyczność dostępu do dokumentów – z dowolnego miejsca, przez internet, za pomocą komputera stacjonarnego lub przenośnego, a nawet coraz popularniejszego mobila (komputery kieszonkowe typu Palm, PDA, czy BlackBarry). Dzięki ścisłej integracji DMS z systemem pocztowym czy pracy grupowej, mechanizm indeksowania i wyszukiwania obejmuje nie tylko zawartość dokumentów, ale też korespondencji (e-mail), komunikatora czy elektronicznego kalendarza. Można więc uzyskać pełną historię nie tylko danego pliku, ale też towarzyszącej mu korespondencji i komunikacji lektronicznej.

BEZPIECZNIE I NIEDROGO
Dla instytucji finansowych priorytetowe znaczenie ma bezpieczeństwo przechowywanych dokumentów oraz możliwość kontrolowania dostępu doń – przy tym za rozsądne pieniądze. Powiązanie DMS z systemem komunikacji spełnia oba wymogi. I to od ręki. Dokumenty są chronione w ten sam sposób jak elektroniczna korespondencja – włącznie z szyfrowaniem zapisanych i przesyłanych danych oraz wymogiem uwierzytelniania osób potrzebujących dostępu do nich. Często integracja systemu zarządzania dokumentami z systemem komunikacji obejmuje też jego ocenę.

Rafał Kruschewski