18.10.2006

Większość firm oferujących usługi outsourcingowe kieruje swoją ofertę do sektora MSP. Coraz więcej szefów rozumie też istotę obecności wysokich technologii IT w swoich przedsiębiorstwach. Często jednak nie mają ani czasu, ani wystarczającej wiedzy, by sprostać wymaganiom współczesnej informatyki. Dzięki dzierżawie mogą zapewnić ciągłość działania systemów wspomagających zarządzanie, a także większe bezpieczeństwo oprogramowania. W tej sytuacji firmy coraz częściej decydują się na oddanie części procesu biznesowego bardziej efektywnym w tym zakresie podmiotom zewnętrznym.
Najczęściej dzierżawionym oprogramowaniem — czego zazwyczaj użytkownik sobie nie uświadamia — jest poczta elektroniczna. A już świadomie wynajmowane są systemy operacyjne, oprogramowanie biurowe, bazy danych, narzędzia e-learningowe oraz aplikacje ERP.

W stronę wynajmu
Zarówno outsourcing usług, jak i towarów rozwija się przeważnie w czasie dobrej koniunktury gospodarczej. Jednak outsourcing nie jest optymalnym rozwiązaniem w przypadku każdej firmy.
— Specyfika korzystania z usług zewnętrznych w sektorze IT determinowana jest przez dwa podstawowe czynniki. Pierwszym z nich jest specyfika branży, z której pochodzi firma chcąca „wyoutsourcingować” część swojej działalności. Powinny być to firmy, dla których informatyka sama w sobie nie stanowi źródła przewagi konkurencyjnej. Drugim czynnikiem jest względna prostota procesów objętych wsparciem takiego oprogramowania. Dzierżawcy oprogramowania dążą bowiem do ujednolicenia aplikacji oferowanych w ramach outsourcingu dla różnych firm, oczekując tym samym pewnych podobieństw w procesach. A te występują na ogół wtedy, kiedy procesy są proste — opisuje Mateusz Radziszewski, dyrektor zarządzający polskiego oddziału BLStream.
Nie można jednoznacznie określić, czy dzierżawa jest lepszym rozwiązaniem niż zakup oprogramowania. Outsourcing sprawdzi się tam, gdzie potrzebna jest ciągła aktualizacja aplikacji, co pociąga znaczne koszty.
Najlepszym przykładem jest tu oprogramowanie sklepu internetowego i późniejsza jego administracja lub aplikacje np. dla prawników.
— Innym przykładem może być sektor telekomunikacyjny, np. różnego rodzaju serwisy SMS dla klientów sieci. Rzadko kiedy są one własnością operatora — zaznacza Mateusz Radziszewski.
Jest też wiele branż, które ze względu choćby na obostrzenia prawne nie mogą korzystać z outsourcingu. Sztandarowym przykładem jest tu bankowość, gdzie nakłady na utrzymanie infrastruktury informatycznej i aplikacji stanowią pokaźne kwoty w budżetach.

Plusy i minusy
— Z punktu widzenia własności oprogramowania wydaje się, że dzierżawa oprogramowania może być szczególnie atrakcyjna dla firm, które przechodzą lub stoją w obliczu reorganizacji. Jeśli nie jest to szczególny przypadek, to dzierżawa licencji nie daje większych korzyści aniżeli inne alternatywne sposoby finansowania inwestycji (np. leasing). W szczególnych przypadkach może oczywiście być tak, że dla firmy oprócz samego kosztu istotna jest także forma jego ponoszenia — zwraca uwagę Waldemar Sokołowski, dyrektor ds. usług outsourcingowych BCC.
Jednak w wielu wypadkach dzierżawa oprogramowania jest rozwiązaniem wygodniejszym niż jego zakup — szczególnie biorąc pod uwagę systemy pomocnicze, które nie są kluczowe dla funkcjonowania firmy. Nie trzeba się troszczyć o jego zakup, wdrożenie, zapewnienie odpowiedniej infrastruktury (serwerów czy też komputerów o określonych parametrach) czy utrzymanie. Naprawa ewentualnych awarii i usterek leży po stronie dostawcy oprogramowania. Zapewnia on klientowi gwarancję pełnej zgodności tych aplikacji z obowiązującymi przepisami polskiego prawa oraz we współpracy z autorami sprawuje asystę techniczną dzierżawionych aplikacji. Koszty stają się bardziej przejrzyste. Istotną przewagą outsourcingu nad kupnem oprogramowania jest zwolnienie klienta z konieczności wymiany sprzętu komputerowego w przypadku pojawienia się nowych wersji oprogramowania wymagających wydajniejszego sprzętu.
Kolejną ważną sprawą jest oszczędność czasu.
— W przypadku dzierżawy oprogramowania samo wdrożenie w firmie przebiega znacznie szybciej, ze względu na zastosowanie powtarzalnych szablonów, które są jednocześnie wykorzystywane w kilku firmach. Samodzielne implementacje są czasochłonne, wymagają zaangażowania wielu osób pracujących w firmie na różnych stanowiskach — opisuje Waldemar Ziomek, prezes firmy ArchITec.
Dzierżawa może być też lepsza od kupna w przypadku korzystania z oprogramowania tylko przez określony czas lub gdy przedsiębiorstwo nie chce ponosić dużych jednorazowych wydatków związanych z zakupem licencji.
Minusem dzierżawy oprogramowania jest konieczność dostosowania swoich procesów do pewnego szablonu, który jest wykorzystywany przez dostawcę.
— Na przykład w sytuacji, gdy firma ma własne oprogramowanie finansowo- -księgowe, może zorganizować pracę księgowości właściwie w dowolny sposób (oczywiście w granicach prawa), natomiast dzierżawiąc takie oprogramowanie, może korzystać tylko z zamkniętej listy narzędzi — dodaje Waldemar Ziomek.

W terenie i dla małych
To, czy outsourcing jest korzystnym rozwiązaniem, zależy od specyfiki każdego rozważanego przypadku. Można pokusić się jednak o wyselekcjonowanie pewnych wspólnych cech firm, w których informatyczna obsługa zewnętrzna może przynieść zdecydowaną poprawę funkcjonowania sfery IT. Zazwyczaj outsourcing będzie korzystny w wieloddziałowej strukturze organizacyjnej (oddziały w terenie itp.). Takie przedsiębiorstwo potrzebuje jednej centralnej platformy IT, gwarantującej stały i bezproblemowy dostęp do zasobów firmy zarówno w jej bazie, jak i oddziałach terenowych, także poprzez urządzenia mobilne.
Inną grupą są firmy z sektora MSP.
— Wyraźne korzyści z dzierżawy oprogramowania widoczne są przede wszystkim w małych i średnich firmach. Zazwyczaj są one skoncentrowane na swojej podstawowej działalności i nie mają wystarczająco rozwiniętej kultury informatycznej. Najczęściej nie mają wykwalifikowanych pracowników, którzy byliby w stanie sprawnie zaimplementować dany system. Ponadto mniejsze firmy bardzo często nie dysponują budżetem inwestycyjnym na informatykę — duże koszty projektów przekraczają ich możliwości finansowe. Dlatego takim podmiotom wygodniej opłacać comiesięczny abonament za dzierżawione oprogramowanie — mówi Waldemar Ziomek.
Według prezesa firmy ArchITec podstawową zaletą dzierżawy oprogramowania informatycznego jest większa elastyczność w zarządzaniu firmą. Jeśli firma ma na przykład kłopoty finansowe, zawsze może zrezygnować z dzierżawy danego typu aplikacji, natomiast w przypadku dokonania zakupu nie można już odzyskać zainwestowanych środków.
— Fakt, że z danym oprogramowaniem nie wiążemy się na lata, daje także szybszą możliwość zmiany danego rozwiązania na inne, bardziej nowoczesne. Ponadto miesięczna opłata abonamentowa nie obciąża nadmiernie finansów firmy — dodaje Waldemar Ziomek.

Tendencja
Z tegorocznego raportu firmy analitycznej Gartner wynika, że outsourcing IT staje się w korporacjach i dużych firmach niemal codzienną praktyką. Z kolei kwietniowy raport badawczy firmy Audytel pokazał, że coraz bardziej popularny — chociaż w wolniejszym tempie niż outsourcing informatyczny — staje się również outsourcing procesów biznesowych, który również często wiąże się z zakupem lub dzierżawą specjalistycznych rozwiązań IT.

Jan Kaliński