20.09.2006

Według Marka Ożarowskiego, dyrektora sprzedaży OptiX Polska, dobrze zarchiwizowane, przechowywane i zabezpieczone dane mogą być użyte i przetwarzane praktycznie online. Jednak konieczność archiwizacji czy obiegu dokumentów wydają się tylko intuicyjne, nie wynikają z przekonania. Obecnie w biznesie można zauważyć modę na outsourcing, tzn. wydzielanie i kupowanie na zewnątrz usług, które są konieczne do działania przedsiębiorstwa. Coraz więcej menedżerów decyduje się na takie rozwiązanie, aby obniżyć koszty działalności.
— Nikomu nie przychodzi dziś do głowy utrzymywać własnej firmy ochroniarskiej czy też takiej, która zajmuje się sprzątaniem pomieszczeń biurowych — twierdzi Marek Ożarowski.
Podobna sytuacja panuje w dziedzinie archiwizacji i obiegu dokumentów. Dzisiejsza technologia daje spore możliwości w zakresie gwarancji poufności i bezpieczeństwa danych.

Szybki start
— Powierzenie dokumentów firmie zewnętrznej powinno nastąpić w dwu przypadkach: gdy firmie dokumenty nie są potrzebne do działalności operacyjnej, a wymogi prawa nakładają na nią konieczność przechowywania dokumentów. I gdy zarządzanie istotnymi dokumentami, np. umowami z klientami, nie spełnia celów postawionych przed firmą, a pomoc zewnętrznego partnera może to w szybki sposób zmienić — wylicza Piotr Cholewa, prezes ArchiDoc.
Zdaniem praktyków, korzyści z outsourcingu w zakresie zarządzania dokumentacją są rozliczne. Przede wszystkim decyzja o wydzieleniu czynności na zewnątrz pozwala na natychmiastowy dostęp do usługi.
— Prace rozpoczynają się średnio dwa tygodnie po podpisaniu kontraktu. Samodzielne wdrożenie takiego rozwiązania — a zatem projekt inwestycyjny, zatrudnienie ludzi, szkolenia, stworzenie infrastruktury — zajęłoby przynajmniej kwartał. Ponadto zewnętrzne firmy nie tylko dysponują nowoczesnymi technologiami, ale też wiedzą, jakie technologie są najbardziej odpowiednie dla ich usługobiorców. Rzadko którą firmę byłoby stać na regularne wdrażanie i unowocześnienie rozwiązań do zarządzania dokumentami. Dla firmy wyspecjalizowanej w tego rodzaju usługach stanowi to natomiast jej być albo nie być na rynku. Stosowane przez takie firmy rozwiązania można łatwo rozbudowywać w przypadku znaczącego wzrostu ilości przetwarzanych dokumentów i danych — przekonuje Piotr Cholewa.
Kolejna korzyść wynikająca z oddania firmowej dokumentacji pod opiekę wyspecjalizowanej firmy to oszczędności kosztowe. Wykonywanie zadań związanych z zarządzaniem obiegiem dokumentów własnymi siłami wiązałoby się z koniecznością powoływania nowego działu, wynajmem coraz większych powierzchni na archiwizowanie rozrastającej się dokumentacji oraz zatrudnianiem i szkoleniem specjalnego personelu. Zlecenie tych usług podmiotowi zewnętrznemu jest przede wszystkim efektywniejsze kosztowo — firma nie musi już płacić za magazyn ani też za pracę osób zajmujących się między innymi rejestracją usług w systemach CRM, czynnościami sortowania i skanowania dokumentów. Efektywność kosztowa wynika również z usprawnienia przepływu danych w firmie oraz redukcji przepływów dokumentów, papierowych — na przykład dzięki skorzystaniu z usługi elektronicznego repozytorium dokumentów, równoczesny dostęp do elektronicznej, zeskanowanej wersji danego dokumentu może mieć kilka osób z oddziałów firmy na terenie całego kraju.

Spokojna głowa
Jednak przy korzystaniu z systemu zarządzania dokumentami bezpieczeństwo informacji jest tak samo ważnym elementem, jak oczekiwane oszczędności i usprawnienia procesowe.
— Realizując wdrożenia, spotykamy się z różnym podejściem do zagadnień bezpieczeństwa danych. Wiele firm uważa, że użytkowane przez nie systemy są wystarczająco zabezpieczone przez funkcjonujące już ograniczenia dostępu. Wówczas są zainteresowane na przykład wyłącznie optymalizacją procesów i oszczędnościami. Jednak większość firm, powiedzmy tych, które przeprowadziły za pomocą zewnętrznej firmy ochrony IT audyt, ma świadomość, że o stopniu zabezpieczenia ich infrastruktury IT świadczy najsłabsze ogniwo — informuje Dariusz Szwed, dyrektor działu Xerox Global Services w Xerox Polska.
Jest też grupa przedsiębiorstw, które z racji działalności są prawnie zobligowane do zagwarantowania danym i informacjom optymalnego bezpieczeństwa. W tych sytuacjach wdrażane systemy IT muszą zapewniać wysokie bezpieczeństwo dokumentów i procesów. Tam, gdzie stosowane są procesy obiegu dokumentów typu workflow, istotne jest zabezpieczenie różnych poziomów autoryzacji. Usługodawcy dysponują szeroką paletą narzędzi podnoszących bezpieczeństwo danych. W zależności od potrzeb klienta mogą zastosować najprostsze zabezpieczenia w postaci urządzeń ograniczających ryzyko wycieku informacji przy druku, jak również zaawansowane systemy, które rejestrują i monitorują działanie wszystkich zainstalowanych w firmie drukarek i kopiarek. Te drugie umożliwiają firmie przekazywanie określonym pracownikom uprawnień do wykonywania druków i kopii, a także do odbioru dokumentów po uprzednim użyciu kart zbliżeniowych. Z kolei systemy workflow pozwalają na monitorowanie każdego etapu funkcjonowania dokumentu — od jego powstania do zniszczenia, umożliwiają szyfrowanie danych, użycie tzw. infrastruktury kluczy prywatnych i publicznych oraz centralnej autoryzacji, która zapewnia rejestrowanie każdego etapu obiegu dokumentów.
— Dostawcy usług zarządzania dokumentami zazwyczaj lepiej widzą, w jaki sposób zapewnić poufność informacji. W trakcie wdrożenia powstaje wiele procedur gwarantujących bezpieczeństwo. Opisane procedury stają się częścią umowy. W firmach, które potrzebują zabezpieczeń na każdym etapie, od transmisji dokumentów i składowania informacji, po zabezpieczenie decyzji podejmowanych na podstawie dokumentów, dostawca definiuje każdą niemal akcję i zabezpiecza ją — twierdzi Dariusz Szwed.

Marcin Złoch