20.09.2006

Zapisy ustawowe określają, jakie dokumenty i jak długo należy przechowywać. Większość akt, zgodnie z rozporządzeniem Ministra Kultury z 16 września 2002 r. w sprawie postępowania z dokumentacją, zasad jej klasyfikowania i kwalifikowania oraz zasad i trybu przekazywania materiałów archiwalnych do archiwów państwowych, stanowi dokumentacja niearchiwalna, tzw. akta kategorii B, czyli czasowego przechowywania. Po upływie okresu przechowywania można ją poddać brakowaniu, a następnie niszczeniu według specjalnych procedur i z zachowaniem wszelkiej poufności.

Na zawsze
Jest też cała grupa dokumentów, która podlega wieczystemu przechowywaniu, tzw. akta kategorii A — materiały archiwalne. Akta wieczystego przechowywania powstają w instytucjach państwowych, samorządowych oraz przedsiębiorstwach państwowych, które są objęte nadzorem archiwalnym, realizowanym przez archiwa państwowe. Zgodnie z rozporządzeniem, wieczystego przechowywania wymagają m.in.: akta dotyczące powstania danego przedsiębiorstwa czy instytucji, zarządzenia wewnętrzne, regulaminy, protokoły z walnych zgromadzeń, dokumentacja księgowa dotycząca sprawozdań czy bilansów rocznych.
— Coraz częściej dokument papierowy jest zastępowany przez dokument elektroniczny i spodziewam się, że zjawisko to stale będzie zwiększało swój zasięg. Zastąpienie dokumentów papierowych elektronicznymi pozwala na uzyskanie znacznych oszczędności, usprawnienie przepływu danych w firmie i redukcję przepływu dokumentów papierowych. W przypadku firm o strukturze wielooddziałowej, stosowanie dokumentów elektronicznych daje też możliwość łatwego przekierowywania pracy między oddziałami, co pozwala na optymalizację obciążenia pracowników zadaniami i tym samym wzrost ich wydajności — przekonuje Piotr Cholewa, prezes ArchiDoc.
Polskie prawodawstwo stara się nadążyć za tą tendencją. Warto w tym miejscu wspomnieć zwłaszcza o ustawie z 17 lutego 2005 r. o informatyzacji działalności podmiotów realizujących zadania publiczne, która uznaje, że dokumenty elektroniczne również mogą składać się na zasób archiwalny. Niestety, do tej ustawy nie zostały jeszcze wydane wszystkie przepisy wykonawcze.

Zastąpić czy nie?
— Jednak trudno jest wyobrazić sobie, że środowisko archiwistyczne zdecyduje się na przechowywanie akt kategorii A jedynie w wersji elektronicznej. Materiały archiwalne stanowią bezcenną wartość historyczną, stąd zasadne wydaje się ostrożne podejście do kwestii całkowitego zastąpienia dokumentu papierowego dokumentem elektronicznym. Zdecydowanie pożądane natomiast jest zastępowanie papierowych akt kategorii B, zwłaszcza krótkotrwałego przechowywania, ich elektronicznymi odpowiednikami — zauważa Piotr Cholewa.

Marcin Złoch