20.09.2006

Zdaniem przedstawicieli firm zajmujących się archiwizacją dokumentów, ten proces jest najważniejszym elementem biznesowym w każdym przedsiębiorstwie. Dokumenty są wszędzie, począwszy od produkcji — skończywszy na rozliczaniu się z urzędem skarbowym. Można zaryzykować twierdzenie, że każdy ślad w działaniach biznesowych jest dokumentowany w postaci papierowej czy też elektronicznej. Dokumenty są gromadzone, przechowywane i przetwarzane.
— Kolejną prawidłowością jest fakt, iż archiwum dokumentów to równie ważny element w biznesie jak menedżer czy prezes firmy. Mało tego, bez dokumentów czy też odpowiedniego archiwum, dzisiejszy biznes nie może istnieć — twierdzi Marek Ożarowski, dyrektor sprzedaży OptiX Polska.

Waga kartek
Ryza papieru — 500 kartek o standardowej gramaturze 80 g/mkw. — waży 2,5 kg. 1 MB pamięci elektronicznej może być zapisany na blisko 4 ryzach papieru, a więc waży 10 kg. I tak odpowiednio — dla 1 GB to 400 ryz papieru z wagą 1 tona, a 1 TB to 400 tys. ryz papieru z wagą tysiąc ton. A obecnie komputery klasy PC mogą być wyposażone np. w 4 dyski po 500 GB.
— Papieru nie da się wyeliminować, ale już teraz można próbować zmierzyć się z tematem archiwizacji, zwłaszcza że wagon papieru niemało kosztuje. Kolejnym zagadnieniem jest sprawa samego przechowywania — 1 m sześc. papieru to około 400 ryz — dla 1 TB potrzebne jest więc pomieszczenie o powierzchni 1 tys. mkw. Oczywiście, w rzeczywistości koszty rozkładają się inaczej, jednak powyższe uproszczenie może wygenerować odpowiednie potrzeby na nowoczesny system archiwizacji, który będzie odpowiednim wsparciem dla menedżera w zarządzaniu procesami biznesowymi — zauważa Marek Ożarowski.

E-pomoc
Pomocą w zalewie papierowych dokumentów mają okazać się informatyczne systemy, mające usprawniać archiwizację i zarządzanie obiegiem informacji.
— Aplikacje do obiegu informacji mają za zadanie spowodować, aby dokumenty pojawiały się na ekranie pracownika w odpowiednim czasie. Weźmy choćby umowy — umowa jest zapisana w systemie jako sprawa, którą trzeba zrealizować w określonym czasie. Dlatego np. na tydzień przed terminem jej odnowienia pojawia się ona na ekranie operatora. System IT ma pilnować terminów wykonania zapisów oraz form powstających dokumentów. Można stwierdzić, że dobry system do obiegu informacji powoduje, że po jego wdrożeniu organizacja ma mniej pracy, związanej z koniecznością obsługi systemu — przekonuje Jonas Albrechtas, prezes DocLogix.

Na horyzoncie
Zarządzanie dokumentami dokonuje się na różnych płaszczyznach działalności firmy. Nowe technologie z zakresu IT mają ułatwić procesy biznesowe. Jak twierdzi Marek Ożarowski, automatyczne zarządzanie dokumentami w przedsiębiorstwie najczęściej kojarzy się z automatem faksowym, który potrafi odbierać wiadomości faksowe i dystrybuować je automatycznie. Ale to tylko powierzchowność — taki proces może rozpoznać pismo, zanalizować dokument, powiadomić o zamówieniu faksowym dział sprzedaży itp. Pierwsze systemy zarządzania dokumentami działały na zasadzie mikrofilmów. Następnie wzbogacono je o nośniki elektroniczne. W późniejszym okresie powstały systemy, które przechowywały indeksy, umożliwiające prosty i łatwy dostęp do dokumentów w firmie. Od kilku lat oprogramowanie do przechowywania dokumentów stopniowo wzbogaca się o funkcje „workflow”, czyli obiegu dokumentów.
— Następnym krokiem w ewolucji tego oprogramowania było powstanie systemów, które nie tylko są systemami do zarządzania dokumentami, ale również zarządzają procesami: BPM — Business Process Managament. Na rynkach światowych wyraźnie zarysowuje się ten dodatkowy kierunek rozwoju. Zjawisko to bardzo często określa się mianem „trzeciej fali integracji”. Obecnie w ramach takiego systemu integrowane są nie tylko aplikacje i bazy danych, ale również procesy — informuje Piotr Cholewa, prezes ArchiDoc.

Marcin Złoch