10.03.2006

Jarosław Ochab: Czy niedawne uruchomienie oddziału Warszawie oznacza, że pozyskaliście nowych klientów?

Piotr Cholewa: Usługi outsourcingowe, jakie świadczy ArchiDoc, charakteryzują się bardzo długim procesem negocjacyjnym. Od pierwszego kontaktu z klientem do podpisania kontraktu mija średnio od 12 do 18 miesięcy. Szacujemy, że w najbliższych miesiącach uda nam się zakończyć przynajmniej trzy kontrakty z klientami z regionu Warszawy i okolic.

ArchiDoc zapowiada utworzenie pod Warszawą nowego centrum wysokiego składowania…

Postanowiliśmy otworzyć centrum operacyjne, w okolicach Warszawy, ponieważ mamy coraz więcej klientów z tego obszaru. Nowa lokalizacja pozwoli nam znacznie skrócić czas dostępu do oryginału dokumentu. Ponadto, dodatkowe centrum operacyjne daje również klientowi możliwość zadecydowania, czy dokumenty jego spółki mają być przechowywane centralnie (w ramach jednej lokalizacji) czy też w sposób rozproszony (w kilku lokalizacjach) – oczywiście przy zachowaniu jednego systemu zarządzania.

Czy usługi fizycznego składowania dokumentów pozostaną strategicznym obszarem działalności spółki? Na rynku zarysowuje się przecież trend ograniczania ilości i wymiany papierowych dokumentów na linii firma-klient.

Oczywiście dostrzegamy trend ograniczania ilości i wymiany niektórych dokumentów papierowych, dlatego też, łączymy tradycyjną archiwistykę z innowacyjnymi sposobami zarządzania dokumentami. Mamy w swojej ofercie rozwiązania dotyczące archiwizacji danych elektronicznych (pochodzących na przykład z systemów CRM czy ERP firm-klientów). W ramach tych usług ArchiDoc wdraża dla klienta elektroniczne repozytorium, do którego dokumenty są wprowadzane z zastosowaniem technologii skanowania i skąd mogą być udostępniane zarówno w formie papierowej, jak i elektronicznej. Należy jednak pamiętać, że nie da się zupełnie wyeliminować przechowywania dokumentów papierowych. Umowy klienckie, szeroko rozumiane dokumenty finansowe oraz akta personalne muszą nadal być przechowywane w tradycyjnej papierowej formie.

Na ile perspektywiczny jest rynek składowania danych z systemów ERP?

Przechowywanie danych z systemów informatycznych wiąże się tak naprawdę z przechowywaniem nośników, jednak jako dostawca rozwiązań do zarządzania informacją biznesową jesteśmy zainteresowani czymś więcej. Nasze plany zakładają stworzenie wirtualnego folderu klienta, który ma stanowić swoiste archiwum wszystkich form kontaktu z tym klientem – od skanów korespondencji tradycyjnej (papierowej), korespondencji faksowej, mailowej aż po nagrania rozmów telefonicznych. Co do wdrożeń usług tego typu, możemy powiedzieć, że częściowo udało nam się wprowadzić tego rodzaju rozwiązania, jednak o pełnym sukcesie będziemy mogli mówić dopiero wtedy, gdy uruchomimy call center.

Jakie zadania ma spełniać call center?

Dzięki zaawansowanym technologiom odczytywania tekstu dany dokument można wprowadzić do systemu skanując go, nie zaś przepisując ręcznie dane z formularza. Zamierzamy pójść dalej. Zanim powstanie dokument chcemy zapytać o to, czy w ogóle konieczne jest jego tworzenie. Być może bardziej efektywny okaże się kontakt telefoniczny przy założeniu, że 100% tego, co zostanie ustalone podczas tego kontaktu zostanie nagrane i zarchiwizowane.

Ile się zarabia na zarządzaniu dokumentami?

Sprzedaż za ubiegły rok wynosi ok. 37 mln zł. Nasza prognoza na 2006 r. zakłada 45 mln. zł przychodu.

Jarosław Ochab