23.04.2007

Backup i archiwizacja dotyczy wszystkich firm. Dzisiaj praktycznie każdy biznes wiąże się z przetwarzaniem informacji — faktur i innych dokumentów księgowych, dokumentów pracowniczych, czasem rozmów telefonicznych, multimediów, transakcji czy rozliczeń z ZUS i fiskusem. Archiwizacja jest niezbędna do zarządzanania tymi dokumentami, backup — by zachować ich kopie na wypadek niespodziewanego wypadku.

— W projektach, które prowadzimy w przeciętnej polskiej firmie, znajdujemy około 200 rożnych typów dokumentów. Polskie regulacje prawne nakładają na przedsiębiorców różnorodne obowiązki dotyczące przechowywania informacji i dokumentów związanych z prowadzonym biznesem. W przypadku większości dokumentów wymaga się przechowywania ich przez 8, 10 lub więcej lat — mówi Bartosz Stebnicki, dyrektor generalny EMC Polska.
— Obecne prawo nakazuje przechowywanie określonych dokumentów księgowych nie tylko dużym przedsiębiorstwom. Ustawa o rachunkowości wymaga od wszystkich podmiotów prawnych przechowywania faktur i innych dokumentów księgowych przez pięć lat — podkreśla Robert Gajda, dyrektor ds. rozwoju biznesu w firmie Cisco.

Każda firma, niezależnie od stosowanych zabezpieczeń, powinna mieć wdrożony określony typ archiwizacji i backup dla danych tworzonych i przechowywanych bezpośrednio przez użytkownika. Warto zrobić kopie dokumentów tekstowych, obrazów, filmów, baz danych itp., a także elementów systemu (pliki konfiguracyjne, rejestry) czy nawet całych systemów operacyjnych.
— Wyobraźmy sobie firmę budowlaną. Kierownik projektu prowadzi dokumentację. Jeśli jest w biurze, nie ma większego problemu, ale potem jedzie na budowę i ciągle pracuje z dokumentami. Otrzymuje je faksem, pocztą. Kilka miesięcy później toczy się sprawa sądowa, której rozstrzygnięcie zależy od tego, która strona udowodni „jak było naprawdę”. W takiej sytuacji zwykła kartka faksu może być na wagę złota. Co jednak zrobić, gdy nikt nie pamięta, co się z nią stało? — mówi Michał Kacprowicz z firmy ATA-INT.

Nie stracić danych

Rozwiązaniami rekomendowanymi dla dużych przedsiębiorstw są elektroniczne repozytoria danych, systemy do obiegu dokumentów oraz do obsługi korespondencji. Tego typu usługi oferowane są zarówno pojedynczo, jak i w formie pakietów polegających na obsłudze całego procesu biznesowego.
— Na takiej formie współpracy najbardziej skorzystają duże firmy, które przetwarzają tysiące dokumentów miesięcznie, oraz podmioty o skomplikowanej strukturze, posiadające wiele oddziałów na terenie całego kraju, a zwłaszcza organizacje obsługujące dużo odbiorców indywidualnych, tzw. klientów mass-marketowych — twierdzi Marek Bronder, dyrektor ds. sprzedaży i rozwoju ArchiDoc. Gwałtowny spadek cen nośników oraz popularyzacja często bezpłatnych narzędzi zachęca do „elektronicznego bałaganiarstwa”.
— Mamy na dysku pół terabajta śmiecia i głębokie przekonanie, że poszukiwany dokument „gdzieś jest”. Zdecydowanie w firmie małej łatwiej nad tym zapanować niż w organizacji o średniej wielkości. Prawdziwym wyzwaniem jest natomiast zapanowanie nad dokumentami egzystującymi równolegle bądź samodzielnie w formach elektronicznej, papierowej czy mieszanej (graficznej) — zaznacza Michał Kacprowicz.

W każdym przypadku sprawdzają się rozwiązania oparte na bazie danych, które umożliwiają uporządkowaną kategoryzację dokumentów i szybkie przeszukiwanie przy możliwości korzystania z interfejsu WWW.
— Myśląc o archiwizacji, warto pamiętać o parametrach długowieczności, różnych dla poszczególnych mediów (magnetycznych, magnetooptycznych, optycznych i innych) — dorzuca Michał Kacprowicz. Małe i średnie firmy najczęściej korzystają z mało zaawansowanych rozwiązań. Archiwizują dokumentację we własnym zakresie — na przykład na dyskach DVD.
— Moim zdaniem, zapisywanie danych na dyskach DVD nie jest dobrym pomysłem. Przychylałbym się raczej do tzw. tanich zasobów Serial ATA. Okazuje się, że zawodność tanich nośników DVD jest bardzo wysoka. Dodatkowo pojemności oferowane przez DVD są stanowczo zbyt małe w stosunku do wolumenu danych w przedsiębiorstwach. W przypadku małych przedsiębiorstw najczęściej do archiwizacji danych wykorzystywany jest system backupowy lub też dane, z uwagi na ich niewielką ilość, nie są w ogóle archiwizowane — mówi Piotr Nogaś, principal presales konsultant w firmie Symantec.

Drogie informacje

— System dla najbardziej wymagających może kosztować od kilkuset tysięcy do kilku milionów złotych. Średnie przedsiębiorstwa osiągają zaplanowane cele dotyczące backupu i archiwizacji przy mniejszych budżetach — od kilkudziesięciu do kilkuset tysięcy złotych. Mikroprzedsiębiorstwa mogą uzyskać dobre efekty wydając na backup mniej niż na dobrą szafę i segregatory — twierdzi Bartosz Stebnicki. Zdaniem Tomasza Jangasa z firmy Hitachi Data Systems, najpopularniejsze wydają się rozwiązania wykorzystujące biblioteki taśmowe w większych firmach oraz pojedyncze napędy taśmowe w mniejszych.
— Niestety, wiele firm w Polsce nie ma żadnego rozwiązania do tworzenia kopii bezpieczeństwa. Często przedsiębiorstwa decydują się na jego wdrożenie dopiero po katastrofie związanej z utratą ważnych danych — dodaje Tomasz Janas. Jednak małe firmy z bardzo specjalistycznymi wymaganiami muszą podejść do tematu bardzo rozważnie, bowiem koszty profesjonalnych usług archiwizacji mogą być dla nich zbyt duże.
— Warto w takim przypadku rozważyć zlecenie usług IT firmie zewnętrznej, która może zaoferować odpowiednie rozwiązanie po znacznie niższych kosztach jednostkowych — mówi Piotr Nogaś. Także większe firmy powinny wziąć pod uwagę outsourcing. Pozwoli on skupić się na celach biznesowych, nie tracąc czasu na problemy informatyczne.
— Warto wprowadzić nieskazitelny porządek w dokumentach papierowych i elektronicznych, de facto pozbywając się ich z organizacji. Wybierając formułę outsourcingową można to osiągnąć za dużo mniejsze pieniądze niż realizując te procesy samodzielnie — mówi Marek Bronder.

Masa do zapisania

Branża będzie się dynamicznie rozwijała. Usługi zarządzania dokumentami będą się cieszyły coraz większą popularnością. Dzisiaj z rozwiązań tych korzystają głównie duże przedsiębiorstwa, jednak rynek wciąż nie jest nasycony.
— Badania przeprowadzone we wrześniu 2006 roku przez Instytut Badawczy IPSOS na zlecenie naszej firmy wskazują, że elektroniczne archiwum dokumentów posiada 39 proc. największych firm w Polsce, z usług archiwizacji korzysta natomiast jedna trzecia badanych. Popyt w tych obszarach w ciągu najbliższych lat będzie rósł — repozytoria chce zakupić aż jedna piąta firm. Wiąże się to z rosnącą świadomością firm co do potrzeby korzystania z tych produktów i usług oraz z tendencją do integrowania danych pochodzących z różnych źródeł. Spodziewamy się, że gdy rynek dużych firm się już nasyci, zaczną się pojawiać rozwiązania do archiwizacji dokumentów i danych elektronicznych przeznaczone dla coraz mniejszych przedsiębiorstw — uważa Marek Bronder.

Według badań IDC w 2006 r. na świeciewytworzono i skopiowano 161 eksabajtów (161 mld gigabajtów) cyfrowych informacji. To trzy miliony razy więcej niż wszystkie napisane kiedykolwiek książki. A IDC prognozuje, że w najbliższym czasie co roku ilość informacji będzie rosła sześciokrotnie!
— Znacząca część tych danych będzie wytwarzana przez osoby fizyczne. Należy się więc spodziewać rozwoju rynku archiwizacji nie tylko dla przedsiębiorstw, ale również dla rynku masowego. Drugim motorem rozwoju rynku archiwizacji danych są i będą regulacje branżowe. Dotyczy to szczególnie rynku finansowego i telekomunikacyjnego. Już dziś regulacje zmuszają firmy do przechowywania wybranych informacji. Myślę, że w niedalekiej przyszłości zostaną one zaostrzone i obejmą nowe typy informacji, jak np. e-mail, co przyczyni się do dynamicznego rozwoju rynku archiwizacji danych, szczególnie w segmencie dużych przedsiębiorstw — mówi Bartosz Stebnicki.

Jan Kaliński