25.05.2007
25.05.2007, „Gazeta Finansowa” 100 największych firm IT
Ilość danych i informacji koniecznych do okiełznania w przedsiębiorstwach z roku na rok wzrasta.
To powoduje, że systemy informatyczne poza obsługą najprostszych czynności manualnych, czy też bardziej zaawansowanych prac, jak np. zarządzania bazami danych, są też w stanie wspierać całe procesy biznesowe. Właśnie w tym celu stworzono narzędzia klasy Business Process Management (BPM).
Sama usługa, którą nazwaliśmy Work Flow Manager, polega na:
• wdrożeniu narzędzia BPM w organizacji;
• przygotowaniu danych i dokumentów do obsługi przez system – przygotowanie to polega na przetworzeniu dokumentacji papierowej na postać elektroniczną (skanowaniu) oraz uporządkowaniu dokumentacji elektronicznej, jej indeksacji zgodnie z rzeczowym wykazem akt itp.;
• określeniu ról, zadań i poziomu uprawnień pracowników zaangażowanych w procesy;
• stworzeniu map procesów w systemie z uwzględnieniem wcześniej zdefiniowanych „graczy” wraz z ich uprawnieniami;
• utrzymaniu i aktualizacji systemu.
Zastosowanie elektronicznego obiegu dokumentów pozwala przede wszystkim na skrócenie czasu dostępu do informacji i przyspieszenie wewnętrznych procedur. Znacznie zwiększa też kontrolę pracy nad dokumentacją. Im szybsze dotarcie do informacji o danym kliencie czy partnerze biznesowym, tym sprawniejsza jego obsługa i wyższy poziom satysfakcji. Wdrożenie rozwiązań typu workflow z całą pewnością przyczynia się do budowania przewagi konkurencyjnej przedsiębiorstwa. Sam system jest tak stworzony, aby zapewnić użytkownikowi końcowemu dostęp zarówno do BPM, jak i do archiwum elektronicznego z dostępem do dokumentów w trybie on-line. System ten dodatkowo daje użytkownikowi możliwość zamawiania dokumentów w formie oryginalnej. Rozwiązania elektronicznego obiegu dokumentów mogą być zintegrowane z systemami CRM, ERP, oprogramowaniem skanerów, serwerem faksu, pakietem Microsoft Office, rozwiązaniami SAP, rozwiązaniami typu Supply Chain Management, systemami Call Centre, portalami internetowymi (np. w kwestii wykorzystania danych pozyskanych przy wypełnianiu formularzy na stronie www). Wszystko zależy od szczegółowych potrzeb klienta i rodzaju dokumentów.
MAREK BRONDER, Dyrektor ds. Sprzedaży i Rozwoju ArchiDoc