28.08.2006

Wszystkie rozliczenia między bankami w Polsce od 2 lat są prowadzone drogą elektroniczną. Papierowy system Sybir został zastąpiony przez tańszy i szybszy elektroniczny Elixir. Na szczęście jednak klienci nadal mogą składać w okienkach papierowe zlecenia, które po prostu zostaną zamienione na komunikaty elektroniczne i przesiane do rozliczenia.
Elektroniczny obieg dokumentów oszczędza czas i zmniejsza koszty, a ponadto przechowywanie dokumentów w wersji elektronicznej wymaga mniej miejsca i jest tańsze, nie mówiąc już o tym, że odnalezienie dokumentu elektronicznego zajmuje mniej czasu niż przeszukiwanie archiwum papierowego. Polskie prawo wyraźnie określa obowiązki firm (np. rozporządzenie ministra kultury z 10.02.2005 r., dotyczące m.in. wydawania odpisów lub kopii dokumentacji kadrowo-płacowej), dotyczące przechowywania dokumentów. Zależnie od rodzaju dokumentu okres archiwizacji (można ją zlecić innej firmie) może wynosić 3, 5, 10, 25, a nawet 50 lat. Dlatego coraz większego znaczenia nabierają systemy, które pozwalają na przetworzenie tradycyjnych dokumentów papierowych na postać elektroniczną (skanowanie), opisywanie (indeksowane) i umieszczanie w elektronicznym repozytorium.
Przechowywane mogą być nie tylko obrazy dokumentów, ale również zawarta w nich informacja tekstowa. Zastosowanie w czasie skanowania algorytmów rozpoznawania pisma OCR/ICR (Optical Character Recognition/Intelligent Character Recognition) umożliwia odczytanie treści z obrazu dokumentów, co pozwala (w innym programie) na pełnotekstowe wyszukiwanie określonego dokumentu w całym zgromadzonym zbiorze. Oczywiście dalszy obieg tych dokumentów może odbywać się w sposób elektroniczny. Do tradycyjnego archiwum trafiają już tylko oryginały dokumentów (wymagane prawem lub wewnętrznymi przepisami instytucji).
Do porządkowania dokumentacji, przechowywania oraz udostępniania jej upoważnionym osobom zaangażowano najnowsze technologie (w Polsce również). Na przykład ArchiDoc, który jest na naszym rynku od 12 lat (do listopada 2005 r. pod nazwą Archiwa Śląskie) poleca firmom wdrożenie centralnego repozytorium, które byłoby elektronicznym archiwum wszystkich informacji w przedsiębiorstwie, a robi to, ponieważ dysponuje odpowiednim systemem zarządzania procesami, informacją i dokumentami (aplikacja FileNet P8 Platform) oraz oprogramowaniem systemowym i użytkowym (Microsoft, Borlan, Veritas).
Prawdopodobieństwo prowadzenia przez firmy własnych archiwów elektronicznych jest niewielkie ze względu na koszty, co może oznaczać, że wkrótce rynek tych usług wzrośnie.

Delphi, IDC Meta Group i HP stwierdziły w badaniach, że:
– 60 proc. czasu pracownicy poświęcają na obsługę dokumentów.
– Ponad 40 proc. wewnętrznej wymiany informacji w biurach odbywa się na papierze.
– 40 proc. kosztów robocizny (a tylko 15 proc. przychodów) przypada na dokumenty.
– Użytkownicy z dostępem do poczty elektronicznej wolą e-mail niż faks.

Elektroniczna archiwizacja polega na zapisie informacji na tzw. nośniki trwałe jednokrotnego zapisu, np. CD, DVD lub dyski optyczne. Zaletą tego rozwiązania jest bardzo szybki dostęp do przetworzonych danych oraz zabezpieczenie dokumentacji przed pożarem, powodzią, kradzieżą albo dewastacją.

LECH PIESIK