06.06.2007
ArchiDoc archiwizuje dokumenty PZU Asset Management
ArchiDoc zawarła kontrakt z PZU Asset Management SA (PZU AM) na przejęcie, zarządzanie i udostępnianie całości dokumentacji archiwalnej należącej do domu maklerskiego.
Umowa została podpisana na okres pięciu lat. W najbliższych miesiącach planowane jest jej dalsze rozszerzenie o wdrożenie rozwiązania typu workflow, które ma przyczynić się do usprawnienia obiegu dokumentacji w PZU AM.
Prace związane z zarządzaniem dokumentacją PZU Asset Management SA zostały podzielone na etapy. Rozpoczął je audyt potrzeb biznesowych Klienta. Następnie, na bazie przepisów prawnych, audytu oraz ankiet archiwistycznych wypełnionych przez poszczególne komórki organizacyjne PZU AM zostały opracowane dla Klienta normatywy kancelaryjno – archiwalne (projekt instrukcji kancelaryjnej oraz rzeczowy wykaz akt), a także katalog akt stanowiący podstawę do zarejestrowania przejmowanej dokumentacji w systemie ArDok. W kolejnym etapie ArchiDoc przejął do przechowywania zasoby aktowe PZU AM, tworząc tym samym Centralne Archiwum. Część dokumentacji została również zeskanowana, a ich elektroniczne obrazy przechowywane są w repozytorium ArDok i udostępniane upoważnionym pracownikom PZU AM w tybie on-line. Pracownicy Klienta na żądanie uzyskają również dostęp do papierowych oryginałów dokumentów. Przechowywanie dokumentacji odbywa się z zachowaniem obowiązujących regulacji prawnych i wewnętrznych PZU AM. ArchiDoc zapewnia dokumentom i danym maksymalne bezpieczeństwo, zarówno od strony informatycznej (m.in. szyfrowane łącza do transmisji danych ), jak i fizycznej (m.in. zaostrzona kontrola dostępu, całodobowy monitoring obiektów). Dokumenty PZU AM, których okres przechowywania upłynie, będą poddawane procedurze brakowania i niszczenia w uzgodnieniu z Klientem oraz z zachowaniem obowiązujących procedur bezpieczeństwa.
O powierzeniu projektu ArchiDoc zadecydowała kompleksowość wdrażanych rozwiązań związanych z zarządzaniem dokumentami oraz kompetencje i doświadczenie firmy w świadczeniu usług archiwizacji dla sektora ubezpieczeniowego – ArchiDoc prowadzi już podobne projekty m.in. dla Grupy Uniqa.
Projekt dla PZU Asset Management realizuje Centrum Operacyjne Północ ArchiDoc w Młochowie pod kierownictwem Jacka Lachóra – Dyrektora Centrum Operacyjnego Północ, Michała Kałuży – odpowiedzialnego za sferę handlową projektu, Marcina Ogrodnika – sprawującego nadzór archiwistyczny oraz Wojciecha Suchania, odpowiedzialnego za operacyjną stronę kontraktu.