30.11.2020

Po sukcesie projektu cyfryzacji archiwalnych dokumentów osobowych dla oddziałów spółki Groupon z 9 krajów, ArchiDoc kontynuuje bieżącą obsługę teczek pracowniczych dla tego klienta. Projekt jest realizowany w centrum operacyjnym w Chorzowie – jednym z najnowocześniejszych w Polsce ośrodków przetwarzania danych w technologii OCR.

Od 2019 r. ArchiDoc zajmuje się bieżącą obsługą teczek pracowniczych dla Groupon. Odpowiada za ich skanowanie, metrykowanie i kategoryzowanie.

ArchiDoc zrealizował już podobne zadanie dla tego klienta. Projekt dotyczył dokumentacji pracowniczej z 9 europejskich biur Groupon: Belgii, Francji, Holandii, Hiszpanii, Holandii, Irlandii, Polski, Szwajcarii, Wielkiej Brytanii i Włoch. Jego zakres był porównywalny z obecnym – ArchiDoc poddał cyfryzacji i uporządkował ponad 80 tysięcy dokumentów osobowych klienta.

Jak wyjaśniała wówczas Lorna Jones, Senior Director Global HRIS & HR Operations w Groupon:

–Do realizacji projektu poszukiwaliśmy partnera posiadającego kompetencje umożliwiające sprawną realizację rozproszonego geograficznie projektu. Współpraca z ArchiDoc pozwoliła nam zakończyć proces digitalizacji zasobu w krótkim czasie i z zachowaniem najwyższych parametrów jakościowych – mówiła Lorna Jones z Groupon.

Dobra współpraca z Groupon

W efekcie Groupon, globalna platforma marketingowa oferująca usługi lokalne zdecydowała się powierzyć obsługę bieżącą dokumentów kadrowych polskiemu partnerowi.

– Doceniamy potencjał technologiczny ArchiDoc, który pozwala tej firmie bardzo sprawnie przetwarzać dokumenty. Jest dla nas istotne, że od odebrania od nas dokumentów przez zaufanego kuriera do momentu uzyskania tych dokumentów w wersji elektronicznej mija stosunkowo krótki czas, przez co mamy ciągły dostęp do informacji na nich zawartych. Zaś dodatkowe funkcje oferowane przez ArchiDoc znacząco ułatwiają pracę naszemu działowi HR – mówi Katarzyna Tomczyk, HR Director, Poland & Global Operations, Groupon.

Technologia OCR i algorytmy przetwarzające dane

Cały proces przebiega w pełni automatycznie, z wykorzystaniem technologii OCR (optical character recognition – optycznego rozpoznawania znaków) oraz zaawansowanych algorytmów. Dzięki temu nie ma znaczenia w jakim języku są sporządzane dokumenty.

Operacje dla Groupon odbywają się w centralnym archiwum w Chorzowie, największym oddziale spółki ArchiDoc. Zainstalowane w nim wysokowydajne skanery mogą przetworzyć miesięcznie kilkanaście milionów stron dokumentacji.

Najpierw zawartość teczek jest przygotowywana do automatycznego skanowania. Gdy dokumenty zostaną zdigitalizowane, analizują je specjalne algorytmy, które rozpoznają fragmenty treści. Na tej podstawie autorski program INDO, stworzony przez programistów ArchiDoc, sam kategoryzuje zawartość teczek osobowych, a następnie uzupełnia konkretne bazy danych.

– W pierwszym projekcie pewne trudności sprawiało prawidłowe rozpoznanie typów dokumentów. Nasi pracownicy nie mówią w 7 językach jednocześnie, w których jest sporządzona dokumentacja. Dlatego przygotowaliśmy oprogramowanie, które rozpoznaje kluczowe elementy tekstu i je tłumaczy. Dzięki temu nauczyliśmy nasze algorytmy prawidłowej identyfikacji dokumentów. W ten sposób w pełni zautomatyzowaliśmy proces – tłumaczy Michał Jurkiewicz, Zastępca Dyrektora Działu Operacji spółki ArchiDoc.

Dodatkowo, ArchiDoc generuje dla dokumentów papierowych pliki w formie pełnotekstowej tzw. przeszukiwalnych PDF. Dzięki temu działy HR spółki Groupon mogą zawsze szybko wyszukać potrzebne informacje.

Więcej informacji na temat digitalizacji dokumentów kadrowych dla Groupon.