20.07.2011

ArchiDoc – spółka wchodząca w skład Grupy Outsourcing Experts, lider w dziedzinie zarządzania dokumentami i obsługi procesów back-office – prowadzi kancelarię Lukas Banku. Umowa została podpisana na okres trzech lat. Proces realizowany jest w oparciu o autorską aplikację kancelaryjną INDO – SNOK.

Umowa z Lukas Bankiem obejmuje zarówno obsługę korespondencji przychodzącej i wychodzącej jak również dokumentację wewnętrzną. Wdrożenie usługi umożliwiło automatyzację i optymalizację procesu obiegu korespondencji w ramach centrali banku. Obecnie każda z kategorii dokumentów jest rejestrowana w systemie – także listy zwykłe i pisma wewnętrzne, dzięki czemu łatwo je zlokalizować i sprawdzić w aplikacji ich aktualny status. Projekt jest realizowany w siedzibie Lukas Banku we Wrocławiu. W ramach usługi ArchiDoc przejął i przeszkolił cały zespół dotychczasowych pracowników kancelarii.

„Powierzenie obsługi kancelarii firmie outsourcingowej było podyktowane chęcią usprawnienia obiegu korespondencji wewnątrz naszej organizacji. Firmy specjalizujące się w takich usługach mają znacznie większą wiedzę, doświadczenie i technologię niż bank. Mogą więc szybciej i sprawniej realizować proces, np. poprzez wyeliminowanie wielu czynności wykonywanych wcześniej ręcznie czy dublujących się. Dzięki temu nasi pracownicy szybciej otrzymują skierowaną do nich korespondencję, co w rezultacie przyspiesza załatwianie poszczególnych spraw i wpływa na efektywność obsługi naszych klientów zarówno zewnętrznych, jak i wewnętrznych” – powiedziała Małgorzata Borowska, Zastępca Dyrektora ds. Administracji i Ubezpieczeń w Lukas Bank.

ArchiDoc – optymalizując proces obsługi korespondencji dla Lukas Banku – wprowadził jednolity standard rejestracji korespondencji. Wszystkie dokumenty są kategoryzowane i opisywane za pomocą dokładnie zdefiniowanych metryk. Dokumentacja jest oznaczana kodami kreskowymi i za pomocą czytnika automatycznie rejestrowana w systemie, co umożliwia ich jednoznaczną i błyskawiczną identyfikację. W systemie INDO-SNOK została zaimplementowana wewnętrzna struktura organizacyjna, dzięki czemu pracownicy banku, do których kierowana jest korespondencja, otrzymują automatyczne powiadamianie e-mail o czekającej na odbiór przesyłce. Aplikacja umożliwia także dekretację kosztów na poszczególne MPK w przypadku korespondencji wychodzącej.

„W dużych organizacjach odpowiednie zarządzanie korespondencją jest nieodzownym elementem sprawnej pracy wielu działów. W wielu firmach korespondencja zwykła lub wewnętrzna najczęściej nie jest w żaden sposób rejestrowana, co praktycznie uniemożliwia kontrolę przepływu i znacznie utrudnia dostęp do informacji na ich temat. W modelu kancelaryjnym wdrożonym przez spółkę ArchiDoc całość korespondencji podlega systemowej rejestracji, dzięki czemu pracownicy naszego klienta mają możliwość bieżącego śledzenia ich statusu. Jesteśmy jedną z najbardziej doświadczonych firm w realizacji tego typu projektów. Zdobywaliśmy je pracując dla największych firm z sektora finansowego w Polsce m.in. dla Banku Millennium czy ING Banku Śląskiego. Ogromnie cieszy nas fakt, że Lukas Bank postanowił dołączyć do grona naszych klientów” – powiedział Dominik Łabiński, Dyrektor ds. Sprzedaży ArchiDoc SA.

Wdrożenie rozwiązania dla Lukas Banku poprzedził dwumiesięczny okres pilotażowy, podczas którego zespół pracowników kancelarii banku został przeszkolony z zakresu procedur zapewniających optymalizację procesu obsługi korespondencji i gwarantujących właściwe zabezpieczenie danych.

ArchiDoc posiada duże doświadczenie w realizacji projektów dla klientów z sektora finansowego, m.in. dla Kredyt Banku, Banku Millennium, ING Banku Śląskiego, Pekao SA oraz Citibanku Handlowego. W II kwartale 2011 roku spółka podpisała także kontrakt z Getin Noble Bank SA w zakresie bieżącej obsługi back-office dokumentacji kredytowej.