20.09.2017

60 proc. dużych i średnich firm przebadanych przez Instytut Outsourcingu na zlecenie ArchiDoc z Grupy OEX pracuje w oparciu o e-dokumenty. Tylko 13 proc. respondentów wdrożyło cyfrowe biuro w całej organizacji.

Digitalizacja dokumentów i automatyzacja ich obiegu to coraz popularniejsze rozwiązania w polskich firmach. Korzysta z nich 61 proc. badanych przez Instytut Outsourcingu i ArchiDoc, jednak 48 proc. z nich stosuje je jedynie w wybranych obszarach działalności. Cyfrowe dokumenty i systemy workflow najczęściej można spotkać w działach księgowych, sprzedaży, kancelarii, kadrach i administracji.

Według respondentów badania najważniejszymi zaletami digitalizacji pracy biura jest szybki dostęp do dokumentów (87 proc.), niższe koszty (85 proc.) oraz możliwość pracy nad jednym dokumentem przez wiele osób jednocześnie (77 proc.). Badani doceniają także większe bezpieczeństwo danych (45 proc.).

Cyfrowe biuro usprawnia codzienną pracę firm. Szybki dostęp do informacji i automatyzacja poszczególnych działań pozwala skrócić czas realizacji procesów biznesowych. Tym samym pozytywnie przekłada się na jakość obsługi klientów i generuje dla organizacji wymierne korzyści finansowe i wizerunkowe – mówi Konrad Rochalski, prezes zarządu ArchiDoc.

Do najczęściej digitalizowanych dokumentów w polskich firmach należą faktury (53 proc.), umowy
(31 proc.) i dokumentacja kadrowo – płacowa (24 proc.). Na postać elektroniczną przetwarzana jest także korespondencja zewnętrzna, formularze delegacji i rozliczeń kosztów oraz wyciągi bankowe. Firmy skanują również dokumenty specyficzne dla danej branży, np. dokumentację szkodową (ubezpieczyciele) czy transportową (firmy logistyczne).

Digitalizacja dokumentów i elektroniczny obieg informacji są stosowane przede wszystkim w obszarach związanych z obsługą klientów oraz w relacjach z kontrahentami. Coraz powszechniejsze są także wdrożenia takich rozwiązań w celu usprawnienia stricte wewnętrznych procesów. Przykładem jest tworzenie e-teczek pracowników, zawierających cyfrowy komplet dokumentów dotyczących danego zatrudnionego i na bieżąco zasilanych nowymi plikami – dodaje Konrad Rochalski.

Z jakimi problemami stykają się firmy, które pracują w oparciu o dokumenty analogowe? Jedną z najczęściej wskazywanych przez badanych uciążliwości jest przypadek utraty dokumentów w wyniku zaginięcia (79 proc.) lub zniszczenia dokumentu. (62 proc.). Dużą niedogodnością jest także długi czas poszukiwania informacji (64 proc.) oraz wysoki koszt przechowywania tradycyjnej dokumentacji (48 proc.).

Badanie zostało zrealizowane przez Instytut Outsourcingu na zlecenie ArchiDoc w lipcu 2017 roku na grupie 118 dużych (od 250 pracowników wzwyż) i średnich firm (50 – 250 pracowników).