09.05.2006

Z innowacji, polegającej na wprowadzeniu technologii OCR, skorzystają klienci firmy – dzięki niej proces przetwarzania faktur na postać elektroniczną będzie przebiegał krócej i będzie obarczony znacząco mniejszą ilością błędów.
ArchiDoc jest pierwszą firmą, która stosuje technologię OCR do przetwarzania faktur – do tej pory firmy zarządzające dokumentami stosowały rozwiązania OCR wyłącznie do odczytu formularzy. Faktury, które nie posiadają tak wyraźnie zdefiniowanej struktury, jak formularze, były do tej pory sortowane, skanowane, a dane z nich wprowadzano ręcznie do specjalnych formatek. Następnie obrazy i formatki zapisywano na nośniku elektronicznym i wysyłano do firmy-klienta, która  przenosiła dane do systemu finansowo-księgowego i dokonywała walidacji – weryfikacji faktury z odpowiednim zamówieniem, obecnym już w systemie. Realizacja usługi była kończona wraz z przesłaniem obrazu i danych w postaci pliku tekstowego.
Nowe rozwiązanie, stosowane przez ArchiDoc, umożliwia walidację danych już w systemie ERP: dane z faktury są przesyłane i automatycznie porównywane z danymi z systemu ERP w trybie on-line, przez co wyeliminowana zostaje konieczność ręcznego wprowadzania danych i obrazów z nośników elektronicznych. Księgowość klienta ma dostęp do już sprawdzonych faktur, połączonych z odpowiadającymi im zamówieniami. Ponadto rozwiązanie stosowane przez ArchiDoc automatycznie adaptuje się do różnych rodzajów faktur – wszystkie pozycje na fakturach odczytywane są w sposób precyzyjny i automatycznie przyporządkowywane do systemów finansowych firm-klientów. Nowa technologia umożliwia również sprawną integrację wprowadzonych danych nie tylko z systemem ERP firmy-klienta, ale też z archiwum dokumentów
i danych czy procesami ich obiegu (workflow).
Dzięki wprowadzeniu technologii OCR realizacja usług ArchiDoc związanych z przetwarzaniem faktur, trwa krócej i sprawniej, a ryzyko błędów, związanych z ręcznym wprowadzaniem danych do systemu zostaje niemal całkowicie wyeliminowane. Dokonana innowacja zwiększa również bezpieczeństwo danych, dzięki umożliwieniu większej kontroli nad etapami przetwarzania faktury,
a także obsłudze autoryzacji i walidacji podczas obróbki dokumentu. Faktury są raportowane na bieżąco i w sposób bardzo precyzyjny. Zmniejsza się również ryzyko ich zagubienia czy też przetrzymania ponad termin – co z kolei przekłada się na lepsze relacje z dostawcami.