11.01.2021

ArchiDoc, spółka z grupy OASIS, jako jedna z nielicznych na polskim rynku, oferuje firmom leasingowym i wynajmującym floty obsługę mandatów drogowych z Polski i z zagranicy. Jednym z klientów, który wdrożył ją u siebie, jest firma będąca w czołówce 10 największych leasingodawców w Polsce. Dzięki wsparciu ArchiDoc podniosła na jeszcze wyższy poziom obsługę posprzedażową swoich klientów.

Wielu kierowcom zdarza się dostać mandat, także zagranicą. Jeśli mają samochód w leasingu lub wynajmie długoterminowym, ta nieprzyjemna pamiątka z wyjazdu staje się dużym problemem dla banku lub firmy leasingowej – faktycznego właściciela pojazdu. Obsługa mandatu to dla nich dodatkowe obciążenie, które w dobie pandemii jest szczególnie dotkliwe. Jednocześnie zaniedbanie na tym polu może przełożyć się na wymierne starty finansowe dla firmy, liczone w milionach złotych.

– Grupa OASIS należy do największych w Europie dostawców rozwiązań na rynku zarządzania dokumentami i informacją. Współpracujemy z wieloma instytucjami finansowymi na kontynencie. W Polsce ArchiDoc, który wchodzi w skład grupy OASIS, obsługuje wszystkie banki z pierwszej dziesiątki i szereg innych podmiotów finansowych. Wiemy, z jakimi problemami na co dzień się borykają. Dlatego na podstawie naszych polskich i międzynarodowych doświadczeń wdrożyliśmy usługę wspierającą proces obsługi mandatów drogowych, by w ten sposób odciążyć działy odpowiedzialne za procesy posprzedażowe – mówi Bartosz Terlecki, wiceprezes ArchiDoc, OASIS Group, odpowiedzialny za obszar operacji i technologii.

Zdjęcie CHUTTERSNAP / Unsplash

Projekt pełen wyzwań

 Choć w projekcie dla jednego z czołowych leasingodawców miesięczny wolumen dokumentów nie przekracza 5 tysięcy sztuk, proces nie jest prosty. Po pierwsze, organy z całej Europy odpowiedzialne za ruch drogowy, korzystają z różnych wzorów dokumentów. Czasami mandaty pochodzące z tego samego kraju wyglądają inaczej, w zależności od landu albo od instytucji, która je wystawia. W niektórych krajach, np. we Francji, odpowiednie kroki trzeba wykonać na portalu internetowym tamtejszego operatora. To sprawia, że automatyzacja i robotyzacja tego procesu stała się nie lada wyzwaniem.

Po drugie, służby te wysyłają wezwania do zapłaty pod adresy, pod którymi są zarejestrowane samochody. Często są to oddziały terenowe firm leasingowych.

Po trzecie, by móc skontaktować się leasingobiorcą, należy mieć aktualne informacje o użytkownikach pojazdów, ale także o cesjach w umowie.

Dodatkowym utrudnieniem jest fakt, że służby odpowiedzialne za bezpieczeństwo ruchu wysyłają korespondencję w wersji papierowej. W dobie powszechnej pracy zdalnej jej obsługa może stanowić dodatkowe utrudnienie organizacyjne dla banku albo firmy leasingowej lub zarządzającej flotami.

– Staraliśmy się zaprojektować rozwiązanie, które odpowie na wszystkie te wyzwania – mówi Bartosz Terlecki.

Jak to robimy

 W prezentowanym przypadku, projekt dotyczy obsługi mandatów z Polski i 17 krajów europejskich. Gdy mandat przychodzi do oddziału regionalnego, w którym jest zarejestrowany samochód, niezwłocznie trafia pocztą wewnętrzną do centrali, skąd razem z innymi odbiera go kurier ArchiDoc. Dodatkowo, dzięki rozwiniętej sieci kancelarii lokalnych  w całej Polsce, ArchiDoc jest w stanie odbierać je bezpośrednio z oddziałów terenowych leasingodawcy.

Następnie w centrum operacyjnym ArchiDoc w Chorzowie dokumentacja jest skanowana. Algorytmy OCR sczytują dane identyfikujące pojazd i porównują ją z  bazami. Dodatkowo, za pomocą technologii OCR pozyskiwane są pozostałe niezbędne informacje z otrzymanej korespondencji. By zmniejszyć prawdopodobieństwo błędu, informacje o nadawcy są porównywane z bazą instytucji, zbudowaną specjalnie na potrzeby projektu. Wszystkie te operacje wykonywane są w pełni automatycznie przy użyciu aplikacji robota zbudowanej przez zespół ArchiDoc.

W kolejnym kroku przygotowywana jest korespondencja wychodząca skierowana do użytkownika samochodu wraz z załączonymi do niej skanami mandatu. W zależności od preferowanej formy, może być to wiadomość email lub tradycyjna przesyłka pocztowa.

Systemy ArchiDoc automatycznie generują także odpowiedź dla służb bezpieczeństwa ruchu. Wiadomość zawiera informacje o użytkowniku pojazdu (dane leasingobiorcy). Outsourcer w imieniu firmy leasingowej odpowiada za wydruk tej korespondencji, kopertowanie i adresowanie, a następnie wysyłkę pocztową bezpośrednio ze swojego Centrum Operacyjnego.

Rozwiązanie od A do Z

Usługa procedowania mandatów w ArchiDoc cały czas się rozwija. Wciąż powstają nowe funkcjonalności, które zmniejszają zaangażowanie potrzebne po stronie klienta.

– Takich możliwości jest wiele. Na przykład jesteśmy w stanie zintegrować nasze systemy informatyczne z systemami księgowymi klienta, przekazać informację o mandacie celem naliczenia opłaty manipulacyjnej za obsługę sprawy zgodnie z Taryfą Opłat i Prowizji – wyjaśnia Sławomir Grzywocz, Business Development Manager w ArchiDoc, OASIS Group.

Sławomir Grzywocz podkreśla, że zaletą tego rozwiązania jest elastyczność i możliwość przebudowania procesu tak, by odpowiadał na potrzeby konkrety firmy. Jest to możliwe dzięki wewnętrznemu zespołowi programistów w ArchiDoc. To sprawia, że wdrożenie rozwiązania po stronie ArchiDoc jest stosunkowo szybkie – uruchomienia operacji może nastąpić do dwóch miesięcy od podpisania umowy, w zależności od uwarunkowań klienta.