05.06.2019

Archiwa Instytucji wymiaru sprawiedliwości pękają w szwach. Sytuacja jest na tyle trudna, że zmuszone są wynajmować przypadkowe magazyny na składowanie akt. Istnieją bezpieczniejsze sposoby, tańsze nawet o 50 proc. – mówi Konrad Rochalski, prezes ArchiDoc.

Brak pieniędzy daje się we znaki sądom i prokuratorom na wiele sposobów: za mało pracowników obsługi, trudności lokalowe czy zły stan pomieszczeń. Dotyczy to także archiwów, w których są przechowywane ważne dokumenty.

– Wielokrotnie widziałem szafy z aktami stojące po prostu na korytarzach. Sytuacja jest szczególnie trudna w sądach i prokuraturach mieszczących się w starych budynkach. Instytucje obciążone dużą liczbą spraw, jak na przykład w okręgu i apelacji warszawskiej, mogą mieć problemy z właściwym przechowywaniem i szybkim odnajdywaniem dokumentów – mówi adwokat Jakub Bartosiak z kancelarii Michrowski Bartosiak Family Office.

Instytucje wymiaru sprawiedliwości w trudnej sytuacji próbują się ratować, wynajmując dodatkowe magazyny na zewnątrz. Muszą jednak je odpowiednio przystosować, wyposażyć oraz zabezpieczyć, co pociąga za sobą znaczne wydatki. Droga na skróty, na którą decydują się niektóre kancelarie, może mieć tragiczne konsekwencje. Pokazał to chociażby pożar hali pod Warszawą w połowie kwietnia, w której kancelarie prawne przechowywały dokumenty w nieodpowiednich warunkach. Spłonęły wówczas ogromne ilości ważnych dokumentów sądowych.

Inną kwestią jest możliwość szybkiego odnalezienia potrzebnych dokumentów. Media w ostatnim czasie zwracały uwagę przynajmniej na kilka przypadków zaginięcia akt w głośnych sprawach.

Pomóc mogą wyspecjalizowane firmy zewnętrzne. Do obsługi akt prawnych mają specjalne przygotowane procedury oraz magazyny archiwalne. Akta zabezpieczane są odpowiednio w zaplombowanych pojemnikach archiwistycznych, aby osoby postronne nie miały do ich dostępu. Następnie są konwojowane do Centralnego Magazynu Archiwistycznego. W każdej chwili upoważnione osoby w sądach czy prokuraturach mogą za pomocą aplikacji zamówić potrzebne dokumenty.

– Dzięki takiemu wsparciu, jakie daje ArchiDoc, archiwiści mogą się skupić na bieżącej pracy. Ich wydajność wzrasta o ok. 30-40 proc. Natomiast koszt tego typu usług jest o 50 proc. niższy w porównaniu do wynajmu oraz wyposażenia magazynu zewnętrznego przez instytucję wymiaru sprawiedliwości. Cały proces spełnia najwyższe rygory bezpieczeństwa – wyjaśnia Konrad Rochalski, prezes ArchiDoc.

Niektóre instytucje wymiaru sprawiedliwości podjęły już współpracę z profesjonalnymi podmiotami zewnętrznymi. Przoduje w tym Górny Śląsk. Sądy w Katowicach, Zabrzu czy Jaworznie zdecydowały się powierzyć firmom outsourcingowym zadania w zakresie archiwizacji akt spraw oraz sporządzania ewidencji. Również sądy warszawskie korzystają ze wsparcia w zakresie prowadzenia zewnętrznych archiwów czy archiwizacji akt.

Jednak takie rozwiązania budzą niekiedy opór. – To normalne. Pamiętajmy, że sektor prywatny też potrzebował czasu, by otworzyć się na model outsourcingowy. Gdy wykonał ten krok, okazało się, że odnosi szereg korzyści. Podobnie jest z instytucjami wymiaru sprawiedliwości. Rozumiemy specyfikę tych instytucji oraz ich potrzeby – uspokaja Konrad Rochalski, prezes ArchiDoc. I zwraca uwagę, że outsourcing to logiczne rozwiązanie w sytuacji, gdy nie ma budżetów na rozbudowę archiwów oraz dodatkowe etaty. A tak dzieje się w sądach, prokuraturach i więziennictwie.

– Przechowywanie dokumentów sądowych to ważny obowiązek państwa. W ten sposób zapewniana jest ciągłość prawna i instytucjonalna. Dobrze to pokazuje przykład reprywatyzacji, kiedy trzeba sięgać do wyroków i akt spraw nierzadko sprzed kilkudziesięciu lat. Inny przykład to polisolakty czy kredyty hipoteczne, które brane są na 20, 30 lat. To na podstawie weryfikacji dokumentów ustalany jest stan faktyczny – wyjaśnia Jakub Bartosiak, adwokat specjalizujący się w kredytach walutowych i ubezpieczeniach.

W Polsce funkcjonuje ok. 400 archiwów sądowych i ok. 500 archiwów prokuratorskich.