12.05.2016

Koszt druku, kopiowania, przesyłania, skanowania i przechowywania dokumentów papierowych może być nawet 10 razy wyższy od kosztu zakupu papieru¹. Model paperless office jest więc coraz popularniejszy wśród polskich firm. Zamiana dokumentów papierowych na elektroniczne to nie tylko wymierne oszczędności finansowe, ale także znaczne ułatwienie codziennego funkcjonowania pracy każdej wielkości organizacji. Dlaczego warto zdecydować się na biuro bez papieru?

 1. Redukcja kosztów
Digitalizacja dokumentów pozwala zredukować wydatki firmy związane z obsługą poszczególnych procesów biznesowych nawet o 50 proc. Eliminuje konieczność przechowywania w biurze papierowych wersji dokumentacji, co pozwala na oszczędność miejsca i czasu. Po zeskanowaniu oryginały trafiają do archiwum prowadzonego w ramach wewnętrznej struktury organizacji lub przez firmę zewnętrzną. Do niezbędnego minimum ograniczona zostaje także konieczność wielokrotnego skanowania czy kopiowania tego samego dokumentu, co wpływa na zmniejszenie wydatków ponoszonych na materiały, przede wszystkim papier i materiały eksploatacyjne do urządzeń biurowych. W przypadku dużych i wielooddziałowych organizacji wymierne oszczędności finansowe przynosi także wyeliminowanie przesyłania oryginałów dokumentów pomiędzy poszczególnymi lokalizacjami.

 2. Usprawnienie obsługi klientów i dostawców
Według badań ponad połowa klientów jest gotowa zapłacić więcej za lepszy standard obsługi². E-dokumenty zapewniają szybszy dostęp do informacji, co pozwala skrócić czas realizacji poszczególnych procesów wewnątrz organizacji, np. procesowania umów, uruchamiania czy dezaktywowania usług, obsługi reklamacji czy płatności. Sprawniejsza obsługa zwiększa satysfakcję klientów i buduje pozytywny wizerunek firmy, przekładając się na wzrost sprzedaży.

 3. Skuteczniejsza ochrona dokumentów i danych
Blisko 7,5 proc. dokumentów ginie w firmach bezpowrotnie³. Każdy z nich może oznaczać koszty liczone w setkach tysięcy złotych. Nierzadko zdarzają się także sytuacje naruszenia zasad bezpieczeństwa, skutkujące dostępem do danych przez osoby nieuprawnione. Zamieszczenie dokumentów w elektronicznym archiwum ułatwia zapewnienie im właściwej ochrony. Z danego pliku mogą korzystać tylko osoby, które mają stosowne uprawnienia. System czuwa nad tym, kto i kiedy przeglądał dokument oraz jakie naniósł na nim zmiany. Regularne backupy i rozproszony system przechowywania danych zapewnia możliwość odzyskania informacji w razie wystąpienia awarii czy zjawisk losowych. Ograniczenie obiegu papieru do niezbędnego minimum wpływa także na zminimalizowanie ryzyka uszkodzenia lub zniszczenia oryginałów dokumentacji.

 4. Szybki i wygodny dostęp do dokumentacji w formie elektronicznej
Digitalizacja dokumentów i umieszczenie ich w cyfrowym archiwum, czyli repozytorium, pozwala uprawnionym pracownikom korzystać z plików w każdym miejscu, również poza biurem i na różnych urządzeniach (komputer, tablet, smartfon). Dokumenty są dostępne – także dla wielu osób jednocześnie – z poziomu łatwej w obsłudze aplikacji, która umożliwia wyszukiwanie ich po różnych kryteriach. W przypadku konieczności wykorzystania papierowego oryginału dokumentu wystarczy wypożyczyć go z archiwum.

 5. Wzrost efektywności pracy
Pracownicy realizujący swoje zadania z wykorzystaniem dokumentów elektronicznych nie tracą czasu na poszukiwanie informacji, kopiowanie, skanowanie i przesyłanie wersji papierowych. Wyeliminowanie części czynności administracyjnych pozwala im skoncentrować się na kluczowych zadaniach. W przypadku organizacji wielooddziałowych usprawniona zostaje komunikacja pomiędzy poszczególnymi lokalizacjami – brak konieczności oczekiwania na oryginały dokumentów i możliwość jednoczesnej pracy nad tym samym plikiem przez wiele osób znacząco usprawnia procesy biznesowe.

Konrad Rochalski, prezes zarządu ArchiDoc SA

^{1 Szacunki własne ArchiDoc SA}

^{2 Badanie Xerox, 2016 r.}

^{3 Wg PWC, źródło: http://www.thepaperlessproject.com/the-impact-and-inefficiency-of-paper-in-the-office/}